テレビ会議とは？|おすすめテレビ会議システム 10選も紹介

【無料ホワイトペーパー】Teams vs ZoomのWeb会議システムを徹底比較！！

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導入前の比較検討用途はもちろん、普段使用していて「このweb会議って使いにくい」「本当にウチの会社にあっているの？」「別のシステムも比較してみたい」などのリプレイスを考えている方にもおすすめです。

Web会議システムを導入を検討する際に一番気になっている事、それは・・・TeamsやZoomとの比較です。

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テレビ会議システムを利用すれば、遠隔地の相手とのやり取りが可能です。同じようなシステムにWeb会議システムがありますが、両者の違いやポイントなどが分からないという方も多いでしょう。

そこで、当記事ではテレビ会議システムの概要や基本機能、メリット、デメリット、おすすめのシステムなどを紹介します。

テレビ会議とWeb会議との違いについてはこちら

テレビ会議システムとは？

テレビ会議システムとは、モニターやスピーカーといった専用の機器と通信回線を使用することで、遠方の相手と高画質・高音質で会議ができるシステムです。拠点ごとの会議室から参加できるため、全員が1つの拠点に集まったり、わざわざ会場を借りたりする必要がなく、移動時間や交通費などのコストを削減できます。

もともとは、オンライン会議の主流はテレビ会議システムが主流でした。しかし、近年ではより安価に利用できるWeb会議システムも登場しています。

テレビ会議システムとWeb会議システムの4つの違いとは？

テレビ会議システムとWeb会議システムの違いは次の4つです。

・画質や音質
・データの送受信に利用するネットワーク
・利用の目的や機能
・操作性やアップデート方法

どちらも遠方の相手とオンラインでつながって会議を行えるシステムですが、その特徴は大きく異なります。

利用するネットワークや使用にかかる手間なども異なるため、利用を検討している場合は両者の違いをしっかりと理解しておかなければなりません。ここでは、テレビ会議システムとWeb会議システムの違いを4つ紹介します。

1.画質や音質

Web会議システムに比べ、テレビ会議システムの方が高画質・高音質であるケースが多いです。映像と音声の送受信には、どちらのシステムもエンコード（圧縮）とデコード（元に戻す）という技術が使用されています。

カメラやマイクで取り込んだ映像や音声をエンコードして専用のネットワーク回線で送信し、受信したデータをデコードして映像や音声に戻すという仕組みです。Web会議システムはソフトウェアによってエンコード・デコードが行われるため、画質や音質はコンピューターの性能に左右されます。

一方、テレビ会議はハードウェアでエンコード・デコードが行われるため、画質や音質が安定している場合が多いです。

2.データの送受信に利用するネットワーク

データ送受信に利用するネットワークにも違いがあります。
テレビ会議システムはデータ送受信にP2Pと呼ばれる通信技術が用いられています。P2Pとは「Peer-to-Peer」の略で、端末同士が直接データを送受信する通信技術です。

スマホなど不特定多数の端末がサーバーを介していない分、接続が安定しやすく、ウイルス感染などセキュリティリスクを軽減できます。ただし、P2Pは場所が固定されるため、外出先などで自由に接続できません。

一方、Web会議システムはインターネットの接続環境があれば、どこでも会議に参加できます。パソコンやスマホなど端末が問わないため自由度が高いです。

ただし、不特定多数の端末がサーバーを介しているため接続が不安定になりやすく、セキュリティリスクも高くなりやすい傾向にあります。

3.利用の目的や機能

テレビ会議システムは大勢で参加する会議や研修などに使用されやすく、大型モニターに接続すれば高画質・高音質の会議を大画面で行えます。映像や音声を流すことがテレビ会議システムのメイン機能です。

一方、Web会議システムはオンライン商談やWeb面談、打ち合わせなどに利用されています。通信環境次第で画質や音質の乱れがあるものの、録画録音や資料共有、ホワイトボードなどの機能も豊富です。

