Skypeという無料の会議ツールがあります。Web電話を検討するときに、まずは無料のツールはないかと探されるかと思います。そのときに候補としてまず挙がるのがSkypeです。

Web電話でも使うヘッドセットとマイクを使用して、Webカメラなどを駆使しながら、無料で相手の顔を見ながらSkype会議をすることができます。ならば、Skypeでいいんじゃないか、という意見がでるのももっともです。では、そんな無料版のSkypeと比べてみた時に、有料のWeb会議システムはどういった点が優れているのでしょうか？Skypeを、良い面悪い面、公平な視線で分析していきましょう。

Skypeはマイクロソフトが提供しており、アプリ版やデスクトップ版をダウンロードしてアカウントを作成すると音声とビデオによる通話などができるというサービスです。

実際、かなり前に登場し、古い設計思想を持っている面はあるので、今どきのインターネット・ライフに合致しない点があるのは事実です。ただそれは、Skypeが悪いというわけではなく、コンピュータまわりの環境が変わっていっただけなのです。

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導入前の比較検討用途はもちろん、普段使用していて「このweb会議って使いにくい」「本当にウチの会社にあっているの？」「別のシステムも比較してみたい」などのリプレイスを考えている方にもおすすめです。

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Skype会議用の有料版「Skype for Business」はどうなのか？

無料で会話を楽しむことができるSkypeですが、有料版があります。有料版は、Skype for Businessという名称で、ビジネスユースに耐えうる機能と品質を持っています。

ですが、やはりベースがインスタントメッセンジャーシステムのため、多拠点をつないでの会議には不向きです。多人数でコミュニケーションツールとしてSkype会議を行うよりは、やはり専用のWeb会議・ウェブ会議のほうがふさわしいと考えられます。

会議に必要な出張費を効果的に削減できると評判

普通の会議に参加する場合は、事前に出張費の申請が必要です。出張費の申請は企業が無駄を出さないためでもありますが、回数が重なると申請者の負担が増えて今します。そうは言っても離れた場所にいる人との業務上の意思確認は不可欠。こうした場面に効果を発揮すると評価されているのが、Web会議・Web会議です。導入した企業では出張が極力抑えられ、移動に必要な交通費や人件費、宿泊費といった出張費用と、何よりも貴重な時間を節約できると評判です。

例えば、大阪支社に勤務する人が東京本社に出張する際は、往復交通費がおよそ3万円、一泊の宿泊費用をおよそ1万円とすると、一回4万円前後かかります。一方、リース契約でWeb会議システム2台を導入した場合、価格は機種に応じて様々ですが、エントリーモデルであれば2拠点で3万円ほど。つまり、1名1回分の出張費用よりも安くなり、その上使い放題です。

導入にあたって、ペイするかどうか考えるのであれば、ひとりの1回の出張でもう元がとれてしまいます。有料版Web会議は、日本全国、世界展開している企業にとってはまったく損をすることがないどころか、大きくプラスになります。いままで、Skypeで会議していて、やっぱり品質が悪いので実際に会わないと、と考えていた人にとっては、何よりその有料版Web会議のクオリティに驚きますので、ぜひ資料請求をしてみてください。

実際には東京までの移動時間が削減できますし、Web会議なら会議を行えば行うほどお得になる計算になります。言い換えれば、テWeb会議を活用すれば時間にも場所にもとらわれず、自由なタイミングで気軽に本社や支社間でコミュニケーションできるという訳です。

地理的な制約なしに商談や求人が可能になる

Web会議は、遠方の顧客の維持や商談などにも役立つと評価されています。具体的な商談には入らないまでも、普段から顧客と顔を合わせておくことはビジネスにとって非常に重要です。ただし、遠方まで出向く通常の会議では出張費用だけでなく移動に掛かる時間も軽視できません。その点、Web会議システムであれば地理的距離に左右されることなく、ビデオ通話ができるので顧客の維持に努められます。

簡単なコミュニケーションを取りたいときや、ちょっとした打ち合わせにWeb会議システムを使えば、つながりを維持できます。よって、営業の面からも良好です。

ただし、Web会議システムではつながろうと思ったら、マイクにヘッドセットの準備が必要なので、いきなり顧客にコールするのは失礼にあたります。また、話している間はパソコンの前に相手が張り付くことになってしまいますので、不用意にかけると相手の時間を奪うことになりかねません。

