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TV会議・Web会議、サポートサービスのその内容とは?

TV会議・Web会議のサポート保守の内容とは

実際にTV会議、Web会議を導入したあとに気になるのが、どういったサポート保守を受けられるのかという点ですよね。保守サービスにも有料、無料のものがあり、受けられるサポートの範囲が違います。

まず、無料の保守ですが、メーカーによって様々で基本的に製品を購入後一年間の製品保証がつきます。この製品保証は、例えばカメラが故障した、リモコンの調子が悪いといった際に無償で交換してもらえるサービスです。

またメーカーによるソフトウェアアップデートを無償で適用することも保守サポートに含まれていることがほとんどです。しかし、製品購入とは別に購入したACアダプターなどはサポートの範囲外であることが多いです。

では有料のサポートはどうでしょうか

続いて有料の保守サービスではどのようなサポートを受けられるのでしょうか。まず、サポートデスクによる障害受付があります。サポート内容によって対応時間は変わりますが、24時間365日もしくは平日9時から17時のどちらかが一般的だといえます。

コールセンターに問い合わせると、どういった障害で今後どのように対処するかを切り分けてくれるので、TV会議を運用している側が分析する必要はありません。次に、故障時の対応です。有料の場合、大きく分けて2つのサービスがあります。

1つ目は、センドバックによる対応です。これは故障した機器をメーカーに郵送し、修理したものを送り返してくれるというサービスです。無料のサポートでも類似のサポートを受けることはできますが、有料の場合、修理している期間、代替機を貸し出してくれることが大きな特徴だと言えます。このサービスによって、故障してしまってもTV会議のシステムをいつでも利用することができます。

2つ目はオンサイトによる保守です。これはトラブル時にサポートデスクに問い合わせると、専門の技術者が駆けつけてくれて、障害の切り分け、代替機との交換、復旧作業などを現地で行ってくれるというサービスです。

駆けつけてくれる時間は様々ですが、問い合わせ後4時間の場合もあれば、2営業日かかる場合もあるので注意が必要です。このように有料のサポートであれば、かなり手厚いサービスを受けることができます。

TV会議の利便性は業種別の導入事例を見るとわかりやすい

TV会議の導入事例は、業種別に見ていった方が利便性が伝わりやすいでしょう。 人材派遣のサービス業を営んでいるある企業では、遠隔地のクライアントと気軽にコミュニケーションを取るために、TV会議システムを導入しました。

人材派遣サービスにおいて、クライアントとの信頼性の構築は不可欠です。しかし、全国展開している同社では、信頼を獲得できるほど出張を繰り返すと費用がかかり過ぎてしまうことが問題になっていました。

TV会議はコストがあまりかからず、顔を見ながら会話することができます。信頼性を築きやすいコミュニケーションツールとしてTV会議が同社では活躍しています。

製造業は、海外で生産した方がコストを削減できることが少なくありません。しかし、いくら人件費などが安く抑えられても、海外出張を行えば経費がかかります。そうした課題の解決にTV会議を役立てようと考えたある製造業の企業では、TV会議を導入しました。これまでにも電話やメールでやり取りを行っていましたが、製造に関わる問題は映像なしでは伝わりにくいこともよくありました。

TV会議を導入した結果、スムーズに課題を共有し、問題を解決しやすくなったのです。また、同社では、TV会議を導入したおかげで、海外の工場ともコミュニケーションが活発化し、業務効率の上昇やコストダウンに繋がりました。

卸売業は、生産者などから商品を仕入れて、小売商に売り渡すという性質上、綿密なコミュニケーションが不可欠です。そのため、卸売業を営むある企業では経営層がTV会議の導入の必要性を訴えました。それがきっかけで今では国内拠点だけでなく、海外拠点とも綿密にコミュニケーションを取ることに成功したのです。

何度もやり取りする必要がある卸売業にとって、TV会議の導入は、大きなコスト削減に繋がったのです。また、同社では導入したTV会議システムをさらに役立たせるため、仕入れの際の品質チェックにも利用できないか検討を行っています。

TV会議システムは目的別に選ぶ方法も効果的

TV会議システムを選ぶ際は、目的別に選ぶ方法も効果的です。目的別でのTV会議システムの選び方は、こちらのブログを参考にすると良いです。

ブログタイトル:ビデオ会議システム、目的別選び方ガイド 「ビデオ会議」とはTV会議のことと考えてもらって構いません。ポイントは、TV会議とWeb会議の2種類が存在するところです。この2つはよく似ていますが、仕組みが違います。 Web会議の場合はソフトウェアを起動させることで、サーバーを通して映像の送受信を行う仕組みです。それに対し、TV会議はサーバーを通さず、直接相手と繋がることが可能なのです。 相手の表情をよく見たいという目的の場合は、TV会議がおすすめです。

専用の機械を設置することで、臨場感あふれる映像のやり取りができます。両者が専用の機械を設置して、その場所で会議を行う必要がありますが、安定した映像の送受信が可能です。 費用をかけずに会議を行いたいという目的の場合は、Web会議が良いでしょう。インターネットを利用するため、パソコンだけでなく、スマートフォンなどでもやり取りできます。

専用の機械を設置する必要がないため、費用もかからず手軽に行えるというメリットがあります。 また、解約も簡単なので、TV会議システムを1度試してみたいという場合にもおすすめです。 他にもさまざまな目的に合ったTV会議システムがありますから、紹介したブログを参考に選んでみると良いかもしれません。

