Web会議を快適に使う

Web会議を快適に使う

これからWeb会議を導入する方、すでにWeb会議を利用されている方が快適にWeb会議を進行できるよう、お役立ち情報をお届けします。Web会議に最適なカメラ・マイク・スピーカーや、業務効率アップにつながる資料共有・録音・録画といった機能についての紹介はもちろん、会議中に音声が途切れるなどといったトラブルの対処法まで、あなたの欲しい情報が簡単に見つかります。

Web会議導入時に知っておきたいこと

これからWeb会議を導入する方は、まずこちらの記事を読んでみてください。Web会議導入時に必要な機材、Web会議の基本的な機能、セキュリティやメンテナンスなど、Web会議導入時に知っておきたいことをわかりやすく解説しています。

Web会議に最適なカメラ・マイク・スピーカー

Web会議で、相手の発言が聞き取れない、相手の顔や画面に映っているデータがよく見えないといった状況が発生すると、参加者は非常にストレスを感じてしまいます。聞き返すなどの無駄なやりとりも増え、活発な議論に発展せず、会議の生産性も落ちてしまうでしょう。
実際に対面して行う会議と同じクオリティの会議を行うためには、パソコンに内蔵されている機能を使うのではなく、Web会議に適したカメラ・マイク・スピーカーを用意する必要があります。記事では、会議の目的・参加人数に応じた機器の選び方や製品選びのポイント、おすすめ製品などについて詳しく解説しているので、カメラ・マイク・スピーカー選びの参考にしてみてください。何十万もするようなとても高価な機器を買い揃える必要はないので、予算の範囲内で最適なものを選びましょう。

便利機能・ツール

Web会議システムの中には、生産性の高い会議を行うための様々な機能・オプションサービスが用意されている製品があります。
例えば、ほとんどの製品には画面共有や資料共有の機能がついていて、カメラを通さずに相手の画面に直接会議資料を表示させることが可能です。
録画・録音の機能がついている製品であれば、会議の映像データをそのまま議事録とすることができるほか、Web会議を研修や講演会などに活用する場合には、映像データを残しておいて、当日参加できなかった方へ後から内容を共有することもできます。
また、外部ツールとの併用によって、さらに快適なWeb会議を行うことも可能です。参加者全員が1つのオンラインホワイトボードツールにアクセスし、リアルタイムで指示や図を書き込みながらWeb会議を行えば、よりスムーズに情報共有や意思決定が行えます。記事では、多くのWeb会議で役に立つ便利機能やツールについて紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

スマホ・タブレットの活用

パソコンからだけでなく、スマホやタブレットからでも参加できるWeb会議システムを導入した場合は、状況に応じて使い分けることでより会議の生産性を上げることができます。
会議の予定と外出や出張の予定が被ってしまっても、iPadなどのタブレット端末から会議に参加することができれば、移動中などに会議の内容をリアルタイムで知ることができます。
(公共交通機関を利用しての移動中は、周りの方の迷惑になりますので、マイクを使っての発言は控えましょう。また、公共の場所からの会議参加は、情報漏洩の危険性が高まりますのでご注意ください。)
オフィス同士ではなく、店舗や工場などの現場とWeb会議を行う場合は、パソコンよりもiPadなどのタブレット端末の方が利便性が高いです。タブレット端末を使えば、店舗や工場にWeb会議用の部屋を用意する必要がありませんし、Web会議システムを通して現場のスタッフに直接指示を出すこともできます。

トラブルシューティング

音声・映像の遅れやそもそも音声が聞こえない、映像が映らないといったトラブルは、Web会議では「あるある」。
音声や映像のトラブルだからといって、必ずしもカメラ・マイク・スピーカーといった外部機器が原因というわけではありません。ネットワーク環境が原因の場合もあれば、Web会議に使用しているパソコンの容量が原因の場合もあります。
トラブルが発生してから慌てないために、また、高品質なWeb会議を維持し続けるために、Web会議システムの管理・運用担当者の方は、早めにこちらの記事をチェックしておくことをおすすめします。