Web会議とは?導入が進む背景やテレビ会議との違いをプロが徹底解説

Web会議とは、どのようなツールかご存知でしょうか?国内外で注目されている、Web会議の特徴や導入されはじめた背景、よく比較されるテレビ会議との違いをご紹介します。解説するのは、日本テレワーク協会 客員研究員の鈴木達郎氏。プロとしての目線で、Web会議導入前に役立つ基礎知識を、わかりやすくご説明します。

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを介して、音声・映像・チャット・資料共有を行うツールです。「web」という名称は、インターネットを介するツールであることに由来します。また、一口にwebと言っても、「専用アプリをダウンロード」するもの、「webブラウザ」から利用できるものなどがあります。

Web会議2つの種類「オンプレミス型」「クラウド型(SaaS/ASP)」の特徴

Web会議はシステム上、次の2種類に分けられます。Web会議サービスを利用する際、どちらを利用するべきか選択を迫られるため、理解しておきましょう。

オンプレミス型
オンプレミス型とは、「設備導入型」とも表現される形態です。自社に会議制御装置・システムがあり、そこからWeb会議を行います。自社専用のインストール型ツールであるため、ニーズに沿ったスムーズなコミュニケーションがとれます。
クラウド型(SaaS/ASP)
クラウド型(SaaS/ASP)とは、「共用型」とも表現されるソリューションです。自社の独自システムではなく、Web会議サービスを運営する企業がインターネット上に用意したシステムを利用します。ここ数年、自社システムを持たない企業が増えているため、今後主流となるソリューションとも言えます。

世界的にWeb会議の導入が進んだ背景

Web会議が世界的に浸透した背景には、アメリカの大手企業の動きがあります。代表的なところで言えば、WebEXを買収したシスコシステムズ。当初WebEXはベンチャー企業の印象が強く、扱っていたWeb会議システムもベンチャー的にスタートしました。

しかし、シスコシステムズなど世界的IT企業にとっては、Web会議システムの需要は容易に想定でき、続々と買収が行われます。他にもGoogleやIBMなどが買収に乗り出し、Web会議は世界的に浸透しました。

日本でWeb会議が浸透した3つの背景

日本でWeb会議が導入されはじめた背景にも、アメリカの影響がありますが、広く浸透した主な理由としては下記3点が挙げられます。

インターネットの整備
今やライフラインと化している、インターネットの整備がWeb会議の繁栄にも大きく関わっています。インターネットが整備される前までは、通信料に莫大な費用がかかっていました。しかし、現在では使い放題のプランも数多く登場し、通信料のかかるWeb会議においても、スムーズな利用が実現しています。
デバイスの普及
Web会議が手軽に導入できると言われる理由に、デバイスの普及が挙げられます。Web会議はPCやスマートフォン、タブレットからでも利用が可能ですが、これらデバイスは現在多くの社員も日常的に利用しています。一人一台以上は当たり前の時代になりつつあるデバイスが、Web会議の浸透にも貢献しているのです。
テレワーク推進
ここ数年、総務省などの働きかけにより、場所や時間にとらわれない、テレワークが推進されています。テレワークはその特性上、通信ツールの利用が不可欠ですが、Web会議の形態は正しくマッチします。Web会議は働き方も、働く場所も多様化する現代日本に欠かせないツールになりつつあるのです。

Web会議とよく比較されるテレビ会議 (TV会議) とは

テレビ会議 (TV会議) とは、高性能な画質・音質で遠隔地とコミュニケーションがとれるツールです。専用端末や専用回線を使用するため、実際に会議を行っているかのような臨場感を味わえます。その特徴から、これまで幹部クラスの社員を中心に、利用されてきました。

Web会議とテレビ会議の違いとは

「Web会議」と「テレビ会議」、よく比較される2ツールですが、違いが明確化されておらず、頭を抱える部分です。それぞれどのような特徴があるのか、要素ごとにチェックしてみましょう。

