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Web会議システム導入に失敗しない4つのポイント

目次 [表示を隠す]

Web会議とは、インターネットを経由して、離れた場所にいる相手とリアルタイムにコミュニケーションをするためのツールです。

しかし、ひと口にWeb会議システムといっても、メーカーによって機能や使い勝手が大きく違います。


「何だ、せっかく経費をかけて導入したのに、このWeb会議じゃ使いものにならないよ!」

と経営者から叱責されてしまうご担当者もいらっしゃいます。

そうなってしまう原因は、事前の調査不足にあります。


評判やマーケティングに惑わされて、自社の会議体に合わないWeb会議を導入しているケースがあとを絶ちません。Web会議は、自社の組織の特長や会議の種類・目的などを勘案したうえで、システムを選ぶ必要があります。


「洋服に身体をあわせる」のではなく、初めから「身体にあった洋服を選ぶ」ことが肝心です。


この記事では、これからWeb会議を導入しようと計画されている皆さまのために、「自社にあうWeb会議とは、どんな点に着目すれば良いのか」が分かる、4つの重要なポイントをご紹介いたします。


最適なWeb会議を選ぶポイントその①

企業風土にあっていますか?

1-1 組織の特長にフィットしていますか?

市場に出ているWeb会議システムには、主に、国内企業と欧米企業の製品があります。 その中から御社が導入するWeb会議システムを選ぶには、そのスペックを見ることも大事ですが、それよりも、そのWeb会議システムの「設計思想」を見極めることが重要です。 欧米メーカーは、欧米型のフラットな組織に適したものになっています。一方、国内メーカーは、ほとんどが日本企業に多い「ピラミッド型」の組織を意識したシステムづくりをしています。 御社の組織はどちらのタイプでしょうか。一般的に、日本の企業には、国産のWeb会議システムが向いているといえます。  

1-2 それは自社の「会議体」に適したWeb会議ですか。

欧米の会議の内容は、合意形成型のミーティングが多く、その案件にコミットしている人だけが出席してディスカッションをする会議がほとんどです。 日本の会議は一般的に、そこで議論をするというよりも、経営者や上司が社員や部下に重要事項を伝達する上意下達的な会議が多くなっています。 このため、具体的には、一人対一人または数人というミーティングを意識した外国のWeb会議システムと、一人(社長)対多拠点の多人数の会議を考えた国産システムという違いがあります。この違いを理解して、御社に最適なWeb会議システムを選ぶことが大切です。  

1-3 業態や企業規模にあったWeb会議を導入していますか。

例えば、サービス業で全国に店舗を展開している企業。土木・建築系で各地に現地事務所をお持ちの企業。一定の地域で数多くの支店・支社をお持ちの企業。そうした会社では、各拠点を一斉に結んで、朝礼や事務連絡などを行いたいというニーズがあります。 また、主要拠点だけを結んだWeb会議で十分、という会社もあります。 同じ国内メーカーのWeb会議システムであっても、御社の会議のニーズに適しているか、いないかを考えて選ぶことが必要です。スペックだけを見るのではなく、その設計思想もしっかりとチェックしておいてください。

最適なWeb会議を選ぶポイントその②

会議を盛り上げる音声になっていますか?

2-1 誰が話しているのかが聞き分けられるWeb会議ですか。

例えば、「会議の途中で音声が聞き取りにくくなってしまい、社長が怒ってしまった」というようなお話を数多くお聞きしています。すでにWeb会議を導入されている会社で、音声に関するトラブルに悩まされている会社は少なくありません。Web会議では、音声の品質が大変重要です。画面で相手の顔が見えていても、今、誰が話しているのかが分からなければコミュニケーションが成り立ちません。社長のお言葉なのか、他の社員の発言なのか、分からなければ話し方にも迷ってしまいます。 質問している人が分かれば、質問の意図も推測できるので、答えやすくなります。発言者が分からないと、議論がかみ合わない場合も出てきます。誰が話しているか分かることは、会議をスムーズに進めるだけでなく、議論をかみ合わせるためにも必要なことなのです。 仮に二人、三人が同時に発言したとしても全ての発言が聞き分けられる、ハッキリと音の伝わる仕組みを考えて作られたWeb会議システムを採用してください。 20181101-g01  

