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テレビ会議システムの録音録画機能の使い方!メリットはこの3点!

メリット1、議事録として使える

テレビ会議システムの録音録画機能は会議をそのまま録っているものですので、議事録の代わりとして使うことができます。会議議事録を書く必要がなくなりますし、細かい点まで記録できます。誰がどのような発言をしていたかなどは議事録では記録しにくかったことですが、テレビ会議システムの録音録画機能であれば全て記録しています。会議が記録されているとなれば、不必要な発言が無くなり、会議の進行がスムーズになるでしょう。また、取引先とのトラブルで多いのが言った言わないの問題です。会議での発言をめぐってトラブルになるということも少なくありません。テレビ会議システムで会議を録っておけば、このような問題が起きることが少なくなるでしょう。言ったかどうかは記録を確認すれば、全てわかってしまうのです。取引先がテレビ会議システムを使っていないとしても、自分の側だけでも起動させておけば、音声を記録することはできるでしょう。

メリット2、会議を会社全体で回覧できる

テレビ会議システムで録画しておいたものを会社全体で見ることも可能でしょう。特に会社全体にかかわる問題や全社方針などを話し合った会議であれば、全員で会議内容を確認した方が早く正確に全社員に伝わります。どのような流れで決定に至ったのかなど、議事録だけでは伝わらない雰囲気を伝えることができるのです。また発言者がどの程度本気で発言しているのかを、映像から読み取ることもできます。社長が打ち出した全社方針を、全社員に確実に伝えるために映像で訴えるというのは良い手かもしれません。社員一人一人に話しかけることは難しいので、映像を使って伝えるのです。周知徹底を目指すときには映像は効果的な手段になるでしょう。配信する方法は社員全体が見れる、社内ネットワークを使うといいです。

メリット3、講演会や研修の内容を共有する

会社が開く研修に仕事があって、参加できないという人は多いかもしれません。そんなときに内容が録画されていたら、研修内容を見ることができます。同じように講演会も録画しておけば、全社員で共有することができるでしょう。テレビ会議システムの録音録画機能を使えば、このようなこともできるのです。同じ研修を何度も行うことは経費的に難しいかもしれませんが、録画してあれば何度も見返すことができるのです。参加できなかった社員も情報を共有できるように、全社員がアクセスできるところに置いておきます。それができれば、参加した社員以外も研修で得られる知識を身につけることができるかもしれません。この録画をもとにして参加できなかった人のために、同じ研修をするということもできるでしょう。復習したいという人のためにいつでも見れるようにしておくと、個人のスキルアップにつなげてくれる可能性があるのです。研修内容を話し合うガイダンスなどを行うと復習のためにはいいかもしれません。

録音録画機能の他の可能性

会議を録画することができますので、会議を編集して社内報として活用するという使い方があります。会議で話している内容は会社内でも重要なことが多いでしょう。その内容を特定のポイントに絞って編集して、配信します。社内報を作る手間が省けるかもしれません。プレゼンを録画するという使い方もできます。社内でお客さんを紹介してもらう時などに、どのような商品かをプレゼンで紹介するのです。その映像を見れば、どのようなお客さんがいいのかが分かるようになるでしょう。横のつながりを作るための、社内交流の一環として録音録画機能を使うのです。