4.操作性やアップデート方法

テレビ会議システムの利用には専用機器が必要です。よって、導入時に操作説明を受ける必要があり、多少の専門知識も求められます。また、故障やアップデート時に関する対応に時間がかかるケースもあるため注意が必要です。

一方、Web会議システムの場合は、代表的なツールであればネットで操作方法を検索すれば情報が多く存在します。よって、パソコン操作が苦手な方でなければ比較的簡単に扱えるでしょう。アップデートも提供企業が自動で行ってくれるため、手間をかけることなく常に最新のバージョンを利用できます。

おすすめテレビ会議システム 10選

おすすめのテレビ会議システムは次の10種類です。

・FreshVoiceオンプレミス/オンプレミスレンタルプラン
・LoopGate
・United Communication System
・V-CUBE Box
・Chromebox for meetings
・Avayaビデオ会議システム
・Poly Studio
・Cisco Webexシリーズ
・Arcstar TV Conferencing
・SMART

現在、さまざまな企業がテレビ会議システムを提供しています。クラウド型を提供しているものやテレビ電話感覚で利用できるものなど、その種類は豊富です。

自社に最適なシステムを選ぶためにはシステムごとの特徴を理解する必要があります。ここでは、各テレビ会議システムの特徴に関する内容を詳しく紹介します。

1.エイネット株式会社「FreshVoiceオンプレミス/オンプレミスレンタルプラン」

「FreshVoiceオンプレミス/オンプレミスレンタルプラン」は、エイネット株式会社が提供するテレビ会議システムです。安定したネットワークでデータを送受信できるため、音声と映像が途切れることなくスムーズに会議を行えます。

多拠点接続機能も搭載しており、同時に最大250拠点と接続して同時発言できることから、拠点数の多い企業にもおすすめです。また、乗っ取りやのぞき見といったハッキング被害が過去報告されていないことからみても、セキュリティの面で信頼を得ています。

「オンプレミス版」と「オンプレミスレンタル版」の2種類があり、納品期間も発注から最短1週間～と短く、スムーズなテレビ会議システムの導入が可能です。

「FreshVoiceオンプレミス/オンプレミスレンタルプラン」はこちら

2.ギンガシステム株式会社「LoopGate」

「LoopGate」はギンガシステム株式会社が提供しているテレビ会議システムです。運用実績は2,000社以上、20年近いノウハウを結集したきめ細かいサポート体制など信頼性の高いテレビ会議システムです。

LoopGateは操作性を重視して設計されており、リモコンによるワンタッチで会議をはじめられます。システムは専用機器を使用しているためネットワークも安定しており、イベント配信や遠隔医療などにもおすすめです。

パソコンやタブレットと組み合わせて使用できるため、汎用性や操作性を重視したい場合はぜひ導入を検討してみてください。

「LoopGate」はこちら

3.RICOH「United Communication System」

「United Communication System」は、株式会社リコーが提供しているテレビ会議システムです。クラウド型のシステムでWeb会議システムとしても利用できます。

接続方法は「仮想会議室タイプ」と「コンタクトIDタイプ」の2種類です。仮想会議室タイプは任意の端末からクラウドへ接続するタイプで、Web会議システムに近いシステムといえます。

一方、コンタクトIDタイプは連絡を取りたい相手をアドレス帳に登録しておくことですぐにやり取りでき、テレビ電話に近いです。個人のパソコンやスマホなどのデバイスとも組み合わせられるため、場所や用途にあわせたい企業との相性が良いでしょう。

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4.株式会社ブイキューブ「V-CUBE Box」

「V-CUBE Box」は、株式会社ブイキューブが提供するテレビ会議システムです。テレワーク先駆者100選にも入っている「V-CUBE Box」は、システムやカメラ、マイク、スピーカー、リモコンなどののハードウェアがすべて搭載されています。

さらに、画面共有や多拠点接続などテレビ会議システムの基本機能はほぼ搭載し、コールセンターは24時間350日とサポート体制が充実しているのが特徴です。ただし、使用できるネットワークは既存のインターネット回線のみであるため、専用回線を使用したい場合は少し物足りなさを感じるかもしれません。

