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Web会議導入のメリット

web会議はリアルタイムでコミュニケーションが可能

web会議の最大の利点の一つに、パソコンなどのインターネットに接続されたものがあれば、場所を選ばずに会議をすることが可能ということです。web会議は、映像や音声を使って会議をする事で一対一から複数人数の会議が可能です。部門間のコミュにケーションだけではなく、海外の支局にいる方との会議が可能です。

リアルライムで会議ができることにより、メールなどで返事に時間がかかることを避けることができるので、意思決定の時間を大幅に削減することができます。遠方に行く場合には、会社側は交通費を支給することになりますが、会議をする現地へ赴く必要がなくなることも時間短縮に貢献できるメリットになるといえます。

テレビ会議もあるのにweb会議の方が良い?

テレビ会議でも、もちろん遠方の方とのリアルタイムでのやり取りが可能です。大きな画面を使うことや明瞭な音声でやり取りすることができるのが特徴です。しかし、資料やデータの共有ができないことがテレビ会議のデメリットです。テレビ会議では、資料を相手側に見せることはできますが、その際にはカメラの位置を資料の方まで移動させるという手間がかかってしまいます。

それに対してweb会議では、インターネットを使うことで簡単に資料を相手に送ることで共有することが可能です。また、会議中に意見をまとめたりした際には、資料を更新したい際には、その場で新しく編集し直して提供することもできるのでweb会議の方が効率的であるといえます。

コスト削減に貢献

web会議は、コストをできるだけ最小にとどめることができます。例えば、会社にパソコンなどの機械が既に用意されている場合では、それを利用して会議をすることができるので追加の機械を購入する必要がありません。

パソコン以外にもインターネット環境が整ってさえいれば良いので、携帯電話を使って会議をする事も可能です。一方でテレビ会議は、ネットワークの接続が強いことが利点ではありますが、初期費用がweb会議の場合よりもかかってしまうのでできるだけコストを抑えたい場合にはお勧めできません。

大切な情報を保存する

web会議では、会議内容をそのまま録画することができます。この機能が役立つ場合は、会議でいい情報を共有したからその内容を覚えておきたいという場合でしょう。文字や図だけの情報で会議内容を記録するということもできますが、会議で思いついたことをまた思い出したい場合では、どうしても図や文字だけではイメージがしにくい可能性があります。

そのような場合に映像と音声で細かく記録された資料を使うことができれば、過去に行った会議をもう一度再現することができます。そこから会議中には思いつかなかった考えが浮かんだりすることも考えられるでしょう。思いついたアイディアは、その場でパソコンなどを使って会議資料にメモをするなどして編集することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。web会議の全体的なメリットについてご理解いただけたのではないかと思います。場所を選ばずに会議ができるこの仕組みは年々普及しつつあります。多国籍企業など世界を基準にしている企業ではweb会議使用の利点は多くあります。

もちろん音声などの不具合がある場合はデメリットにもなりますが、インターネットや音声装置が問題なく使用できる環境が整っている場合は効率を重視した会議が可能です。できるだけ長時間会議にならないように工夫するための手段としてweb会議は大幅な時間短縮が可能です。したがって、場面に合わせて活用していくと良いでしょう。