Web会議とは

Web会議とは

「Web会議ってどんなもの?」と聞かれたら、あなたはきちんと説明できますか?
このページでは、Web会議の導入を検討されている企業のご担当者様へ向けて、
情報工学のプロである日本テレワーク協会 客員研究員・鈴木達郎氏より、Web会議の基礎をわかりやすく説明していただきます。

Web会議システムの導入に失敗しないためのポイントは、しっかりと下調べをすること。Web会議の基礎や特徴を知った上で製品選びを始めると、自社にミスマッチな製品を選ぶリスクが低くなります。
そもそもWeb会議とはどんなものなのか、テレビ会議とはどう違うのかといった基礎知識はもちろん、Web会議のメリット・デメリット、ここ数年よく耳にする「働き方改革」「テレワーク」での活用やさまざまな業界での導入事例など、あなたが抱えている疑問や気になる点を徹底解説。
まずこのページを読み進めてWeb会議システムについての知識を深めましょう。

Web会議とは

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを介して、音声・映像・チャット・資料共有を行うツールです。「Web」という名称は、インターネットを介するツールであることに由来します。また、一口にWebと言っても、「専用アプリをダウンロード」するもの、「Webブラウザから利用」できるものなどがあります。

1:Web会議2つの種類「オンプレミス型」「クラウド型(SaaS/ASP)」の特徴

Web会議はシステム上、次の2種類に分けられます。Web会議サービスを利用する際、どちらを利用するべきか選択を迫られるため、理解しておきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、「設備導入型」とも表現される形態です。自社に会議制御装置・システムがあり、そこからWeb会議を行います。自社専用のインストール型ツールであるため、ニーズに沿ったスムーズなコミュニケーションがとれます。

クラウド型(SaaS/ASP)

クラウド型(SaaS/ASP)とは、「共用型」とも表現されるソリューションです。自社の独自システムではなく、Web会議サービスを運営する企業がインターネット上に用意したシステムを利用します。ここ数年、自社システムを持たない企業が増えているため、今後主流となるソリューションとも言えます。

2:世界的にWeb会議の導入が進んだ背景

Web会議が世界的に浸透した背景には、アメリカの大手企業の動きがあります。代表的なところで言えば、WebEXを買収したシスコシステムズ。当初WebEXはベンチャー企業の印象が強く、扱っていたWeb会議システムもベンチャー的にスタートしました。
しかし、シスコシステムズなど世界的IT企業にとっては、Web会議システムの需要は容易に想定でき、続々と買収が行われます。他にもGoogleやIBMなどが買収に乗り出し、Web会議は世界的に浸透しました。

3:日本でWeb会議が浸透した3つの背景

日本でWeb会議が導入されはじめた背景にも、アメリカの影響がありますが、広く浸透した主な理由としては下記3点が挙げられます。

インターネットの整備

今やライフラインと化している、インターネットの整備がWeb会議の繁栄にも大きく関わっています。インターネットが整備される前までは、通信料に莫大な費用がかかっていました。しかし、現在では使い放題のプランも数多く登場し、通信料のかかるWeb会議においても、スムーズな利用が実現しています。

デバイスの普及

Web会議が手軽に導入できると言われる理由に、デバイスの普及が挙げられます。Web会議はPCやスマートフォン、タブレットからでも利用が可能ですが、これらデバイスは現在多くの社員も日常的に利用しています。一人一台以上は当たり前の時代になりつつあるデバイスが、Web会議の浸透にも貢献しているのです。

テレワーク推進

ここ数年、総務省などの働きかけにより、場所や時間にとらわれない、テレワークが推進されています。テレワークはその特性上、通信ツールの利用が不可欠ですが、Web会議の形態は正しくマッチします。Web会議は働き方も、働く場所も多様化する現代日本に欠かせないツールになりつつあるのです。

Web会議とよく比較されるテレビ会議 (TV会議/ビデオ会議) とは

テレビ会議とは

テレビ会議 (TV会議/ビデオ会議)とは、高性能な画質・音質で遠隔地とコミュニケーションがとれるツールです。

1:Web会議とテレビ会議の違いとは

Web会議 テレビ会議
目的 実務共有の打ち合わせ 大規模な会議
機器 PC(タブレット、スマートフォン)、インターネット回線 カメラやマイクあるいは高精細ディスプレイなどの専用端末が会議を行う双方に必要
場所 自席や外出先、自宅など場所を選ばない 会議室など設備の整った場所
メンテナンス 随時バージョンアップ 機器のメンテナンス費が定期的にかかる

