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テレワークの導入を検討する際に考えたいビデオ会議クラウドサービスとは

クラウドサービスだから導入と維持管理が容易

ビデオ会議クラウドサービスは導入が容易なのが特徴です。充実した映像設備や音響設備を整備した会議室は必要ありません。パソコンやスマートフォンなどの端末とヘッドセット、ウェブカメラを個々の会議参加者が持つだけでビデオ会議を実施できます。導入に際しては業者と相談してクラウドサーバーに自社用のスペースを作ってもらい、個人に対してアカウントを一つずつ発行してもらうだけで終わります。アプリケーションはクラウドサーバー上にあるので、個々の端末にソフトウェアをインストール必要もありません。一般的には数日のうちにビデオ会議を運用開始できるのが特徴です。また、運用時に維持管理のための労力がかかりません。業者の提供するクラウドサーバー上でシステムが稼働しているため、システムのアップデートやバグフィックスもセキュリティー対策も全て任せることが可能です。

テレワーク導入時の運用が簡便で安心

テレワークを導入したときにビデオ会議クラウドサービスは運用しやすい特色があります。派遣やアルバイトなどで一時的に仕事をする人がいた場合にも、その人にアカウントを発行するだけで会議に参加できる状況にできるからです。また、クラウドサーバーへのアクセスは世界中のどこからでもインターネットにアクセスできる限りは可能なので、テレワークをしている人がどこで働いていたとしても会議に招待できます。任期が切れたときにはアカウントを消去してしまえば会議に参加できなくなるので安心です。さらに、システムによってはデータを全てクラウド上で管理できるようになっています。テレワークの従事者が必要とするデータは全てクラウド上に置くようにし、個人情報などをダウンロードさせないようにすることが可能です。これによってテレワークを導入したときのセキュリティーやプライバシーに関する問題にも対策できます。

クラウドサービスを使うときのコスト

ビデオ会議クラウドサービスを利用するときには他のシステムと同様にコストがかかります。しかし、一般的なオンプレミスサービスに比べるとサーバー導入費用が不要なため、初期費用は大幅に削減可能です。実質的には個人にヘッドセットなどを貸与する程度だけで済むのが一般的な傾向です。ただし、ランニングコストとして月額費用がかかるのには留意しなければなりません。しかしその点に関してもエンジニアを雇ってサーバーの管理や運用、メンテナンスなどを行うのにかかるコストを考えると費用対効果が高いのがクラウドサービスの特徴です。また、月額費用の設定については業者によって違いはありますが、アカウント数に応じた費用設定が行われている傾向があります。テレワークをしている人と関連する仕事をしている人や管理職の人数分だけアカウントを作ることでコストを抑えて運用することも可能です。

クラウド上のアプリケーションやアクセス履歴も利用可能

ビデオ会議クラウドサービスを提供している業者はクラウド上にいくつかのアプリケーションを用意していることがよくあります。文書作成や表計算などのソフトウェアを持っていなくても問題はなく、社内と共通のアプリケーションを使って仕事をしてもらうことが可能です。一方、テレワーク従事者の勤怠管理が問題になる場合もありますが、システムを使った管理もできます。ログインやログアウトのアクセス履歴も残すことができるため、仕事中は必ずアクセスするように指示すれば問題ありません。位置情報と連動しているシステムを使えばどこで仕事をしているかも追跡可能であり、ログインだけして外出していたという不正に対策できるようになっています。

ビデオ会議システムとテレワークでの利用

ビデオ会議とは? ビデオ会議の機能とは?

ビデオ会議とは?

ビデオ会議とは、多拠点ある企業がそれぞれの拠点をWebで接続し、行う会議です。遠隔地からでもパソコンやスマートフォン等のデバイスがあれば参加できるため、会議参加者は1ヶ所に参集することなく会議に参加でき、移動時間を無駄にすることもありません。企業側としては会議参加者を1ヶ所に集めるための交通費よりも低いコストで手軽に会議を開催できるというメリットがあります。

数十万円・数百万円のコストをかけて、参加者の移動や宿泊先の手配などの人的コスト、企業の収入源となる何よりも大切な時間を日単位で使って、1ヶ所に参集して従来通りの会議を行うとなると、もはやメリットは感じられなくなるかもしれません。

ビデオ会議の機能とは?

ビデオ会議ではWebでパソコンやスマートフォンなどのデバイスを接続し、遠隔地であっても映像と音声を伴った会議を行うことができます。例えば、作成した会議資料を提示しながらの説明など、今までは1ヶ所に参集してしかできなかったことや電話だけの会議では不可能であったことが実現できるようになります。

また、ビデオ会議は今までになかった働き方を実現できるツールでもあります。モバイルデバイスからでもインターネットに接続できさえすれば会社や自宅外出先など場所に関わらず参加できますので、テレワークのツールとしても使用することができます。もはや会社にいることなく、また、会社に戻ることなく仕事のみならず会議まで行えるようになります。

さらに、ビデオ会議のシステムは社内の会議だけではなく、取引先の企業の対してのコミュニケーションや、未知の第三者に情報を発信に使うこともできます。取引先の企業がビデオ会議のシステムを導入していれば、例えば新製品のプレゼンテーションをビデオ会議のシステムを通して行うこともできますので、出張を減らして業務を効率化することができます。