「V-CUBE Box」はこちら

5.ASUS「Chromebox for meetings」

「Chromebox for meetings」は、ASUSが提供しているテレビ会議システムです。システム本体とWebカメラ、マイクスピーカー、リモコンなど専用機器がセットになっており、機材をセッティングすればすぐに使用できます。

接続できる端末は最大15台でノートパソコンやスマホなどの端末も利用可能です。さらに、Chromebox for meetingsはGoogle meetのハードウェアであるため、Googleドライブに保存してあるGoogleドキュメントやスプレッドシートなども共有できます。

Googleドライブをはじめとする、Googleのアプリケーションを多く利用している企業との相性は良いでしょう。

「Chromebox for meetings」はこちら

6.VTVジャパンの「Avayaビデオ会議システム」

「Avayaビデオ会議システム」は、VTVジャパンが提供しているビデオ会議システムです。ハードウェアの種類が他のサービスよりも豊富な点は大きな特徴の1つです。ハードウェアの中には一体型タイプもあり、パソコンなどのデバイスを用意しなくても会議をはじめられます。

また、クラウド型テレビ会議システムとして「Avaya Spaces」も提供しており、ビデオ会議システムにはない機能も充実しています。グループチャット機能なども搭載しており、メッセージのやり取りやタスク管理なども可能です。

「Avayaビデオ会議システム」はこちら

7.ポリコムジャパン株式会社「Poly Studio」

「Poly Studio」は、ポリコムジャパン株式会社が提供しているWeb会議システムです。Poly Studioは「Acoustic Fence」と呼ばれる技術を採用しています。

Acoustic Fence技術によって、音声の邪魔となる騒音をすべてシャットダウンしてくれるため、クリアで高音質な音声を相手に届けられます。さらに、Poly Studioはクラウドベースの管理ツールとなっており、自分のデスクからソフトウェア更新や設定変更が可能です。

ただし、無料トライアルがないため、導入前にしっかりと検討する必要があります。

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8.シスコシステムズ合同会社「Cisco Webexシリーズ」

「Cisco Webexシリーズ」は、シスコシステムズ合同会社が提供しているテレビシステム会議です。「無料プラン」「Starter」「ビジネス」「Enterprise」の4プランが用意されています。

カメラやスピーカーが内蔵された一体型モニターやカメラ、マイク単体など幅広い製品が用意されています。モニターサイズは55～82インチまであるため、自社にあわせた導入が可能です。

月額料金はStarterが「1,490円～」、ビジネスが「2,980円～」、Enterpriseは「別途問い合わせ」となっています。また「Starter」「ビジネス」は別途初期費用がかかるため、導入時には忘れずに確認しておきましょう。

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9.NTTコミュニケーションズ株式会社「Arcstar TV Conferencing」

「Arcstar TV Conferencing」は、NTTコミュニケーションが提供するテレビ会議システムです。クラウド型のテレビ会議システムで、AI自動翻訳機能が搭載されています。

前述の通り、テレビ会議システムは会議場所を柔軟に変更しにくい点がデメリットです。しかし、Arcstar TV Conferencingはクラウド型であるため、パソコンやタブレット、スマホなどの端末から自由にテレビ会議を行えます。

また、情報漏洩防止の観点から企業が安全に使用できる安定した閉域ネットワークの接続も可能です。在宅勤務の導入によって、テレビ会議システムを場所問わず柔軟に利用したいという場合は、ぜひ導入を検討してみてください。

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10.NTTビズリンク「SMART」

「SMART」は、NTTビズリンクが提供するテレビ会議システムです。SMARTも「Arcstar TV Conferencing」と同様にクラウド型のテレビ会議システムで、スマホやタブレットなどの端末からテレビ会議が行えます。

「WebexTeams」「Microsoft Teams」などの外部サービスからも会議に参加可能です。また、パソコンのブラウザからシステムを利用できるため、アプリのインストールを必要としません。