Web会議は、パソコンやスマートフォンなどの個人の端末同士を繋ぐため実務の情報共有といった比較的小規模な打ち合わせがメインになります。一端末につき一人なので、参加者一人一人がそれぞれ発言するような会議でも誰の発言かがわかりやすいです。 対してテレビ会議は、専用機を設置した会議室と会議室を繋ぐため、多人数対多人数の大規模な会議も可能です。自社内に専用のハードウェアを設置したり、しっかりとした音響設備や高解像度ディスプレイなど質の高い周辺機器も必要なため、導入費用が高額になりますが、その分高品質な音/映像による臨場感のある会議を行うことができます。その特徴から、これまで幹部クラスの社員を中心に、利用されてきました。

2:テレビ会議と比較した『Web会議の特徴』

Web会議の最大の特徴は、気軽にかつすぐに導入できる点です。インターネットの回線があれば、お手持ちのPCやスマートフォン、タブレットから利用でき、場所も選びません。さらに、インターネットを介して行うため、使用するツールも常時アップデートされるのが一般的。実務レベルのコミュニケーションツールとしての使い勝手も魅力的です。

3:Web会議と比較した『テレビ会議の特徴』

テレビ会議はWeb会議と比較して、高いレベルでコミュニケーションをとれる特徴があります。高額な設備投資をしているからこそ、実際に会議をしているような感覚で、大人数でも発言がしやすいです。加えて、テレビ会議は設備の整った会議室を使うことが多いため、幹部会議や経営会議など自席ではためらわれる内容であっても、ハードルなく実施できます。

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Web会議のメリット・デメリット

新しい制度や製品の導入を検討する際は、ついつい導入後のメリットにばかり目が行きがちです。しかし、デメリットもしっかり把握した上で導入を検討しなければ、実際にはあまりメリットを実感できず導入失敗ということにもなりかねません。

Web会議のメリット・デメリット

1:Web会議のメリット

  • 場所を選ばず会議を開催できる
  • 交通費/出張費の削減
  • 情報共有/意思決定のスピードアップ

Web会議システムを導入した場合のメリットとして最初に挙がるのは、やはりコストカットでしょう。交通費や出張費が削減されるのはもちろん、会議の度に大量に用意していた資料の印刷費も削減できます。さらに、参加者が会議に出席するための移動時間も大幅に削減することができ、その分の時間で別の業務を行うことで新たな利益を生み出すことができるかもしれません。

2:Web会議のデメリット

  • ・音質/画質が、ネット環境やマイク、スピーカーなどの影響を受ける
  • ・会議の空気/相手の表情を読みにくい
  • ・会議の内容が外に漏れないよう、万全のセキュリティ対策が必要

Web会議はインターネットを介して行うため、従来の会議室で行う会議に対して、クオリティやセキュリティが低下する恐れがあります。しかし、Web会議システムの中には、これらのデメリットを解消する製品も数多くあり、きちんと製品選びを行えば問題なく高品質な会議を行うことができます。

また、例えば会議のために必要なコストを削減したい場合は、そもそもその会議が本当に必要なのかという点から検討してみるべきです。検討の結果、その会議が必要ない、あるいはもっと開催頻度を減らしても問題ないとなった場合には、Web会議システムを導入せずともコストを削減することができ、Web会議導入によるデメリットを考える必要もありません。

Web会議システムの導入費用はいくら? 決算処理は必要?

Web会議システムの導入費用は?

