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Web会議導入のメリット

web会議はリアルタイムでコミュニケーションが可能

web会議の最大の利点の一つに、パソコンなどのインターネットに接続されたものがあれば、場所を選ばずに会議をすることが可能ということです。web会議は、映像や音声を使って会議をする事で一対一から複数人数の会議が可能です。部門間のコミュにケーションだけではなく、海外の支局にいる方との会議が可能です。

リアルライムで会議ができることにより、メールなどで返事に時間がかかることを避けることができるので、意思決定の時間を大幅に削減することができます。遠方に行く場合には、会社側は交通費を支給することになりますが、会議をする現地へ赴く必要がなくなることも時間短縮に貢献できるメリットになるといえます。

テレビ会議もあるのにweb会議の方が良い?

テレビ会議でも、もちろん遠方の方とのリアルタイムでのやり取りが可能です。大きな画面を使うことや明瞭な音声でやり取りすることができるのが特徴です。

しかし、資料やデータの共有ができないことがテレビ会議のデメリットです。テレビ会議では、資料を相手側に見せることはできますが、その際にはカメラの位置を資料の方まで移動させるという手間がかかってしまいます。

それに対してweb会議では、インターネットを使うことで簡単に資料を相手に送ることで共有することが可能です。また、会議中に意見をまとめたりした際には、資料を更新したい際には、その場で新しく編集し直して提供することもできるのでweb会議の方が効率的であるといえます。

コスト削減に貢献

web会議は、コストをできるだけ最小にとどめることができます。例えば、会社にパソコンなどの機械が既に用意されている場合では、それを利用して会議をすることができるので追加の機械を購入する必要がありません。

パソコン以外にもインターネット環境が整ってさえいれば良いので、携帯電話を使って会議をする事も可能です。一方でテレビ会議は、ネットワークの接続が強いことが利点ではありますが、初期費用がweb会議の場合よりもかかってしまうのでできるだけコストを抑えたい場合にはお勧めできません。

大切な情報を保存する

web会議では、会議内容をそのまま録画することができます。この機能が役立つ場合は、会議でいい情報を共有したからその内容を覚えておきたいという場合でしょう。文字や図だけの情報で会議内容を記録するということもできますが、会議で思いついたことをまた思い出したい場合では、どうしても図や文字だけではイメージがしにくい可能性があります。

そのような場合に映像と音声で細かく記録された資料を使うことができれば、過去に行った会議をもう一度再現することができます。そこから会議中には思いつかなかった考えが浮かんだりすることも考えられるでしょう。思いついたアイディアは、その場でパソコンなどを使って会議資料にメモをするなどして編集することができます。

コストの削減よりも大きなメリットがある

WEB会議を利用すればわざわざオフィスに出向く必要が無く、その場で出席できるため、移動時間が無い、交通費などのコストが大幅にカットできると言った面でメリットが多くあります。

それらは確かに、WEBの持つ大きなメリットではありますが、実は素晴らしいメリットが、他のところにもあるのです。

メリット①意思疎通の精度

車買い取り専門で広く知られている、株式会社ガリバーインターナショナル様は、エイネットのテレビ会議サービス「Fresh Voice」をご活用いただいているお客様の一社です。

ガリバー様に、実際にFresh Voiceでのテレビ会議を行っていただいたところ、「会議へ出席している人の表情の変化、様子から、コンディションや状態の把握具合いがはっきりと分かるようになったため、意思疎通がこれまでよりも鮮明に、分かりやすくなった」といったご感想を頂きました。

つまり、様々な仕事において、コミュニケーションとはニュアンスが最重要だということです。 ガリバー様の例だと、その中古車のコンディション・状態の具合をどれだけはっきりと把握しているかなどが挙げられます。

コミュニケーションの質が上がる

例を挙げると、社内など、現在は自分の近くにいない部下に対してメールで業務指示を出した時、「はい」という返事が来たとしても、はっきりと理解した上で、同意している、積極的に行えるという意味の「はい」か、仕方なく「はい」と答えたかの違いは、メールを出した上司にとっては、無視できない違いでしょう。 これは当然、どのような文面で指示を出したかによっても変わるものです。

しかし、社員が一堂に会して行う会議の場では、発言者は出席者の表情、態度、顔色などから、どれほど理解を得られているか、賛同を得られているかを把握し発言のニュアンスを微かに調整しながら進めていくではないでしょうか。

