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TV会議で資料共有するには?

パソコンと専用機器を接続する

TV会議で資料を共有するには、パソコンの画面共有機能を使用します。そのため、専用機とパソコンを接続しなければなりません。まず、専用機の映像入力端子とパソコン側の映像出力端子をケーブルでつなぎますが、ここで注意点があります。 映像の伝送方式には、DVI、HDMI、RGBなどの種類があります。専用機とパソコンの伝送方式が違っていたら、端子の形が違うので接続できません。その場合、別途変換プラグが必要になります。

例えば、専用機がDVI方式でパソコンがRGB方式なら、RGB方式で出力される映像をDVI方式に変換するプラグを専用機側に接続します。こうしてパソコンと専用機器の接続が終わったら、リモコンなどで操作してパソコンの画面を相手先に表示させることができます。

会議室の広さによっては、専用機からパソコンまでケーブルの長さが足りないという事態もありえるでしょう。そんなときは、無線の映像伝送装置を設置すると、ケーブルで接続しなくても画面を表示させることが可能です。

TV会議の資料共有が使えるシーン

TV会議ではパソコンの画面を表示させて資料を共有できますが、どのような場面で使うのが最適なのでしょうか?TV会議では、資料を相手先に表示させるだけで、その資料に手を加えることはできません。新たに書き込んだり、修正したりできるのは、画像を送信しているパソコンだけになります。

そのため、資料をもとにアイデアを出し合って新しい企画を決めるミーティングや、元の資料に手を加えて説明を補足、修正する会議には不向きといえます。TV会議に向いているのは、報告会や勉強会、説明会など、一方通行で相手に伝える、教えるような場合です。

例えば、パワーポイントで作成した資料を表示させてのプレゼンなどが向いているでしょう。高画質なので、細かい数字の並ぶ資料を共有する場合に用いるのも有効です。

パソコン上で表示できない資料を共有するには?

会議に必要な資料が、パソコン上で扱えない場合もありますよね。DVDの中にある映像だったり、立体的な商品サンプルだったり。あらかじめ映像や画像を編集してパソコン内に取り込んでおければよいのですが、時間が足りず間に合わない時もあります。そんな場合は、DVDプレーヤーや書画カメラを利用しましょう。

専用機に、パソコンと同じようにケーブルで接続して利用できます。書画カメラとは、オーバーヘッドカメラともいい、卓上の電気スタンドのような形状のカメラです。先端についているカメラで、細部を拡大することもできます。

事前に編集された映像や画像と違ってリアルタイムで見られるので、違う角度や拡大表示で見たいといった、会議中のリクエストにも答えられるようになります。

また、プロジェクターのように照明を落とさずに使えたり、映像を参照しながら、容易にメモを取ることが出来たりするのも魅力です。さらに、その場で書いた手書きの資料を表示するのにも書画カメラを利用できます。

TV会議の高品質な映像で資料共有を

TV会議も年々多機能化しており、専用機を購入しなくても専用ソフトウェアのインストールだけで利用できるクラウド型が登場して利用しやすくなっています。Web会議のいいところを取り入れて、低コストで高画質の映像を配信できるようになりました。

TV会議のメリットは、安定した高品質のサービスです。録画機能を利用して、後から会議の内容を振り返る、議事録代わりにするといった便利な使い道もあります。

また、映像の乱れや音の途切れがほぼないため、会議に集中できます。きれいな画面で資料を共有できれば、議題に対しての理解度も高まることでしょう。