WEB会議システムには無料の製品もありますし、有料の製品でもオンプレミス型にするか、クラウド型(SaaS/ASP)にするかで、費用のかかり方や会計処理の方法が異なります。そのため、気になるWEB会議システムがあった場合には、これまでの会議の開催状況や今後の事業計画から利用人数(拠点数)と一ヶ月あたりの総利用時間を想定し、必ず事前に見積もりをとるようにしましょう。 また、各製品の見積もりをもとにWeb会議システム同士の価格を比較する際には、短期間のみの利用とあらかじめ決めている場合を除き、ある程度長い期間、少なくとも5年〜10年は利用すると仮定して、その間にかかるトータルの費用を比較してください。 初期費用、ランニングコスト、周辺機器の購入費用まで合算したときに、短期間で見るとAの製品の方が安くても、長い期間でみるとBの製品の方が安いということがよくあります。特にクラウド型(SaaS/ASP)は、初期費用は安くても、長期に渡って月額の利用料金を支払い続けると割高になる可能性があるので注意が必要です。

Web会議なら海外とのミーティングもスムーズ

Web会議とは

Web会議システムを利用すれば、日本から出国せずとも海外とのミーティングを行うことができます。自社の海外支店や工場、海外出張中の社員との会議はもちろん、日本以外の国を拠点とするクライアント企業との会議も可能です。もしこれまで、会議が必要になる度に現地へ出向いていたのであれば、Web会議システムを導入することで大幅なコストカットを実現できます。 これからグローバルな事業展開を目指しているのであれば、Web会議システムを導入しておいて損はないでしょう。気になるのは、スムーズな商談、あるいは、活発な議論が行えるような映像・音声の品質を、海外とのWeb会議でも維持できるのかという点ですが、このあたりはどうやら相手の滞在国の通信環境にも左右されるようです。

Web会議システムを活用した働き方改革

Web会議とは

ここ数年、「働き方改革」として労働環境、特に労働時間についての大幅な見直しが行われています。各企業でも、従業員に無駄な長時間労働をさせないため、あるいは、休暇を取得しやすい環境を作るために、様々な取り組みをされていることでしょう。Web会議は、「働き方改革」や「業務効率化」にも活用できます。Web会議システムを導入することで、会議のための移動時間を大幅に削減できるのはもちろん、パソコンとインターネット環境さえあればリアルタイムに顔を見ながらコミュニケーションが取れるので、オフィスに出社せずに自宅などから業務を行う「テレワーク(リモートワーク)」をワークスタイルの選択肢として追加することも可能になります。「働き方改革」の推進は、企業の生産性向上にも繋がるので、Web会議システムの導入をきっかけに、会議だけでなく、従業員全体の働き方を見直してみるのもおすすめです。

導入事例から学ぶWeb会議活用術

Web会議システムを活用した働き方改革

企業の会議室で行われるような会議だけでなく、人と人が対面で話すような場面は、そのほとんどをWeb会議に置き換えることが可能です。Web会議システムは、すでに多くの企業・団体が導入しており、その業界・業種によって様々なシーンで活用されています。 例えば、

  • ・社員全員のパソコンを接続して、自席で全社会議を行う
  • ・本社/営業所から、工場/店舗などへ指示を出す
  • ・ウェビナーを開催する

などがあります。
Web会議システムを導入するのであれば、他社の導入事例を参考に、会議以外での活用も考えてみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャンスを広げるウェビナー(Webinar)

ウェビナー(Webinar)とは、Web会議システムやウェビナーツールを使って、Web上で開催するセミナーのこと。従来の会場開催型セミナーと比較して、主催者・参加者双方にメリットがある、Win-Winなセミナーなんです。主催者にとっての一番のメリットは、コストを大幅に抑えられること。また、ウェビナーの場合は、日本全国、世界からでもインターネットを通じて参加することができるので、集客の幅が広がります。そして、参加者にとってのメリットといえば、やはり、場所や時間に縛られずに、気になるセミナーに参加できること。さらに、インターネットに繋がったパソコンやスマホが1つあれば良いのですから、参加コストもかなり下がります。ウェビナーの開催目的は、必ずしも、受講料で直接的にお金を稼ぐことだけではありません。例えば、企業でも個人でも、事業内容に関連したウェビナーを開催することで、リードを獲得することが可能です。また、社内セミナーや代理店・顧客向けの商品説明などにも活用でき、ビジネスチャンスを広げることはもちろん、ビジネスを加速させることもできます。