映像、音声の品質が非常に高いWEB会議システムを利用できれば、遠くにいる部下などに対しても本物の会議と同じほど、高レベルな意思疎通が可能になります。

まるで座っているかのような感覚

WEB会議は、遠くにいてもとなりに座っている、対面に座っているかのような感覚で会議を行えるのです。

参加者の緊密度をより高いレベルに持っていき、ニュアンスのすれ違い、微かな誤解をしっかりと防ぎ、意思決定をよりスピーディーに出来る効果が期待できます。

メリット②ファイル共有を用いた共同作業

また、Fresh Voiceは一般的なWEB電話とは違い、パソコンのファイルを共有したり、参加者のパソコンをリモート操作して作業を行うといったことも可能です。

現代のビジネスマンは、会議のみならず、商談や簡単な打ち合わせの際にもパソコンの画面を見ながら話を進めていくケースが多いです。 話の流れ、相手の要望などに合わせて必要な情報を次々と開いてお見せして、より深く、分かりやすく情報を交換しているのではないでしょうか。 これをほぼ同じことが、WEB上でもできるということです。

例えば、何らかのプロジェクトチームのメンバーを、全国各地に点在する拠点から選抜して進めていくとした際、メンバーは現在の拠点に居ながらでも、共同で足並みをそろえてプロジェクトを進められる、といった使い方が簡単に実現できるのです。

現在、WEB会議の大きなメリットはコスト削減が主だって取り上げられています。 WEB会議のメリットはそれだけではなく、社内のコミュニケーションの密度をぐっと引き上げて、全く新しい事業の取り組み方を開拓することもできる、非常に優れたシステムです。

Web会議が電話会議に比べて優れている点

従来は、はなれた遠隔地で会議を行おうと思うと、電話会議という手段がありました。ただ、電話会議は相手の顔が見えないため、ノンバーバルコミュニケーションを重視する日本の会議には、いまいちフィットしないという不便さがありました。

また、通常の電話機では、電話を持ちながらペンを持ってノートに書いたり、パソコンをタイピングしたりするのは非常に不便なものでした。また、音声通話の質も問題がありました。

しかし、テレビ電話が登場してからは、その点が一気に改善されました。自席で離れた場所にいる相手と会議ができるという利便性はそのままに、これまでの電話会議の不便さがすべて解消されています。具体的には、顔を見て話すことができるので、コミュニケーションの質が改善します。

また、会議に参加しながら両手でノートとペンを動かしたり、マウスとキーボードを操作したりなどが可能です。そして、最近ではインターネット回線の速度も早くなり、通信も大きな容量を送れるようになったので、通信全体の画像の質や音声の質も向上しています。

電話会議に比べて、はるかにスピーディに意思疎通ができるため、Web会議システムは急速に普及しています。

通信費が格安になり、費用削減効果が

いまやインターネット回線を引いていないオフィスはありません。

そして、Web会議システムはインターネット回線を利用して、ソフトウェアで通信を行うもののため、インフラにかかるお金は0円となります。これまでは電話会議で通信費がかかっていたのと比べると、Web会議の優位性がわかるでしょう。

電話会議では伝えられなかった、資料を同時に共有し、同じ書類・同じ画像を見ながらのコミュニケーションも可能となりました。

電話会議からWeb会議に、遠隔地会議の質がアップしたことによって、より生産性が高まり、企業は自分たちが本来すべきことに集中できるようになっていったのです。

徹底比較!SkypeとFreshVoiceの違い 有料サービスには理由があります!WEB会議にはこんなに危険があるのをご存知ですか?不用意な選択は大変なことに!

まとめ

いかがでしたでしょうか。web会議の全体的なメリットについてご理解いただけたのではないかと思います。場所を選ばずに会議ができるこの仕組みは年々普及しつつあります。多国籍企業など世界を基準にしている企業ではweb会議使用の利点は多くあります。

もちろん音声などの不具合がある場合はデメリットにもなりますが、インターネットや音声装置が問題なく使用できる環境が整っている場合は効率を重視した会議が可能です。できるだけ長時間会議にならないように工夫するための手段としてweb会議は大幅な時間短縮が可能です。したがって、場面に合わせて活用していくと良いでしょう。


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