クラウド型ながらも閉域ネットワークから接続できる、セキュリティ面を重要視する企業におすすめのテレビ会議システムです。

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テレビ会議システムに搭載される4つの基本機能

テレビ会議システムに搭載されている主な基本機能は次の4つです。

・通話機能
・画面共有機能
・セキュリティ機能
・多拠点接続機能

テレビ会議システムはオンライン会議などに利用されるシステムのため、通話や画面共有機能は標準搭載されています。また、情報漏洩などを防止するためのセキュリティ機能や全国拠点とやり取りするための多拠点接続機能も搭載されていることが多いです。

ここでは、テレビ会議システムに搭載されている基本機能の内容を詳しく紹介します。

1.通話機能

通話機能にはテレビ会議に起こりがちなエコーやノイズ、ハウリングを取り除くために、エコーキャンセラーやノイズキャンセラーなどの機能が搭載されているケースが多いです。

専用回線を使用してデータ送受信を行えば通信環境が安定するため、音ズレや乱れもなく非常にクリアで高音質な通話が可能です。

ただし、近年はインターネット回線を使用したテレビ会議システムも増えており、通話機能の音質にこだわりたいという場合は、回線環境にも気を配らなければなりません。

2.画面共有機能

画面共有機能が標準搭載されているシステムも多いです。専用回線を使用することで通信環境が安定し、高画質な画面を共有が行えます。

そのため、拠点間の会議だけでなく、役員会議のような重要な会議や参加人数が多い大規模な会議・研修などに活用されることも多いです。また、画面共有機能も通話機能と同様に、インターネット回線の状況によっては画面共有に支障をきたしたり、画質が乱れたりします。導入の際は回線もしっかりと確認しておきましょう。

3.セキュリティ機能

テレビ会議システムに搭載されることの多いセキュリティ機能は次の4点です。

信号の暗号化
IP-VPNの利用
最新バージョンを保つ
ファイアウォールの内部にサーバー配置

データを含むすべての信号を暗号化できる機能が搭載されている場合、セキュリティの強化を図れます。ただし、暗号化の際に発行されるパスワードを外部に知られてしまうと意味がないため、パスワードは一定期間経過したら変更しましょう。

IP-VPNはVirtual Private Networkの略称で、仮想の専用回線を構築する方法です。料金は高くなりますが、専用回線のため外部からのぞかれるリスクを減らし、安全性を高められるでしょう。

また、セキュリティの脆弱性をカバーするために製品は定期的にバージョンアップが行われます。定期的にバージョンアップを行い、最新バージョンを保ってください。

基本的な対策ですが、テレビ会議用のサーバーはファイアウォール内部のイントラネット環境に配置しましょう。内部に配置することでサーバーをファイアウォールで守ることができ、外部からのアクセスを防止できます。

4.多拠点接続機能

他拠点接続機能が標準搭載されるシステムも多いです。他拠点接続機能とは、接続している拠点の映像や音声などのデータをまとめて送受信する接続方法を意味します。

接続できる拠点数はシステムごとに異なりますが、2～4拠点が基本機能として設定されているケースが多く、それ以上の拠点と接続したい場合はオプション契約となります。役員会議などの場合は接続する拠点数が多くなりがちであるため、導入前に最大接続数をしっかりと把握しておきましょう。

テレビ会議システムに搭載される3つの応用機能

テレビ会議システムに搭載されている応用機能は次の3つです。

・録画機能
・メモ機能
・資料の共有機能

いずれもWeb会議システムでは見慣れた機能といえます。しかし、映像と音声のみのやり取りがメインであるテレビ会議システムでは応用機能となり、搭載されていないケースも少なくありません。

応用機能があることでセミナーや会議の幅が広がるだけでなく、スムーズな会議の手助けとなります。ここでは、多くのテレビ会議システムに搭載されている応用機能を紹介します。

1.録画機能

Web会議システムには多く搭載されている録画機能は、テレビ会議システムでは応用機能として搭載されるケースがあります。セミナーの様子などを録画して残しておけば後から見直せるため、改善点などを洗い出すきっかけにもなります。