多様化に欠かせないWeb会議、導入には「目的」と「重視する観点」の整理を

世界的な背景や働き方の多様化から注目される、Web会議。その他遠隔地とのコミュニケーションサービスに比べ、特徴的なメリットが多いツールです。しかし、導入前には「目的」と「重視する観点」の整理が必要不可欠です。 目的については、テレワークによって必要に迫られている状況なのか、コストカットの一環としてWeb会議に目をつけたのか、さまざまな背景があるでしょう。それら目的によって、選ぶべきツールが大幅に異なります。導入を焦る前に、一度立ち返ってみるのがおすすめです。 さらに、重視する観点についてですが、企業によって費用面機能面などの違いがあるでしょう。Web会議サービスを運営する企業は、それぞれのご要望に応えられるプランをご用意しています。ご要望が具体的であればあるほど、ニーズにマッチした提案ができます。導入を検討されたら、ぜひどのようなことをWeb会議に求めているのかをお聞かせください。

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記事監修

鈴木達郎(スズキ タツオ)

  • 一般社団法人 日本テレワーク協会 客員研究員
  • 工学院大学 情報学部 コンピュータ科学科 非常勤講師
  • 1976年東京大学工学部電子工学科卒業
  • 1981年東京大学大学院情報工学専攻博士課程修了 工学博士
    日本電信電話公社 横須賀通信研究所 研究員
  • 1998年(株)NTTデータ 技術開発本部 マルチメディア技術センタ 所長
  • 1999年日本ベリサイン(株) 取締役
  • 2001年NTTメディアクロス(株) 取締役
  • 2002年日本電信電話(株) サイバースペース研究所 部長(画像通信担当)
  • 2015年NTTアイティ(株) 技師長
    同年より現職

『FreshVoice』とは? シリーズ製品の特徴を比較!

エイネット株式会社が提供する『FreshVoice』は、一般企業はもちろん、銀行や行政機関など、国内4,000社以上に導入されている、純国産のWeb会議・テレビ会議システムです。高いセキュリティ対策が施されており、2003年のリリース以来、乗っ取り、改ざん、スキミングなどの被害には一度もあっていません。 Web会議開催までは、たった3クリック。もちろん、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからWeb会議に参加することもできます。 なんと、同時接続は最大200拠点まで可能。さらに、全画面で多拠点の接続先を表示することができるのは、『FreshVoice』ならではの機能です。

FreshVoice

『FreshVoice』は、最もベーシックなWeb会議システムです。オンプレミス(サーバー)型、クラウド(ASP)型のほか、占有クラウド、レンタル、テレビ会議システムなど、さまざまなプランが用意されているので、貴社の状況や運用方法に合わせて導入することが可能です。

Lite FreshVoice

もっと手軽にWeb会議をおこないたいなら、インストールもログインも不要なブラウザ型Web会議システム『Lite FreshVoice』。Chromeから手軽にWeb会議がおこなえるのに、貴社に合わせたカスタマイズも可能です。

Web会議とは? -最新記事-

Web会議の導入実績

京都市役所 様

京都市役所 様画像

気象警報の発令でテレビ会議システムを起動。

  • 被災地と本社をつなぐ情報収集ツールとして「Fresh Voice」を活用
  • テレビ会議参加者全員で被災状況を共有、即断即決が迅速な対応に結び付く
  • 日ごろからテレビ会議に慣れていたことで、リスク対策として有効に機能

株式会社 第四銀行 様

第四銀行 様画像

140年の歴史を誇る第四銀行が
約130拠点にFresh Voiceを一斉導入。

  • 全社的な戦略に基づき、テレビ会議導入によるコスト削減・生産性向上を図る
  • 簡単に扱え、130カ所以上の拠点を接続できることから「Fresh Voice」を選択
  • 導入パートナーがシステム構築とその後の保守を担当し、安定した運用を実現

日本梱包運輸倉庫株式会社 様

日本梱包運輸倉庫株式会社 様画像

「Fresh voice」で会議、研修会がより身近になり活発に。

  • 会議参加者のスケジュール調整が困難で、出張期間中の営業機会損失も問題に
  • セキュアなサーバー導入型で運用しやすい「Fresh Voice」を導入
  • 最重要会議をはじめ、研修会、顧客との打ち合わせにも「Fresh Voice」を活用

国立大学附属病院長会議 様

国立大学附属病院長会議 様画像

「国立大学病院インターネット会議システム」を構築。

  • 会議・講演・研修などの充実・効率化のためにテレビ会議システムの標準化を検討
  • 「国立大学病院インターネット会議システム」にエイネットのFresh Voice採用
  • 国立大学病院・医療機関などを結ぶ共通のコミュニケーションインフラを確立

