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Web会議システムの資料共有機能とは?テレビ会議システムでも資料共有はできるのか?

テレビ会議で利用できる資料共有機能

テレビ会議システムにおける資料共有機能は、映像データを同時に2つ以上送受信できる機能です。従来は、それぞれのメーカーが独自のモードでこの機能を備えていました。しかし、異なるメーカーにおける相互接続性を向上させるため、2003年からは国際標準化されています。PC画面およびカメラ映像を同時に送受信し、表示できる機能はメーカーによって様々な名称の製品があります。ただし、規格としては「H.239」と呼ばれる仕組みが使用されているのが特徴です。

テレビ会議では、この「H.239」を使ってカメラ映像とPCに表示される画面のデータ両方を送信します。具体的に言えば、テレビ会議システムとPCをケーブルで繋ぎ、PC内のデスクトップ画面を読み込んで相手に送って表示します。つまり、テレビ会議に備わった資料共有機能は、あくまでも相手に自分のデスクトップ画面を見せるだけなので、双方から資料に書き込みを行う作業はできません。

Web会議システムにおける資料共有機能

Web会議システムでは、資料共有機能を備えているものが殆どです。テレビ会議とは異なり、Web会議ではフリーハンドで描画できる機能などがあり、資料内で説明したいポイントをより効果的に伝えられます。Web会議はパソコン上のアプリケーションを利用する強みを活かし、単に資料を表示させるだけでなく、接続先から資料データに入力したり書き込みすることも可能です。 Web会議にはいくつかの代表的な共有方式があります。

例えばファイル共有形式では、ファイルを参加者それぞれの端末に配布します。この形式では動画やアニメーションの同期再生が可能で、マーカーペンの機能を使って書き込みもできます。また、アプリケーション共有形式では、操作権を譲渡することで、双方向からの編集操作が可能に。

さらに、共有ホワイトボードに双方から書き込みを行う機能も。これはホワイトボード形式と呼ばれ、Web会議上で参加者が自由にホワイトボードに書き込んでいきます。実際にホワイトボードを使用するようにフリーハンドで描写したり、ペン先の太さや色合いを選択できる点も特徴です。もちろん、記載された文字も線は自由に削除できます。 

ipadを利用すれば遠隔地での資料共有も便利に

単なる資料共有だけでなく、資料に書き込める点が便利なWeb会議システム。本社と支社および工場などを繋ぐ場合だけでなく、最近は外出先からスマートデバイスを利用して会議に加わるケースが増えています。 Web会議システムなら、遠隔地でもipadなどのタブレットを使って資料共有を可能にする製品もあります。このような製品では、ipadのタブレットを用意すれば、会議で使用される同一の資料を閲覧しながら、その資料にマーキングしたり書き込みすることも可能。

インターネットに接続できる環境が整っていれば、日本国内はもちろん、世界中の国からでも利用できます。 参加者のPCあるいはipadのタブレットにアプリケーションをインストールしておくと、会議資料の共有も簡単。ipadのカメラやマイク、スピーカーが使えるので、大掛かりな準備も必要なく、即座に会議に加われます。

例えば、商品に関する情報を工場から本部に報告したい時もスピーディになりますし、工事現場から本社に工事箇所の確認あるいは許可を得たい時に利用されるケースも。さらに、室内への機材持ち込みが困難な場所でも手軽に使えるので、PCを置きにくい場所からでも会議に参加できます。なお、災害発生時には緊急連絡用として活用できる点がメリットです。