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iPadなどのタブレット会議には多くのメリットが。どうやって使う?

タブレット会議なら誰でも簡単に利用できる!

web会議ではパソコンを使って行うのが一般的です。しかしパソコンを利用する場合は、web会議用のサイトにアクセスしたり、カメラやマイクなどをセットアップしたりなど、いくつかの操作をする必要があります。そのためパソコンに不慣れな人が利用する場合には、やや高いハードルがあります。しかしタブレット会議の場合は誰でも簡単にweb会議を始めることができます。タブレット会議ではサイトを利用するのではなくアプリを利用します。タブレットに専用のアプリをインストールしておけば、それ以降はアプリを1度タップするだけでweb会議が起動します。IDやパスワードなどをいちいち入力する必要もありません。

なぜなら、タブレットはあなた専用のものであり、タブレットを操作できているということは、認証されているということだからです。(盗難にはくれぐれも気をつけてください

またアプリはweb会議を行うために最適化されたデザインで作られているため、画面を一目見ただけで直感的な操作が可能です。さらにほとんどのタブレット端末にはカメラとマイクが標準搭載されているため、別途カメラとマイクを用意する必要もありません。基本的にはアプリを立ち上げれば、カメラとマイクも自動的に起動するようになっています。

アプリをダウンロードするだけなので、とても簡単にWeb会議にアクセスできます。いちいちブラウザを立ち上げて、サイトを開くためにURLを狭いアドレスバーに入力して…ということも興りません。タブレットではいつもアプリを使っていると思いますが、他のアプリと同じように、タブレットにインストールして、タップして開くだけです。

場所を問わず会議に参加できる!

タブレットは非常に軽くコンパクトであるため、どこにでも持ち運びが可能です。そのため場所に関係なく好きなところで会議に参加できます。自宅や出張中のちょっとした合間でも問題ありません。また立ちっぱなしでパソコンを使うことができないような環境であっても、タブレットなら手に持って使うことができるため、工夫次第で会議に多様性が生まれます。例えば店舗先のスタッフの様子を確認しながら会議をするという使い方が行えます。タブレットがない場合は、社員が店舗に行ってスタッフの様子をレポートにまとめ、それを本社に持ち帰って会議をする、というような形になりますが、タブレットを使うことで店舗と本社がリアルタイムに会議を行うことができるのです。さらに会議という枠を超えて、1人の監督がタブレットを使って複数の現場に指示を出すという使い方も行えます。有効活用することで、時間短縮や人件費の削減といったことが期待できます。

とくに、いまはタブレットを現場の社員に持たせる、店舗に設置するということが増えてきました。たとえばシャネルやルイ・ヴィトン、グッチといった高級店舗でも、店頭の店員はタブレットを持っています。それによって、店頭の商品が売り切れていたときに、他店舗の在庫をすぐに閲覧できるようになっているのです。これはある種のオムニチャネルであり、すべてのネットワークを顧客との接触に転換していくというものです。また同時に、Web会議アプリをタブレットにいれることで、現場からバックオフィスや本部とつながることも可能です。

ペーパーレス会議が行える!

会議に必要な書類を電子化してタブレットに表示させることで、ペーパーレス会議を行うこともできます。会議をする際には事前に資料を人数分用意しなければならず、また場合によっては印刷後にミスが発覚するようなこともあります。しかしタブレットで資料を作成すれば、データを送信するだけなので印刷する必要がなく、資料にミスがあってもすぐに修正や追加をすることが可能です。また、会議で発表している人の画面を他の参加者の画面と同期することができるため、離れた場所であっても同時性を感じられるでしょう。さらにセキュリティ強化にもつながります。web会議といっても資料は紙媒体で行うことが一般的であるため、外出先で資料を読んでいて紛失してしまうことが珍しくありません。しかしタブレットでは紙媒体ではなくデータであるため、重要な資料を紛失する心配がありません。万が一タブレット本体を紛失してしまったとしても、タブレットにパスワードを設定するなどのセキュリティ対策を行っておけば安心です。

タブレットでペーパーレス会議をするなら、タブレットそのものにセキュリティをかけることを忘れないでください。iPadには指紋認証、Touch-IDが搭載されていますので、ロックをかけることは容易です。そもそも、最近のタブレットはひとり1台、もしくはそれ以上を想定して作られています。タブレットは登場時こそ、一家に一台という形でしたが、いまでは家族が全員もっている、もしくは1部屋に1台あることも珍しくありません。よって、セキュリティは厳重にしなければならないのです。自宅で使う専門ならまだしも、外に持ち歩く、店舗で使うなど、他者がいるところでの利用は、かならずパスコード、指紋認証を設定してください。とくにWeb会議にタブレットを使用している場合は、機密情報を扱っているケースが多々あります。なくして人に見られてしまっては問題です。一時期、大手企業で酔っ払って電車にノートパソコンを置き忘れたり、飲みの席にパソコンを持ち込んで紛失したりして、懲戒になるという事情が多くみられました。それはタブレット時代になっても同様です。紛失しても、パスコードがわからなければ、Apple社ですらロック解除はしないことになっています。そう、Appleは、死んでしまった家族のタブレットやiPhoneですら、ロックを解除しないことでも知られています。ただし、紛失は社会的信用を失いますので、注意が必要です。

タブレットを使って会議を効率化しよう

web会議はパソコンで行うことが一般的ですが、タブレットでも行うことができます。タブレットの場合は、使いやすさ、持ち運び、ペーパーレス化という3つの大きなメリットがあり、工夫次第でパソコン以上のweb会議が展開できます。タブレット会議を有効に活用して、仕事をより効率化させましょう。

タブレットスマホweb会議

iPad会議のメリットは?移動中でも仕事ができる!