また、研修や説明会、講習など同じ内容で開催するものであれば、動画に置き換えて使い回せるため、開催にかかるコストの削減が可能です。

2.メモ機能

メモ機能が応用機能として搭載されている場合もあります。メモ機能とは、資料説明している際に、図や資料に書き込める機能です。

会議中にはその内容のメモを取る方も多いでしょう。しかし、テレビ会議のようにオンラインで開催している会議の場合、オフラインと同じようにはメモが取れない場合があります。

しかし、メモ機能があれば、オフライン時と同じような感覚で情報を書き込めるため、説明の質や聞き手の理解度を向上させられます。

3.資料の共有機能

テレビ会議システムによっては、資料の共有機能が搭載されている場合があります。資料の共有機能は、ほとんどのWeb会議システムには搭載されている機能です。

資料の共有機能を活用すれば、プレゼン資料をテレビ画面でみながら会議を進められるため、事前の資料準備や配布が不要となります。また、どこを解説しているかが画面で分かりやすくなり、解釈の違いを防ぐことが可能です。

メモ機能と資料の共有機能を併用すれば、細かなニュアンスも伝えやすくなるでしょう。

テレビ会議システムを利用する5つのメリット

テレビ会議システムを利用するメリットは次の5つです。

・対面に近いクリアな音声で通話ができる
・遠隔地の担当者とのコミュニケーションを図れる
・会議に要する時間や交通費を抑えられる
・有事の際も利用できる
・ビジネスにおける意思決定を早められる

安価で気軽に活用できるWeb会議システムが普及している中で、テレビ会議システムを利用するメリットについて気になる方も多いでしょう。ここでは、テレビ会議システムを利用するメリットの内容を詳しく紹介します。

1.対面に近いクリアな音声で通話ができる

テレビ会議システムのメリットは、対面に近いクリアな音質で通話ができる点です。前述のとおり、テレビ会議システムは専用機器に搭載されているカメラやマイクを活用しており、広い会議室であってもしっかりと音声を拾えます。

また、エコーキャンセラーやノイズキャンラーなどの機能やP2Pのような専用回線を使用すれば安定したデータ送受信が行えるため、非常に高音質な音声でのやり取りが可能です。

2.遠隔地の担当者とのコミュニケーションを図れる

テレビ会議システムを導入することで、遠隔地の担当者とコミュニケーションを図れる点もメリットの1つです。テレビ会議システムを活用すれば、全国各地の拠点はもちろんのこと、海外拠点の担当者ともやり取りできます。

電話やメールでのやり取りで十分と考える人もいるかもしれません。しかし、モニター越しでも顔合わせたり、資料を共有したりすることで、誤解が生じる可能性を減らせます。さらに、各拠点とのつながりが薄いと感じる場合はテレビ会議システムを活用し、遠隔地の担当者とのコミュニケーションの充実を図ってもよいでしょう。

3.会議に要する時間や交通費を抑えられる

テレビ会議システムの導入によって、会議の出席にかかる移動時間や交通費を抑えられます。遠方で行われる会議へ出席する場合、移動時間や交通費がかかるだけでなく、開催地では会場の予約や資料の準備などを行わなければなりません。

しかし、テレビ会議システムを活用すれば拠点の会議室で参加でき、長時間の移動がなくなります。さらに、資料の共有機能を使えばモニターで資料を共有できるため、資料を準備する手間を省くことも可能です。

4.有事の際も利用できる

大規模災害などの有事にも利用可能です。インターネット回線の場合、網内制限や災害による故障などでストップする可能性があります。

しかし、テレビ会議システムに使用されている専用回線は網内制限などがなく、災害時でも利用できるネットワークです。インターネット回線が利用できない状態にあっても、テレビ会議システムであればすぐにやり取りができます。

