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ipad会議可能なWeb会議システム、製品比較で気をつけるべき点はここ!

ipadを使用したWeb会議が有効なのはこんな場面

iPadを活用してWeb会議ができるようになれば、外出先あるいは移動中でも、時間や場所を選ばずに会議に参加することができます。また、iPad会議ならPCや周辺機器が揃っていなくても問題ありません。

現場と会議室を繋ぎ、製品の状態や生産ラインの状況を映し出してリアルタイムで情報を共有することができます。建築現場や店舗のように専用機材の持ち込みが難しい場所でも対応が可能です。

さらに、商談中に顧客から専門的な説明を受けたり、質問に対する回答を求められる場面もあるでしょう。そんな時も、iPad会議なら即座に会社の担当者をWeb会議に読んで、商談に参加してもらうことができます。では、Web会議システムを実際に選んでいくにあたって、比較すべき点はどのような点なのでしょうか。

Web会議システムを比較する時に注目すべき点は?

iPad会議を実際に導入したいと考えている場合、Web会議システムの製品比較で注目しておきたいのは以下の5点です。まずは、操作性が直感的かということ。せっかくWeb会議システムを導入しても、上手く操作できないために時間が余計にかかるケースも少なくありません。

その点、直感的な操作で利用できるシステムなら、誰でも容易に会議を進行することができます。後から後悔しないためにも、無料体験などを利用して操作性の良さを確認することが大切です。

2つ目は、音声や映像をスムーズに通信できるかどうかです。コミュニケーションを行う上で最も大切なことは、相手の表情までしっかりと見えて、会話の内容も正確に聞き取れること。特にビジネスの現場では、重要な会議の最中に音声が切れて相手の発言が聞こえないとなれば、会議に支障が出てしまいます。

インターネット回線を使って接続を行うWeb会議システムの中には、接続拠点数の増加が原因で映像がフリーズしたり、音声が途切れる製品も見られます。また、海外に存在する拠点と繋ぎたい場合は、回線自体が不安定になることも予想されます。

したがって、どんな環境においても通信が安定している製品を選ぶのがポイントです。例えば、帯域を自動で制御する機能を備えているタイプもありますので、快適に通信できるシステムを選んで下さい。

3つ目のポイントは、自社の目的に合う機能を搭載しているかどうかです。例えば、動画を使用した研修を参加者に配信したい時は、動画配信機能が採用されているシステムが必要です。最近のWeb会議システムには、便利で効率的な機能が数多く搭載されています。製品を選ぶ際は、それぞれの製品に備わっている機能の内容を必ずチェックしましょう。

4つ目は、費用とセキュリティ面のバランスです。Web会議システムでは、大きく分類すると導入形態が二種類あります。費用を優先するなら、多くの場合はクラウド型でのシステムになるでしょう。

一方、多少の費用がかかったとしてもセキュリティを重視したい場合には、非クラウド型システムが適している可能性が高いです。 Web会議を実際に導入する会社では「効率的な業務の実現」と「費用の削減」を目的にしていることが多いので、つい費用を優先してクラウド型システムを選択する場合が多いです。

しかし、開催する会議の内容や重要度に応じて重視すべきポイントは当然ながら変わってきます。例えば、情報漏洩およびデータの損失というリスクを極力避けたいのであれば、導入する前にセキュリティに関して事前にヒアリングを行いましょう。その結果をもとに、セキュリティ面がより充実しているWeb会議システムを選んだ方が無難です。

最後に、万が一の際のサポート対応がしっかりしているかどうかも大切です。サポート体制が不十分なシステムを選んでしまうと、緊急時に会議の進行ができなくなってしまう可能性があります。中には、サポートデスクになかなか電話が繋がらない、修理は数日後にしかできないということも。トラブルが起きてもすぐ対応してくれるサポート体制が整っているか、導入する前に十分確認して下さい。