東洋大学大学院 様

東洋大学大学院 様画像

  • 地方在住の院生でも平日に受講可能とするため、テレビ会議システム導入を検討
  • 品質とコストのバランス等サービスの合理性からFresh Voiceを選択
  • ドキュメント共有やタブレットペン活用などで、教室と同等の環境を実現
  • ※現在はご利用されていません

協立化学産業株式会社 様

協立化学産業株式会社 様画像

「Fresh Voice」導入で海外拠点との報告会が週次で可能に。

  • 海外拠点との高品質なデータ通信、容易な操作性が決め手で「FreshVoice」を選択
  • 「FreshVoice」導入で、拠点間の連携が密に、情報の共有化に貢献

TSP太陽株式会社 様

TSP太陽株式会社 様画像

取締役会や経営会議をFresh Voiceで開催。

  • Web会議への移行で、会議のための出張コストを年間300万円以上削減
  • 会議の日程調整にその都度丸2日かかっていたのが、ほぼゼロに
  • 現場の状況を迅速に把握するために、スマートフォンでの活用を検討

株式会社日本ケアリンク 様

株式会社日本ケアリンク 様画像

月5~6回の会議でFresh Voiceを活用。

  • 会議への移動時間と、会議参加者の不在を補う負担やコストを削減
  • 端的に発言したり集中した議論ができるようになるなど、会議の質が向上
  • 会議のあり方や文化を変え、働き方改革へとつなげていきたい

中山式産業株式会社 様

中山式産業株式会社 様画像

Fresh Voice導入で営業全員が会議に参加。

  • 全拠点のメンバーが会議に参加できるため、意思決定スピードが向上
  • 地方拠点の代表者の会議参加による負担が軽減
  • 商品やパッケージなどのデザインの打ち合わせも容易になった

株式会社エミネント 様

株式会社エミネント 様画像

すべての拠点にFresh Voice ASPを導入しフル活用。

  • 導入コストの安さと音声品質の高さでFresh Voice ASPの導入を決定
  • 出張コストは年間80万円以上削減、人的コストを含めると100万円以上削減
  • 出張に費やしていた時間を営業に充てることで、営業活動が充実

株式会社東宏 様

株式会社東宏 様画像

本社と東京支店をFresh Voiceでつなぎ
情報共有のリアルタイム化、意思決定のスピード向上を実現。

  • 大手ゼネコンへの営業状況など、タイムラグなく情報共有が可能になった
  • 経営幹部全員が一同に介する機会が増え、意思決定のスピードが向上した
  • 本社にいながら各施工現場の進捗状況の把握が可能になった

株式会社協同インターナショナル 様

株式会社協同インターナショナル 様画像

FreshVoiceで各拠点を結び、会議参加のための移動時間をゼロに。

  • 会議に参加するため移動がなくなり、生産性が向上した
  • 会議参加者の送迎が不要になり、営業担当者の負担が削減された
  • 海外とのやり取り、遠隔での操作指導など、会議以外にも活用用途の拡大を検討

株式会社リックプロデュース 様

株式会社リックプロデュース 様画像

Fresh Voice導入で会議のための移動時間をなくし、資料共有で効率的な会議運営を実現。

  • 会議参加のための移動がなくなり、より多くの業務が消化できるようになった
  • 資料共有機能を用いてその場で修正を行うことで、業務全体の生産性が向上
  • 全体会議で1回30万円かかった出張コストがゼロになりペーパーレス化も実現

ストーク株式会社 様

ストーク株式会社 様画像

Fresh Voiceで毎朝の「報・連・相」を実施し接客レベルの統一、チームワークの向上に貢献。

  • 店舗間の垣根を越えて、スタッフ全員がサービスのあるべき姿を共有
  • 「報・連・相」の機会を毎日設けることで接客レベルの統一に貢献
  • 幹部会議にも利用するなど、Web会議活用の頻度を拡大していきたい