FreshVoiceの事例を紹介

FreshVoiceという製品は、業界を問わず、数多く導入されています。FreshVoiceの事例はこちらのサイトを見るとわかりやすいでしょう。

  FreshVoiceを導入した企業の感想やメリットなどを閲覧することができます。官公庁や学校、企業などさまざまな導入事例があるため、TV会議システム選定担当者の人も、自分のケースに近いものを見つけることができるかもしれません。

FreshVoiceは、Web会議システム市場でトップのシェアを誇ります。無料トライアルもあるので、まず試してみることをおすすめします。

代表的な製品をご紹介します。

上記では、TV会議・Web会議のサポート範囲について解説しました。次に実際の製品についてご紹介したいと思います。今回ご紹介するのはFreshVoiceです。この製品は国内の導入実績が4,000社を越え、様々な業界業種に導入されています。

FreshVoiceは「誰でも簡単に、すぐにWeb会議が開催できる」というコンセプトのもと、3クリックでセキュアに多拠点を繋いだWeb会議が実施できる点が強みとして挙げられます。Web会議の課題としてセキュリティの問題があります。ネットワークを介して会議を実施する以上、やはり外部からのサイバー攻撃を受けたり、盗聴されるリスクがあります。

ですが、この製品は2003年の発売以降、一度も乗っ取りや改竄といった被害を出していません。もう一つの強みとして手厚いサポート体制が挙げられます。環境や機器の問題で音声が聞こえない際など、サポートデスクを用意していて、適切なサポートを最適なタイミングで得られる安心感があります。

例えば、サーバーのホスティング。セキュリティの観点からサーバーを外部に出してしまうことに不安があるが、コストの都合上自社内にサーバーを置くことができない場合に専用のデータセンターを利用することができます。データセンターには専門の技術者がおり、トラブル時には迅速な対応も可能です。

また、リモート操作でのメンテナンスも利用することができます。操作方法が分からなくなったり、トラブルが起こった際にわざわざ来てもらわなくても、リモートで操作してもらうことで操作方法の説明やトラブルシューティングを受けることが可能です。このようにFreshVoiceもサポート体制がしっかりしているので安心です。

TV会議・Web会議利用中なら知っておきたいセキュリティ用語と知識

暗号化

PC内のデータ内容を第三者からは分からなくすること、またはその技術です。パスワードの保存や電子メール、無線LANなどのデータ通信を行う場面でよく利用されています。暗号化されたデータは実際のものと全く違う形になるため、データが必要なら元の状態に戻す作業が必要です。この作業を「復号(ふくごう)/デコード」と呼びます。



インターネット上の通信では、「SSL(secure sockets layer)」という技術で暗号化されるのが一般的です。

インターネットを介するTV会議・WEB会議は、常に会議中の情報が第三者に漏れるリスクを抱えています。しかし暗号化技術を利用してデータのやり取りをすれば、もし盗み見られてもその内容を知られる心配がありません。

TV会議・WEB会議システムで利用される暗号化技術は、DTLS (Datagram Transport Layer Security)」や「SRTP (Secure Real-time Transport Protocol)」が有名です。

ファイアウォール

外部のネットワークと通信する際、そのネットワークが安全かどうか判断するシステムです。または、そのシステムが組み込まれた端末などのことを指します。

もしネットワークが安全でないと判断された場合には、通信を拒否することが可能です。ファイアウォールの導入は、ネットワークを介しての外部からの攻撃や、不正なアクセスの防止に繋がります。

現在のインターネット通信では導入が必須とも言えるセキュリティ技術です。 ファイアウォールには個々のコンピューターを守るタイプと、組織のネットワーク全体を守るタイプがあります。

後者のタイプは、社内LANと外部のインターネットとの間に設置されます。 会議の情報を守るためには、使用する通信機器全てにファイアウォールを導入しているのが望ましいですね。

オンプレミス

自社のサーバーへ設置して利用できる、TV会議・WEB会議システムの1種です。「サーバー型とも呼ばれます。それに対して、「クラウド型」は外部のサーバーへ設置するシステムです。オンプレミス(サーバー型)は外部のサーバーと接触しないため、情報の漏洩や不正なアクセスを受けるリスクが低いと言えるシステムです。

オンプレミスタイプの会議システムは、セキュリティ面の他にも「自社に合わせたカスタマイズが容易」というメリットがあります。

・必要な機能だけに特化させる

・不要な機能は導入しない

といった環境のカスタマイズで、より快適な会議システムへと進化させることが可能です。またサーバーの混雑を避けられるので、通信の質を高く保つこともできます。 ただし、

・カスタマイズや障害への対応も自社で行うことが必要

・サーバールームの設置費用など、初期投資が高額

という点がデメリットです。

セキュリティ対策には、参加者それぞれの意識も必要

TV会議・WEB会議のセキュリティは、様々な技術の導入によってある程度は保たれます。しかし、それだけではセキュリティ対策として不十分です。 インターネットを介した会議で注意したいリスクは、例えばサーバー上へのファイルの置き忘れ。会議で使用した資料をサーバーに残しておくと、外部への流出や第三者に盗み見られる恐れがあります。

またウイルス感染や端末の紛失などのリスクもゼロとは限りません。これらのリスクは、会議の参加者それぞれが対策すべき課題です。 セキュリティ対策には、暗号化などの技術導入はもちろん必要。しかし会議に関わる社員全体で、セキュリティへの意識共有もできるとなお安心ですね。

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