いくらモバイル環境が良くなったからといっても、いつでもどこでもパソコンを持ち歩いて、あらゆる場所で仕事をしようというのは肉体的にハードなものです。 とくにパソコンはビジネスユースになると重たく、大きくなります。 あまり小さなものは、キーボードが打ちづらいし使い勝手もよくないということに。 そんなとき、iPadでなんでもできれば理想だと思いませんか。 iPadならフラットなのでほぼ本のように持ち運べます。

ただ、ウェブ会議を移動中に行うとなると、今度は内容の漏洩がリスクとなります。電車やカフェといった公共の場所で、堂々とミーティングをしていると、また別の問題が発生してしまいます。マナーの問題と、騒音と、プライバシーおよび会議の内容が人に聞かれてしまうということです。よって、極限まで気をつけなければなりません。 向こうの音声は、イヤホンでカバーできるとしても、マイクまではカバーできませんので、音声には気をつける必要があります。

iPad会議のメリット

iPad会議のメリットは一体なんでしょうか。 iPad会議ができれば、なんといっても社員の肉体的な負担が軽減されます。 なんせiPadは軽いのが特徴です。パソコンに比べても、抜群のコンパクトさを誇ります。 もともと、キーボードや本体が、ディスプレイに一体化しているというのが特徴なので、677グラム程度の大きさなのです。小さいものは300グラム程度です。 よって、iPadならそれなりの小ささなので、カバンに入りますし、ハードカバーの本を一冊買うようなものなので、気軽に持ち運ぶことができるでしょう。

iPad会議が普及すれば、アプリでコミュニケーションを取ることができるので、飛行機の中でも会議が可能です。 飛行機にパソコン持ち込みはちょっとつらいと思いますが、iPadなら、いつでもどこでも、ミーティングが可能となるのです。

しかも仕事までできて最高なiPad

最近のiPadは仕事もできるのをご存知でしたか? iPad proなら、WordやExcelが使えるのです。 よって、ワードやエクセルで社内文書やクライアント文書にもアクセスできます、 非常に簡単に、インターネットさえあえれば、仕事を共有できるのです。 またクラウドサービスも豊富なので、インターネット上でGoogleDocなども使うことができるでしょう。 今や仕事には欠かせないのです。

iPadペーパーレス会議システム

ペーパーレスのiPad会議!導入へ向けたポイントはこれ!

最重要ポイントはベネフィットの社内共有

長年紙の資料で会議に出席してきた人にとっては紙がない会議というのは、慣れないためにストレスになるかもしれません。そのような人は会議にiPadを持って出席して、資料をiPadの中で見るということに対してすぐに馴染むのは難しいでしょう。ITに不慣れな人はペーパーレスでの会議が必要なのかという疑問を呈する人もいるものです。そのような人を含めた社員全員に、ペーパーレスでの会議のベネフィットを周知しておく必要があります。このポイントをしっかり押さえておかないと、コストが削減できたとしても社員に不満が残る結果になるのです。使い勝手の悪いツールを押し付けられたと、社員が感じないようにすることが大事になります。そのためには社内でペーパーレスなiPad会議が、コスト削減や業務の効率化を実現するという情報の共有化を行うといいでしょう。

導入するメリットをはっきりさせる

ペーパーレスのiPad会議にするメリットとして大きいのが用紙や印刷コストの削減でしょう。ペーパーレスになればこれらのコストが減ることは分かります。しかし、効果がどの程度出るのかということが数値として分かれば、導入に大きく前進します。数値がないと納得を得られない可能性があるのです。また、紙の会議資料を準備するのにかかる手間なども、ペーパーレスになれば軽減できます。データを作ってしまえば、そのデータを共有するだけでいいのです。何百枚と印刷するとなると、それだけで時間がかかってしまいます。この点もペーパーレスにするメリットになるでしょう。

セキュリティの確認

ペーパーレスのiPad会議を導入するためには、セキュリティの問題は重要です。サーバーとiPadが通信をして情報を共有するのですから、セキュリティは万全でなければなりません。iPad側からウィルスが侵入しないとも限らないのです。セキュリティを高めるために、サーバー側でユーザーIDごとに閲覧制限をかけたり、外部転送・ダウンロードの禁止などの設定をしておくといいでしょう。機器に対して安全対策を取ることも大事ですが、個人個人の意識を向上させることも大事です。会社のiPadでのみ接続を行い、IDとパスワードは定期的に変えるなどの措置をとることで、個人のセキュリティレベルを上げることができます。また、iPadが盗難や紛失した時のために暗号をかけておくといいでしょう。拾った人が中身をみようとしても見れないくらいの暗号化は必要です。会議でiPadを使うのですから、iPadには重要な内容が入っているという意識を持つ必要があります。持ち歩く際には細心の注意を払い、失くさないようにします。

手順の確認

ペーパーレスのiPad会議を導入するためには、ITに不慣れな人への手順の説明というのが欠かせません。社員全員が使えるわけではないと考えて、誰にでもわかるように手順を作成しておくと役に立つでしょう。慣れている人が慣れていない人に教えるという場を設けるのもいいです。基本的なことさえ分かれば、あとは慣れるのを待ちます。習うより慣れろの言葉通り、日常業務にもiPadを導入するのもいいかもしれません。iPadの使い方に慣れてしまえば、会議で使うのにも問題が無くなります。慣れるまでは苦労するかもしれませんが、慣れてしまえば使いやすいものになるでしょう。また、慣れるまでのサポート体制を作ることも大事です。ITに詳しい人が分からない人の質問に答えるという体制にします。一つのことが分かると、次に疑問が生まれるので、このような体制が必要なのです。

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