  Web会議 テレビ会議
目的 実務共有の打ち合わせ 大規模な会議
機能 映像、音声、資料共有 高画質な映像、音声
必要機器 PC(タブレット、スマートフォン)、インターネット回線 カメラやマイクあるいは高精細ディスプレイなどの専用端末が会議を行う双方に必要
場所 自席や外出先、自宅など場所を選ばない 会議室など設備の整った場所
メンテナンス 随時バージョンアップ 機器のメンテナンス費が定期的にかかる
テレビ会議と比較した『Web会議の特徴』

Web会議の最大の特徴は、気軽にかつすぐに導入できる点です。インターネットの回線があれば、お手持ちのPCやスマートフォン、タブレットから利用でき、場所も選びません。さらに、インターネットを介して行うため、使用するツールも常時アップデートされるのが一般的。実務レベルのコミュニケーションツールとしての使い勝手も魅力的です。

Web会議と比較した『テレビ会議の特徴』

テレビ会議はWeb会議と比較して、高いレベルでコミュニケーションをとれる特徴があります。高額な設備投資をしているからこそ、実際に会議をしているような感覚で、大人数でも発言がしやすいです。加えて、テレビ会議は設備の整った会議室を使うことが多いため、幹部会議や経営会議など自席ではためらわれる内容であっても、ハードルなく実施できます。

多様化に欠かせないWeb会議、導入には「目的」と「重視する観点」の整理を

世界的な背景や働き方の多様化から注目される、Web会議。その他遠隔地とのコミュニケーションサービスに比べ、特徴的なメリットが多いツールです。しかし、導入前には「目的」と「重視する観点」の整理が必要不可欠です。

目的については、テレワークによって必要に迫られている状況なのか、コストカットの一環としてWeb会議に目をつけたのか、さまざまな背景があるでしょう。それら目的によって、選ぶべきツールが大幅に異なります。導入を焦る前に、一度立ち返ってみるのがおすすめです。

さらに、重視する観点についてですが、企業によって費用面や機能面などの違いがあるでしょう。Web会議サービスを運営する企業は、それぞれのご要望に応えられるプランをご用意しています。ご要望が具体的であればあるほど、ニーズにマッチした提案ができます。導入を検討されたら、ぜひどのようなことをWeb会議に求めているのかをお聞かせください。

記事監修

  • 一般社団法人 日本テレワーク協会 客員研究員
  • 工学院大学 情報学部 コンピュータ科学科 非常勤講師

鈴木達郎(スズキ タツオ)

  • 1976年東京大学工学部電子工学科卒業
  • 1981年東京大学大学院情報工学専攻博士課程修了 工学博士
    日本電信電話公社 横須賀通信研究所 研究員
  • 1998年(株)NTTデータ 技術開発本部 マルチメディア技術センタ 所長
  • 1999年日本ベリサイン(株) 取締役
  • 2001年NTTメディアクロス(株) 取締役
  • 2002年日本電信電話(株) サイバースペース研究所 部長(画像通信担当)
  • 2015年NTTアイティ(株) 技師長
    同年より現職
Web会議とは、USBカメラ、マイクスピーカ(ヘッドセット)をPCに接続して、システムを使って遠隔地とコミュニケーションをとることです。ブラウザーから起動するタイプが多いことから専用機型のテレビ会議システムとは別に「Web会議」と呼ぶようになりました。Web会議とは、動画、音声をメインとしたコミュニケーションですが、アプリケーション共有やドキュメントが共有できるものも多く、情報量を多く必要とする会議に向いています。
Web会議システムFreshVoice(フレッシュボイス)は、パソコン(PC)さえあれば簡単な操作で高品質音声&映像のサービス提供と安心サポートをお約束致します。このページでは製品情報はもちろん、Web会議の利用シーンや様々なサービスでの活用、導入事例等も多くご紹介しています。
サーバー導入型、SaaS型など、様々なプランをご用意しておりますので、機能や仕様、メリットはもちろん、月額料金や価格についてもお気軽にご質問ください。無料お見積り・資料請求・訪問デモ承ります。
Web会議「Fresh Voice」は9年連続市場シェアNO.1※。 官公庁・国立大学など導入実績は安心の3000社以上。
※オンプレミスタイプ:富士キメラ総研調べ