しかし、顧客との商談においては、Web会議は有力な手段になると見なされています。実際に集まって行う普通の会議と比較すると、ビデオ会議はオンライン上で短時間で効果的に行われると評価しているユーザーも少なくありません。

さらに、一部のケースでは週に最低2時間程度の会議時間を節約できたといった報告もあります。普通の会議では長時間続く会議をなくすのは決して容易ではないため、この点はビデオ会議が持つ大きな利点と言えます。

これは重要な利点で、対面の会議は時間が長くなりすぎるのです。ついつい、余計なことを話してしまうのです。また、偉い人に限って、長話ですから、新人や若手はどうしても「早く切り上げましょう」といいづらい面があります。

しかし、Web会議であれば、会議の参加者全員の顔が平等にみえていますから、ひとりが発言を長時間行い、会議を独占してしまう、ということが起こりづらい構造になっています。時間の節約になるという点は見逃せません。

さらに、Web会議は求人を出す場合も役立つという評価を得ています。例えば、特別なスキルがある人を募集する場合、必要な人材を確保するには遠方にも候補者を探さなければなりません。

海外まで視野に入れる必要がある場合もあるでしょう。そんな時も、ビデオ会議なら遠方からの候補者と面接するのも簡単です。相手の顔を見てWeb会議で面接ができれば、候補者の振る舞いなどをチェックしながら人柄をしっかり確認できます。

リモートワークは、昨今の働き方の潮流のなかで、当然のように浸透してきました。特に、海外に住みたいから、旅をしながら働きたいから、というケースや、家庭のことがあって、家から離れたくないというケース。はたまた、職場にいると人間関係でつまづくから、自宅で生産性の高い仕事だけをしていたい、などのケースもあります。

ただし、リモートワークを導入したがる人は、それほど会社への忠誠心が高くないのは事実です。しかし、忠誠心とは今どきの働き方に合致しません。どんどん生産性の高い仕事に邁進し、結果を出していって、それに応じた報酬をもらうというのが、ただしいあり方ではないでしょうか。

コミュニケーションを活性化するツールとして高い評価を得ている

Web会議システムを企業に導入した場合、出張コストや移動にかかる時間の低減だけでなく、コミュニケーションを促すツールとしても大いに役立つと評価されています。Web会議の利用により迅速な意思決定が可能となり、従来までの各部門のストレスが解消し、会社が全体的に活性化したという報告が挙がっているほどです。

また、出張の必要はないものの、電話あるいは電子メールでは伝えづらい案件にはWeb会議が最適、という評判も。
会議自体のスピードや取り上げられている事項に関する理解度が向上するとともに、社員士の一体感が強まることは企業にとっても大きな意義があります。

このように、Web会議の導入は出張旅費削減といった数字的な利点のみでなく、目には見えない付加価値もかなり大きい訳です。そのため、「Web会議の便利さを一度知ると手放せない」というユーザーが少なくありません。

高画質のWeb会議を実現するには有料版がおすすめ

Web会議を導入したい、ビジネスシーンで利用したいと思っても、普段使っているSkypeやLINEのWeb会議システムでは、ちょっと画質が悪くて使いづらい、そんな風に思っていませんか？

Web会議システムは無料のものから有料のもの、国内製品から海外製品まで幅広くあります。その中でも、できればビジネスシーンで使うのであれば高品質のものを・・・と思いますよね。

Web会議は品質で選ぼう。高品質のWeb会議システムを手に入れるには

なんといってもWeb会議システムで、メインとなって話しているプレゼンテーターの表情やスライドなどをあますところなく全世界の利用者にブロードキャストするには、有料のWeb会議システムを使うのがベストです。

それまで使われていたSkypeやLINEの動画コミュニケーションは、どうしても無料の製品のため映像のクオリティ、音の繊細さなどに限界があります。

しかし有料の製品なら、映像も音声も、クオリティに問題なくお使いいただけます。

たとえば、ウェビナーなどの進行役が立ち上がってあちこちウロウロしながらセミナーを開催する場合などでも、動く進行役に合わせて画面がパンし、映像を一気に流すことができるでしょう。