第三者に向けては、ビデオ会議のシステムを使ってWebを通して行うセミナー「ウェビナー」を実施することも可能になります。セミナー場所の確保やコストの問題、セミナー参加者の予定や当日の来場者数の不安などを解消し、その分を「ウェビナー」の準備に充てることができます。

ビデオ会議に必要な機器

ビデオ会議を開催するには、会議室に機器を設置するところから始まります。必要な機器は、ビデオ会議システム本体、モニター、マイク、スピーカー、カメラ、リモコンです。モニターも含めて、すべてがセットになってラックに収まっている一体型のビデオ会議システムもあります。

リモコンは、ビデオ会議システム本体に付属されています。モニターは、自社にあれば、そちらを活用するとよいでしょう。マイクとカメラは別々に用意するか、一体型のタイプを用意します。マイクは使用人数の目安が大体決まっており、少ないもので1~4人用、多いものでは25人まで対応するタイプがあります。

テーブルの中心に置いて使用することが多いです。会議室の広さや、参加人数に合ったものを選びましょう。またカメラは、左右首振りやオートフォーカス機能付きで、発言者を追尾するタイプです。ビデオ会議システム本体に、カメラやマイクがくっついている一体型と、システム本体のみの単体型があります。一体型の方が省スペースになりますが、参加人数が多いとマイクに声が届きにくい場面も出てくるでしょう。

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多人数でビデオ会議!何を準備する?

大きな会議室での開催となると、参加人数もそれに伴って多くなりますよね。そんなときは、マイクも人数に応じたものが必要になります。これまで使っているマイクでは声が届かず、相手に聞こえない可能性があります。増設もしくは買い替えなければなりません。これまで20人用のマイクを使っていて、参加人数が30人だったら、10人用のマイクを増設するだけで済みます。

使用しているマイクが増設できないタイプなら、買い替えが必要です。また、モニターの大きさにもよりますが、多人数で一つのモニターを共有するのは、映像が見にくく不都合があります。そんなときは、プロジェクターで拡大すると見やすくなります。他にもモニター2台を使って、会議の資料と発言者をそれぞれ別画面で表示すれば、一画面あたりの表示が大きくなって見やすくなります。 

多くの拠点とつなぎたいとき

ビデオ会議では、本社と事業所、事業所同士など、2地点を結んで使用することが多いでしょう。しかし、本社から全事業所に向けて経営者のあいさつを流すといった、多数の拠点を一度に接続する場面もあります。そんな場合はどうするのでしょうか?ビデオ会議で3拠点以上をつなぐには、多地点接続装置(MCU)が必要です。

MCUには、複数の拠点から発信される信号を中継する機能があります。各拠点からMCUに接続、もしくはMCUから各拠点へ接続して使います。このMCUは、ビデオ会議システム本体に内蔵されているタイプもあります。今使用しているビデオ会議システムを確認して、内蔵されていなければ単体タイプを購入しましょう。

MCUを利用する場面が限られるのなら、短期レンタルを受け付けているメーカーもあります。購入よりはコストを抑えられるので、使用頻度が低いなら短期レンタルも検討してみましょう。

利用人数に応じた機器選びを

ビデオ会議システム本体はともかく、マイクやスピーカーは会議の参加人数によって対応する製品が違ってきます。機器を移動して、最初に設置した場所よりも大きな会議室で使う場合もあるでしょう。最初は少人数での利用でも、将来は利用人数が多くなる可能性もあります。

そのため、増設できるタイプのマイクを購入しておいた方が対応しやすいでしょう。小さなモニターやマイクがセットになった、少人数向けの一体型システムがありますが、拡張性は低く、増設は難しいものが多いです。機器の移転、参加人数の増加など将来の利用シーンを考えて、ぴったりの機器を選びましょう!

まとめ

ビデオ会議やビデオ会議導入によるメリットは時短ツールや経費削減のツールとしてだけではなく、テレワークのツールとしても機能します。このメリットは、昨今声を大にして叫ばれている「働き方改革」のメリットとしても機能するものではないでしょうか。

ただ単純に企業のコスト削減でとどまることなく、会議参加者をテレワークで会議を行い、時間を還元することによってプライベートを充実させる、業務に集中できる、何より業務時間を削らずに業務を効率化し、それはそのまま会議参加者の業務に対するモチベーションに繋がり、企業の業績に跳ね返ってきます。

Time Is Money. の言葉通り、業務に充てる時間をそのままお金に換算できるとするならば、インターネットに繋げてビデオ会議を導入することで企業の業績アップに繋げられるチャンスでもあります。

社長をはじめとする社員全員が集合する会議の準備を裁量労働制やみなし残業という便利な言葉で何日も夜通しで行っていた私としては、このビデオ会議を導入する意識の高い企業が羨ましい限りです。 導入事例などの詳細は、3ステップで200拠点を低価格で接続できるFleshVoice (https://www.freshvoice.net/products/products_hybrid.php) で確認できます。