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ウェブ会議ってそもそも何だっけ?今更聞けない事を徹底解説!

ウェブ会議導入のメリットとは

企業活動を行う上では、社員同士の意見を交わし合う、あるいはサービスの説明をするための会議というものが必要不可欠です。従来では、これらの会議というものは、会議に参加する人々が一か所に集まって、時間も参加者全員が一カ所に集まることができる時間帯を調整し、参加者全員が集まることができる場所をとりセッティングを行ったうえで、全員分の資料を用意しなければなりませんでした。これらの条件を達成することは、ときに非常に難しいことでもあり、そのような問題を解決するもののひとつとしてウェブ会議が生み出されました。

ウェブ会議とは、物理的に離れて遠隔地にいる相手との会議をインターネット回線のWebを利用することによって可能にするシステムのことをいいます。資料やアプリケーション、デスクトップの画面を会議する参加者全員で簡単に共有して、音声や映像、チャットなどによってコミュニケーションを行うことで会議を進めます。

必要となる機材は、インターネット回線に接続することができるパソコンとスピーカーやマイク、ヘッドセットなどの音声機材、そしてWebカメラなどです。会議に参加する人数などによっては、映像入力アダプタに大型のディスプレイなどの周辺機器を必要とすることもあります。これらの機材を一通り用意することで、簡単にウェブ会議を進めることができるので、便利です。 従来行われてきた、直接集まって行う会議にも、相手の態度や表情を理解しやすく会議を円滑に進めることができるほか、信頼度が上がるなどといった様々なメリットがあります。

しかし、ウェブ会議のメリットはその技術進歩によって、これらのメリットを上回ることもあるほどです。ウェブ会議のメリットの第一は、もちろん場所を問わず遠隔地にいる者同士が会議をすることができるため、時間を効率的に使うことができることが第一です。これに合わせて、移動時間や費用を削減することもできます。そして、インターネット回線上で資料を共有できるので、様々な準備の手間が省けるということもメリットになります。

Web会議とテレビ会議の違いとは

ウェブ会議のほかにも、遠隔地にいる者同士ができる会議というものがあります。それがテレビ会議であり、企業での導入としてはウェブ会議よりも早く行われていました。ウェブ会議とテレビ会議は、どちらも遠隔地を結ぶ会議ではありますが、両者ではどのようなことが異なるのかといった疑問があります。

テレビ会議とは、会議室などの専用スペースに専用の機器(ハードウェア)を設置して利用する会議です。利用回線は、インターネット回線ではなく専用回線のイントラネットであり、機材も専用末端が必要となります。一見すると、ウェブ会議とテレビ会議とでは、使用する回線以外はほとんど同じように思われますが、大きな違いがあります。

ウェブ会議とテレビ会議の大きな違いは、費用の問題と場所の制約があるのかどうかという問題です。ウェブ会議では、使用する機材は既存のパソコンを使用すればよいのでたいして掛かりませんが、テレビ会議では専用機材が必要でその設置費用がかかり、性能を向上させるためには新たにハードウェアを購入しなければなりません。また、ウェブ会議はインターネット回線を使用するため、インターネットに接続できる製品があるのならば場所を選ぶことなく会議をすることができます。パソコンをはじめとしてタブレットやスマートフォンに対応したシステムを導入すれば個人の作業机でも会議ができ、専用機材を設置した会議室でしかできないテレビ会議とは異なり、場所を選ぶことがありません。 

今さら聞けないテレビ会議

テレビ会議とWeb会議の違いとは?

