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Web会議システム初心者講座【Q&A】

Web会議システム一問一答

Q Web会議システムとはどういうものなのでしょうか?

A Web会議システムは、インターネットが利用できる複数の拠点間で、音声のみならず映像や資料も用いながらのやり取りを可能にするコミュニケーションツールのことです。以前は遠隔会議と言うとテレビ会議が主流でしたが、インターネットとパソコンの普及に伴い、現在はWeb会議が一般的になっています。

Q Web会議システムとテレビ会議システムは同じではないのですか?

A 基本的な仕組みは同じですが、厳密に言うと違います。インターネットを使ってパソコンやタブレットなど、様々な端末で対話が出来るWeb会議システムに対し、テレビ会議システムは、電話のように専用線と専用端末の設置が必要となります。

Q どういったことにWeb会議システムは使えますか?

A 例えば、本社とは遠く離れた別の支店の担当者とやり取りする時に、Web会議システムを使用することでそれぞれがその場にいたまま会議を行うことが可能になります。また、テレワークというスタイルで働き、自宅で業務を行いながら本社や別の会社の担当者とやり取りをする際にもWeb会議を通じることで円滑なコミュニケーションを図ることができます。

Q Web会議システムは一対一で行うものなのでしょうか?

A Web会議は一人対一人のみならず、例えば、Aという場所からは1人、Bという場所からは2人、Cという場所からは3人が同時に同じ会議に参加する場合など、色々な人数の組み合わせで行えます。

自席から一人で会議に参加する場合などは、マイクとスピーカーの代わりにヘッドセットを用意する、複数人が集まった場所と別の場所を繋ぐ場合は大型のディスプレイや広角カメラを使用するなど、その場の状況に合わせた機材を揃えるとやり取りがよりスムーズになります。

Q Web会議システムを利用するにはどのような機材が必要でしょうか?

A 一般的にはパソコンにマイクとスピーカー、Webカメラが必要となります。ただし、ノートパソコンやタブレットなど端末本体にそれらが内蔵されている場合、外付けのWebカメラなどを用意する必要は必ずしもありません。

Q Web会議システムを利用するにあたって推奨される環境はありますか ?

A 基本的に、インターネットが利用できて必要な機材が揃っていれば、Web会議システムを使用できます。ただし、利用するWeb会議システムによってはOSやブラウザなどが指定されている場合がありますので、事前に確認することが必須です。

Q Web会議システムを利用することのメリットはどのようなものですか ?

A Web会議システムを利用することのメリットには、遠隔地に出張することの手間と経費を削減できることがまず挙げられます。その他には、大きい会議室がなくて大人数が一度に集合できない場合などにもWeb会議を使えば参加者がそれぞれの自席から会議に臨むことができます。

Q Web会議システムを利用することで生じるデメリットはどのようなものが考えられますか ?

A デメリットとしては対面形式の会議では起こり得ない、操作の間違いや技術的な問題が発生しうることが挙げられます。あまりないことかもしれませんが、操作を誤ってしまい意図しない人のもとへ会議が繋がってしまったり、パソコンのスペックが足りないために音声や映像が乱れがちになったりするということに注意する必要はあります。

Q Web会議システムには色々な種類があるのでしょうか?

A 現在、Web会議システムを提供する会社は複数あり、そのそれぞれに特徴があります。シンプルさに特化していてワンクリックで会議を始められるものもあれば、Web会議の画面上のレイアウトを自分で変更できるものもあるなど、Webで会議ができるという基本的性能は同じながらも細かい部分で違いがあります。

Q Web会議システムの利用にはどのくらい料金がかかりますか?

A 無料のものから有料のものまであるので様々に分かれています。無料のものは有料のものに比べて、画質や音質が悪い、同時に利用できる人数が少ないなどといった傾向があります。有料のものは、初期費用に加えて月額利用料がかかるという料金プランが主流であり、オプションをつけるかどうかによってもその料金は大きく変わります。