5.ビジネスにおける意思決定を早められる

意思決定を早められるのもテレビ会議システムのメリットです。例えば、事業における予算の承認をもらうために会議を開く必要があるとしましょう。

オフラインの場合は、役員のスケジュール確保や調整に時間を要するケースが多いです。その結果、スケジュール調整が難航したことで競合他社に先を越されるといった事態にもなりかねません。

しかし、テレビ会議システムを利用すれば参加者のスケジュールを調整しやすくなり、迅速に会議を開催できます。その結果としてスムーズな意思決定につながり、経営面においてもメリットとなるのです。

テレビ会議システムを利用する5つのデメリット

テレビ会議システムを利用するデメリットは次の5つです。

・会議場所を変更しにくい
・導入時にまとまった費用が必要
・故障時は機材の入れ替えや修理が必要
・基本性能をこえる拡張をしにくい
・設備によって会議の質が左右される

テレビ会議システムはWeb会議システムと比較すると柔軟性に欠け、さらにコストが高くなりやすい傾向にあります。

そのため、導入の際はデメリットを理解して、どれくらいの費用対効果を見込めるかを正確に算出しなければなりません。ここでは、テレビ会議システムを利用するデメリットに関する内容を紹介します。

1.会議場所を変更しにくい

テレビ会議システムは専用機材を設置している会議室で実施する必要があります。そのため、状況にあわせて会議場所を柔軟に変更できません。会議の開催場所が常に同じであれば問題ないものの、現場や出張先など社外にいる頻度が多い場合はデメリットになりえます。

また、機材を設置する場所もポイントとなります。狭い会議室に機材を設置してしまうと参加人数の多い会議に対応できない可能性があります。想定される参加人数にあわせ、あらかじめ広めの会議室を選ぶようにしましょう。

2.導入時にまとまった費用が必要

初期導入時には、まとまった費用を用意しておかなければなりません。テレビ会議システムは導入時にマイクやカメラなどの専用機器を用意する必要があり、状況によっては工事費用も発生します。

そのため、ある程度のまとまった費用を事前に準備する必要があります。機材が揃っていない場合やまとまった費用を準備できない場合は、低いコストで利用できるWeb会議システムも検討してみましょう。

3.故障時は機材の入れ替えや修理が必要

導入時だけでなく、故障時にもコストがかかる可能性があります。テレビ会議システムの専用機器は導入後も定期的なメンテナンスが必要です。

故障した場合は、機材の入れ替えや修理が必要なこともあり、その分のコストが発生します。テレビ会議システムは運用・維持にある程度のコストがかかるため、導入の際はしっかりと予算を確保しておくことをおすすめします。

4.基本性能をこえる拡張をしにくい

テレビ会議システムは基本性能以上の拡張がしにくい点はメリットの1つです。テレビ会議システムは、システムを提供する企業が独自設計したハードウェアが使用されています。

そのため、Web会議システムに比べて汎用性に欠けるケースが多く、基本性能をこえる拡張をしにくい可能性があります。ユーザーからの要望などに応じて機能が追加されるなど、性能が変化する場合もありますが、Web会議システムのように自動アップデートされないため注意が必要です。

5.設備によって会議の質が左右される

会議の質は設備自体の質によって左右されがちです。テレビ会議システムは参加人数が多くても対応できますが、設備によってはマイクが音を拾いづらかったり、大人数が同時に話すと聞き取りづらかったりするケースがあります。

よって、導入後に参加人数を増やしたいと思っても設備の買い替えを要する可能性が高いです。導入前に想定される最大の参加人数をしっかりと精査しておきましょう。

テレビ会議システムを選ぶ際に確認すべき6つのポイント

テレビ会議システムを選ぶ際に確認すべきポイントは次の6つが挙げられます。

・使い勝手の良さ
・基本的なセキュリティ対策の内容
・必要機能の有無
・音質や映像のクオリティ
・適切な料金プラン
・サポート体制

テレビ会議システムにはさまざまな種類が存在し、システムによって操作性やセキュリティの内容、搭載機能、費用などが大きく異なります。テレビ会議システムを効果的に活用するには、自社が求めている機能や内容を正確に洗い出しておかなければなりません。