テレビ会議をご存じですか? テレビ会議とは、「遠く離れた人たちが、映像と音声を利用して、同じ場所にいるかのように行える会議」のことです。 たとえば報道番組で、日本のスタジオにいるキャスターが海外の著名人にリアルタイムでインタビューを行っているシーンを見かけますが、これもテレビ会議の一例です。なお、ここで使われる「テレビ」という言葉は、まだ日本にパソコンもインターネットも普及していない時代に「映像が映り音声が聞こえる装置」といえばテレビしかなかったため、わかりやすいように用いられた言葉です。 今では回線にインターネットを利用した「Web会議」が一般化しています。特にテレビ会議という時は、「専用ハードウェアや専用ソフトウェアを利用した、高品位な会議」を指します。しかしこのブログでは、テレビ会議もWeb会議も、ほぼ同じものものとして「Web会議」として、以降紹介していきます。

メリット1 人件費と移動時間を大幅削減

では、Web会議の導入にどのような効果を期待できるでしょうか。 まず考えられるのは、人件費と移動時間の削減にあります。各地に存在する支社・支店社の社員や役員などが、1つの場所へ集まって会議を開くには、移動の時間と交通費がかかります。 遠方から訪れる人は、宿泊しなくてはならない場合もあり、それなりの旅費がかかるでしょう。移動に貴重な時間を費やすことにもなり、本来であればその移動時間中にできる業務ができなくなってしまい、業務効率も落ち込みます。 それが、Web会議を利用することで、誰もがそれぞれの勤務する場所にいながら、決まった時間になったら会議に参加することができます。人件費や移動時間を考えれば、Web会議を導入する方が格段にコスト削減になります。

メリット2 災害対策・リスク対策としても効果的

Web会議は災害時にも役立ちます。地震や大雨、豪雪、台風などの災害時にも、Web会議があれば、社内にいながらスムーズな情報の共有・コミュニケーションができるため、迅速に対策を講じることができます。 もちろん国内だけでなく、海外にいる社員ともWeb会議で連絡がとれます。また、重要なポジションにいる人物の海外や遠隔地へのひんぱんな移動を控えることにより、移動の際に起こりうるさまざまなリスクも大幅に軽減できます。 事業を継続していくためにも、不測の事態に備えることは、会社にとって非常に大切なことです。そのためには、Web会議の導入は、極めて有効な対策の1つといえます。 mpegやh.264テレビ会議

テレビ会議、どうやって動画を送信しているの?

テレビ会議、そのままデータを送るには大容量すぎる

テレビ会議で送られる画像・映像データは、動画のため膨大なものです。そのため、専用のテレビ会議システムでは、映像を圧縮して送信しています。映像の圧縮方法にはいろいろあるのですが、一般的にテレビ会議で使われるデータ圧縮方法は、人間にはわからない程度のデータを圧縮時に捨てることで、容量を小さくしています。そのため、大容量になりがちなテレビ会議の映像データを、専用線を使わずにインターネット回線で送ることができるのです。また、外出先などで回線の細いWi-Fiモバイルなどでもテレビ会議にストレスなく参加することができるのです。そのままでは大きすぎる映像データも、ある程度のデータを破棄して圧縮、送信し、受信側で復元することでスムーズに送信ができるようになります。

差分データだけを送る

また、映像データは、必要なのは背景ではなく動いている人間や資料の部分だけだったりします。そこで、映像をコンピュータが分析して、動いていて重要度の高い部分の映像データだけを送信して、容量を少なくしています。普通これを行うと、動きが不自然になってしまいますが、現在のテレビ会議は、高度な圧縮技術を使っているため、動きがなめらかになっています。

より円滑なコミュニケーションを目指して

テレビ会議システムは、シンプルな作りのようでいて、日進月歩で中の技術が進歩しています。より円滑な映像コミュニケーションが可能になるように、品質の向上が進められています。テレビ会議を使えば、いまや目の前に人がいるかのように会議を行うことができます。膨大な映像データを送信側、ネットワーク側、受信側の三方で適切な処理を行うことで、スムーズな映像が伝わるように改良が重ねられているのです。 徹底比較!SkypeとFreshVoiceの違い 有料サービスには理由があります! WEB会議にはこんなに危険があるのをご存知ですか?不用意な選択は大変なことに!