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ウェブ会議ってそもそも何だっけ?今更聞けない事を徹底解説!

ウェブ会議導入のメリットとは

企業活動を行う上では、社員同士の意見を交わし合う、あるいはサービスの説明をするための会議というものが必要不可欠です。従来では、これらの会議というものは、会議に参加する人々が一か所に集まって、時間も参加者全員が一カ所に集まることができる時間帯を調整し、参加者全員が集まることができる場所をとりセッティングを行ったうえで、全員分の資料を用意しなければなりませんでした。これらの条件を達成することは、ときに非常に難しいことでもあり、そのような問題を解決するもののひとつとしてウェブ会議が生み出されました。

ウェブ会議とは、物理的に離れて遠隔地にいる相手との会議をインターネット回線のWebを利用することによって可能にするシステムのことをいいます。資料やアプリケーション、デスクトップの画面を会議する参加者全員で簡単に共有して、音声や映像、チャットなどによってコミュニケーションを行うことで会議を進めます。

必要となる機材は、インターネット回線に接続することができるパソコンとスピーカーやマイク、ヘッドセットなどの音声機材、そしてWebカメラなどです。会議に参加する人数などによっては、映像入力アダプタに大型のディスプレイなどの周辺機器を必要とすることもあります。これらの機材を一通り用意することで、簡単にウェブ会議を進めることができるので、便利です。 従来行われてきた、直接集まって行う会議にも、相手の態度や表情を理解しやすく会議を円滑に進めることができるほか、信頼度が上がるなどといった様々なメリットがあります。

しかし、ウェブ会議のメリットはその技術進歩によって、これらのメリットを上回ることもあるほどです。ウェブ会議のメリットの第一は、もちろん場所を問わず遠隔地にいる者同士が会議をすることができるため、時間を効率的に使うことができることが第一です。これに合わせて、移動時間や費用を削減することもできます。そして、インターネット回線上で資料を共有できるので、様々な準備の手間が省けるということもメリットになります。

Web会議とテレビ会議の違いとは

ウェブ会議のほかにも、遠隔地にいる者同士ができる会議というものがあります。それがテレビ会議であり、企業での導入としてはウェブ会議よりも早く行われていました。ウェブ会議とテレビ会議は、どちらも遠隔地を結ぶ会議ではありますが、両者ではどのようなことが異なるのかといった疑問があります。

テレビ会議とは、会議室などの専用スペースに専用の機器(ハードウェア)を設置して利用する会議です。利用回線は、インターネット回線ではなく専用回線のイントラネットであり、機材も専用末端が必要となります。一見すると、ウェブ会議とテレビ会議とでは、使用する回線以外はほとんど同じように思われますが、大きな違いがあります。

ウェブ会議とテレビ会議の大きな違いは、費用の問題と場所の制約があるのかどうかという問題です。ウェブ会議では、使用する機材は既存のパソコンを使用すればよいのでたいして掛かりませんが、テレビ会議では専用機材が必要でその設置費用がかかり、性能を向上させるためには新たにハードウェアを購入しなければなりません。また、ウェブ会議はインターネット回線を使用するため、インターネットに接続できる製品があるのならば場所を選ぶことなく会議をすることができます。パソコンをはじめとしてタブレットやスマートフォンに対応したシステムを導入すれば個人の作業机でも会議ができ、専用機材を設置した会議室でしかできないテレビ会議とは異なり、場所を選ぶことがありません。