高画質のWeb会議に必要なものとは？

昔は高画質のWeb会議を実現するには専用線が必要でした。
それでは、ポータブルに会議ができないですよね。

いまはインターネット回線が太くなおかつ安定的になりましたので、どこにいてもWeb会議に参加することができます。

たとえば新幹線の中でも、カフェでも、出先の営業所でもWeb会議に参加できます。
画質がキレイで音声も非常にクリアになるのが有料のWeb会議の特徴です。

やはり有料の製品は品質が違いますし、高画質な上に安定性が違います。
とても感動するクオリティなので、ぜひ体験してみていただきたいです。

リアルとオンラインの違いを認識する

顔を突き合わせて行う会議と、パソコンを介して行う会議では、進行や議論の仕方、クロージングなどが異なります。リアルで行う会議のスタンスでオンライン会議に臨むと、思ったほどの成果が挙げられないことがあるため、双方には違いがあることを認識することが大切です。

オンライン環境の問題

skypeによるWeb会議のメリットの一つは、通信環境を整えることで遠隔地とタイムリーに打合せができることです。ただし、回線速度が遅いなどネット環境が優れていない国とのWeb会議では、ファイルの送付に時間がかかることで会議が中断してしまうケースや、音声が途切れてしまうことがあるために、会話のストレスを感じてしまうことがあります。

パソコンを介して音源が伝わるため音声にエコーがかかることで、何をしゃべっているのか言葉を聞き取ることに意識を集中してしまうため、会話の内容理解が後手に回るリスクを生じます。

画面を通じて相手の顔を見ることは可能ですが、カメラと顔の距離が遠ければ詳細な表情をくみ取ることができないため、打合せた内容を相手が本当に理解したのかを判断することが困難です。

できるだけWebカメラに顔を近づけ、表情まで伝わるようにしておくことが必要です。

Web会議を行う場所の問題

社外とskypeを使ってWeb会議を行う時、特に注意しなければいけないことは機密情報の漏洩です。Webカメラに、社外秘の資料が映ったことで外部に情報が漏えいしてしまうケースが散見されるため、skype会議を行う前に機密書類が映りこまないかどうかを入念にチェックする必要があります。

Web会議の際には、イヤホンを使って会話を聞き取ることがありますが、周囲に騒音や雑音が響いていると、聞き取る側にとっては不愉快に感じてしまいます。電話の音や、就業開始の合図、会議室のドアの開閉音など、その環境下に置かれている人には聞きなれた音であっても、その音を受け取る相手にとってはただの雑音のため注意しましょう。

外出先など、スマートフォンを使ってskype会議に参加しているときに、プッシュ通知などが画面に現れると会議に集中できなくなってしまいます。通知機能のオフを忘れないようにしておくことが大切です。

会議に参加する出席者の問題

Webによる会議は、面と面を突き合わせて行う会議以上に議論が白熱することが指摘されています。直接会って会話をする時には話さないようなことを、Web会議では口に出してしまうケースがあることから、リアルとオンラインではギャップがある人がいることを認識しておく必要があります。

オンラインの会議では阿吽の呼吸がつかめないことがあり、どちらが主導権を握ってしゃべったら良いか分からず、同時にしゃべってしまったり、お互いが躊躇してしまったりすることが起こります。

異なる言語で会話をする際に相手側に通訳がいた場合など、適当なタイミングで会話を切ることが難しく、通常よりも会議そのものに時間がかかってしまうこともあります。
会議の内容によっては、ミュート機能を使って集中討議をすることがありますが、面着の会議では使うことのない機能であるため、会議時間が長くなってしまうことが指摘されています。

ミュート機能が入っていることを忘れたまましゃべってしまい、会話が不成立になるリスクもあります。コスト面や設備環境の視点で、skypeによるWeb会議はメリットが大きいものの、上手に使いこなさないと生産性が落ちてしまうことがあります。また、Skypeにはサポートデスクでの対応がないためトラブルが起きても自分たちで対応しなければならないので注意が必要です。

以上のことから、skypeの特性を理解して使いこなすようにしましょう。