株式会社ジェイメック 様

株式会社ジェイメック 様画像

FreshVoiceの導入で全社での情報共有が活性化。Web会議による接点の増加で地方拠点の人材発掘にも貢献。

  • 会議に出席するための出張旅費、移動時間が削減された
  • 気軽に遠隔拠点とのミーティングができるようになり、情報共有が進んだ
  • 柔軟な働き方ができる環境整備のきっかけの一つとなった

株式会社ワークポート 様

株式会社ワークポート 様画像

海外を含めた各拠点をつなぐ会議にFreshVoice ASPを導入。音声品質と運用での信頼性が向上し採用面接にも積極的に活用。

  • 会議のための出張がなくなり、月額で最大約30万円のコスト削減を実現
  • 地理的に離れたところからでも採用面接を行えるようになった
  • Web会議でのトラブルが全くなくなり、運用でのストレスがなくなった

技研株式会社 様

技研株式会社 様画像

Fresh VoiceのWeb会議システムに移行。資料や図面を共有できるなど会議の質が大幅に向上。

  • ハード型テレビ会議システムからソフトウェア型のWeb会議システムに移行
  • 資料を画面で共有しながら会議ができるようになり、会議の進行がスムーズに
  • 会議場所が自由になり、会議室の使い勝手が向上した

株式会社 旅工房 様

株式会社 旅工房 様画像

社内5拠点をFresh Voiceでつなぎ全体朝礼を実施。リアルタイムな情報伝達で、社員の一体感を高める。

  • 大人数の会議や朝礼に活用するため、クリアな音声にこだわった
  • キャンペーンやイベントなどの情報が支店にいても同時に伝わるようになった
  • 週1回、全社員を対象とした朝礼の実施が可能になり、会社の一体感が醸成された

株式会社グローバル 様

株式会社グローバル 様画像

FreshVoiceにより本支店間の意思伝達スピードが向上
働き方改革の推進や出張交通費のコスト削減にも期待

  • FreshVoice導入により本社と各支店間の意思伝達のスピードが向上
  • デスクトップ共有で売上データなどを見ながら理論的な会議を進行
  • 在宅勤務の推進や出張コストの削減に向けたさらなる活用を計画中

製造業

製造業画像

テレビ会議の社内導入促進のためにルール化共有。

  • 出張交通費の削減とスピーディーな情報共有で「Fresh voice」を活用
  • テレビ会議の社内導入促進のためにルール化共有

専門コンサルタント業

専門コンサルタント業画像

目的に応じた機能をシンプルに使い、
意思疎通の正確さとスピードの向上。

  • 旅費・交通費の削減に加え、効果的な伝達手段として「Fresh Voice」を活用
  • 目的に応じた機能をシンプルに使える事が「Fresh Voice」の良さ

一般社団法人

一般社団法人画像

地方にいる理事の会議参加率が上昇。
意見交換も活発になり、会議の質が向上。

  • 地方理事の理事会参加率の向上を狙い「FreshVoice」を導入
  • PC操作を得意としない人にも使いやすい操作性と音声品質の高さが決め手

よくあるご質問

Fresh Voiceが他社より優れている点は?

遅延無く自然な会話が可能な音声と誰でも簡単に使える操作性です。又、ワンクリックで全拠点を一斉招集、 シンプルなインターフェース、豊富なデータ共有機能など、Fresh Voiceは使い勝手にとことんこだわっております。

現在どのくらいの導入社数がありますか?

2003年発売以来、約4000社の企業様で導入されています(2018年5月現在)。導入先の業界も、官公庁・大学・製造・建設・販売・流通・IT・サービスなど、多岐にわたります。

お見積りを頂くことはできますか?

できます。お見積りは無料で承っておりますので、お気軽にお問合わせ下さい。
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お電話でのお問い合わせについて

お電話でのお問い合わせはこちらです。
TEL:0120275319

セキュリティは万全ですか?

通信は全て暗号化(256bit)されております。

何拠点まで同時接続可能ですか?

同時接続100拠点まで可能です。また同時に複数の会議の開催ができます。

会議室同士での会議を実施できますか?

周辺機器の構成で、個人参加か会議室参加かを変えられます。 例えば、会議室から複数人が同時に参加するためには、 リモコン操作が可能なカメラや集音マイク、スピーカー等が必要になります。 参加人数や会議室の大きさにより、推奨機器が異なりますので、弊社営業担当から御提案させて頂きます。