自社に最適なものを見つけられるよう、ここではテレビ会議システムを選ぶ際の確認ポイントの内容を詳しく紹介します。

1.使い勝手の良さ

テレビ会議システム自体の操作性も事前に確認しましょう。テレビ会議システムは多くの従業員で利用するケースがほとんどです。

よって、どれだけシステム自体の性能が優れていても、使い勝手が悪いとスムーズに会議を進行できません。導入したシステムを社内全体で活用するためにも、操作内容を事前に精査して、誰でも扱えるものかを確認しましょう。

2.基本的なセキュリティ対策の内容

基本装備されているセキュリティ対策がどのような内容なのかも確認してみてください。テレビ会議システムでは、さまざまな社内情報をやり取りします。

やり取りする内容の中には機密性の高い情報が含まれている場合もあり、ウイルス感染や不正アクセスへの対策が欠かせません。データ暗号化やユーザー認証などのセキュリティ対策が施されているかを必ず確認しましょう。

3.必要機能の有無

テレビ会議システムには、通信機能や多拠点接続機能、録画機能といったさまざまな機能が搭載されています。例えば、セミナー内容を録画して使い回したいと考えている場合は録画機能が必須です。

また、頻繁に資料共有するのであれば、資料の共有機能があった方が便利でしょう。このように、テレビ会議システムの使用目的によって必要機能も異なります。

ただし、すべての機能を追加すると不要なコストがかかるといった事態にもなりかねません。自社にはどのような機能が必要なのかを導入前に洗い出し、明確にしておきましょう。

4.音質や映像のクオリティ

テレビ会議システムの音質や画質も重要なポイントです。音声や映像が乱れやすかったり、ラグが起きやすかったりすると円滑な会議の進行に支障をきたします。

そのため、ノイズやハウリングなどを除去する機能や画質が安定しているシステムを選ぶ必要があります。スムーズにテレビ会議システムを実現するためにも、音質や映像のクオリティもしっかりと確認しましょう。

5.適切な料金プラン

テレビ会議システムの利用に関する料金プランも確認してみてください。前述のとおり、テレビ会議システムは導入時には初期費用を含むまとまった費用が必要です。

導入後も月額料金などの運用コストや不定期ではありますが、修理や機材の入れ替えなど保守・点検費用などもかかります。初期費用を含む導入費用や月額料金、保守・点検費用などを事前に確認し、機能と照らしあわせながら適切な料金プランを選ぶようにしましょう。

6.サポート体制

テレビ会議システムを導入する際は、サポート体制の確認も大切なポイントです。オンラインサポートのほか、操作方法が分からない時にすぐに問い合わせができるように電話サポート有無も確認しておきましょう。

また、問い合わせへの対応スピードの早さやサポート対応時間も確認しておく必要があります。海外拠点のある企業の場合、時差の問題で早朝や夜間に会議を行うケースもあるでしょう。

この場合、サポート時間が日中だとトラブルが起きた時に迅速に対応できません。よって、24時間365日のサポート体制を整備している企業のシステムを選ぶようにしましょう。

利用の用途や目的にあわせてテレビ会議システムを選ぼう

テレビ会議システムもWeb会議システムも遠隔地の人とオンラインでやり取りできるシステムという点においては同じです。また「移動や交通費などのコストがかからない」「意思決定がスムーズに行える」など導入によるメリットも共通しています。

しかし、両者の特徴は大きく異なります。テレビ会議システムの方が通信は安定しており、高音質・高画質でのやり取りが可能です。さらに、セキュリティ面においてもテレビ会議システムの方が優位といえるでしょう。

ただし、Web会議システムに比べると「コストが高くなりやすい」「会議場所が限定される」など、デメリットがあるのも事実です。

また、同じテレビ会議システムであっても、提供する企業ごとに機能や費用は大きく異なります。各システムの特徴を理解し、自社の利用用途や目的にあったテレビ会議システムを選ぶようにしましょう。