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テレビ会議システム初心者講座【Q&A】

テレビ会議システム初心者が気になっていること

Qテレビ会議システムとは何ですか?
Aモニター、スピーカー、マイクなどの専用機器を使って、遠隔地と映像・音声を共有して会議を行うことができるシステムです。

Qテレビ会議システムの種類はどんなものがありますか?
A大きく分けて、専用端末が必要なものと、パソコンにソフトウェアをインストールしたり、Webブラウザで利用できるものの二種類があります。後者は、一般的にWeb会議システムと呼ばれています。

Qテレビ会議システムを利用するメリットは?
A遠隔地への移動が不要になるため、出張費や移動時間の削減が可能になり、生産性の向上が期待できます。 品質の良い専用機器を利用することで、大人数同士の会議でも問題なく実施できます。

Qテレビ会議システムのデメリットは?
A映像・音声の品質が良い製品を選ばないと、映像が乱れたり音声が途切れたり、スムーズに会議を行うことができません。

また、専用機器が必要になるため、導入費用が高額になる場合があります。 映像・音声の品質は、利用するネットワーク回線の通信速度にも左右されるため、必要に応じてネットワーク回線の補強も必要になる場合があり、さらに導入費用がかかる場合もあります。

Qテレビ会議の機器はいくつ必要ですか?
A自分と相手先の、最低2セットは必要になります。 ただし、パソコンとも接続できるテレビ会議システムもあるため、自分もしくは相手先に1セットあれば、もう片方はパソコンでテレビ会議が可能な場合もあります。

Qテレビ会議システムを導入するために、専用機器以外に用意するものはありますか?
A専用機器を設置するため、テレビ会議用の専用会議室を用意する必要があります。 専用の会議室を用意することが難しい場合は、専用の機器が不要なWeb会議システムがおすすめです。

Qテレビ会議システムの導入を検討していますが、うちの会社で活用できるかどうか不安です。
Aパソコンや機械に苦手意識のある社員が多い場合は、あまり機能の多すぎる製品を選ばない・ユーザー教育に力を入れることが大切です。

直感的に操作できる簡単な製品を選び、実際に操作しているところを見てもらう場を作るなど、苦手意識を払拭できるように工夫しましょう。

Qテレビ会議システムを導入するには予算が足りません。
AWeb会議システムの導入を検討してみてください。テレビ会議システムのような専用機器は不要で、マイク・スピーカー付きのパソコンがあれば利用できるため、テレビ会議システムより安価に手軽に導入できます。

Q映像・音声が途切れたりしませんか?
A選ぶ製品、使用するネットワーク回線の品質によっては映像・音声が途切れることがあります。 製品を決定する前にしっかり製品とネットワーク回線の品質を確認しましょう。

Q取引先ともテレビ会議を実施できますか?
A製品によっては可能です。 社内ネットワーク内にテレビ会議システムのサーバーを置く場合は、社外ネットワークからもサーバーに通信できるようにしておく必要があります。

Q製品がたくさんありすぎて、どのテレビ会議システムを採用したらいいかわかりません。
Aテレビ会議システムの基本的な機能は、映像・音声のやりとりなので、それ以外の細かい機能がどこまで必要かを改めて考えてみましょう。

不要な細かい機能があまり多すぎると、操作が難しく、せっかく導入したのに社員が活用しきれないということもあります。 それに加え、セキュリティ要件とサポート体制もしっかり確認・比較することが大切です。