2-2 Web会議に最適なマイクとスピーカーを採用していますか。

Web会議において「音声」が大事ということは、ご理解いただけたと思いますが、その「音声」の品質を大きく左右しているのがマイクとスピーカーです。 Web会議ではどうしてもエコーが発生するため、まず、マイク・スピーカーに求められるのはエコーキャンセラー機能です。ヤマハのYVCシリーズ(YVC-1000/YVC-300)は、高品質の会話が実現でき、Web会議をストレスなく効果的に運用できるため、採用をお勧めしています。高品質な音のWeb会議環境を整えるためには、吸音を考えることも重要です。例えば室内の音の反響を抑える工夫をしておいてください。 20181101-g02  

2-3 複数拠点でテンポよく議論できるWeb会議でしょうか。

Web会議をスムーズに進めるためには、音切れや音声の遅延がないことが肝心です。 音声のミキシングは通常サーバーで行われています。Skype方式では、ネットワークのリソースを分析して、一番余裕のある端末をミキシング・サーバーとして使っています。しかし、その端末はサーバーとしての動作とクライアントとしての動きを1台で行うため、音声が不安定になってしまうのです。 その点、専用のサーバーで音声のミキシングを行う「Fresh Voice(フレッシュボイス)」などのWeb会議システムでは、音の遅延や途切れもなく安定した状態で会議を行うことができます。音声のミキシング方法をチェックしておくことも大変重要です。  

最適なWeb会議を選ぶポイントその③

会議の濃度を深める画像になっていますか?

3-1 緊張感を保つ臨場感ある画像のWeb会議になっていますか。

一般的に、会議とは「顔を突き合わせて話すこと」だともいえます。このため、遠隔地のメンバーと会議をするWeb会議においても、相手の顔が見えていることが重要です。高品質な映像があってこそ、クオリティーの高いWeb会議ができます。 フルHDに対応し、ハイビジョンレベルの高解像度を実現した「Fresh Voice(フレッシュボイス)」のようなWeb会議システムであれば、鮮明な画像であたかも目の前で会議をしているような臨場感が演出できます。出席者も経営陣が目の前にいる感覚で、緊張感を保つことができます。  

3-2アプリがスムーズに共有できるWeb会議でしょうか。

せっかくのWeb会議なのに、いまだにプリントされた資料を配布している。そのような会社もあるようです。Web会議では、情報を「見える化」する機能も必須です。会議では、企画書などの文書や画像データを共有しながら意見交換をすることが多々あります。Web会議においても、スムーズな情報共有機能が必要です。 また、共有した情報の重要な部分に色をつけたりアンダーラインをひいたり、追加情報を書き込むことができれば、出席者の理解が一段と促進されます。 さらに、会議の進行とともにその情報やデータを修正したり、書き換えたりする必要も出てきます。それが実現できるWeb会議システムなのかをチェックしておくことも大事です。  

3-3 画像をインターラクティブに共有できるWeb会議でしょうか。

活発な会議では、言葉のやりとりだけでなく、画像やデータの交換が行われる場面が増えてきます。Web会議においても、インターラクティブな情報交換が重要です。 会議に参加している双方のデスクトップを互いに公開できる機能が必要ですが、それだけでなく、一方の会議参加者側から他方の参加者側のパソコンを操作できるリモートデスクトップ機能があることも大切です。 会議のその場で、相手側のパソコンにあるデータやドキュメントを修正できれば、合意形成もスピーディーに行えます。  

最適なWeb会議を選ぶポイントその④

事業展開にアクティブに応えられますか?

4-1 緊急のミーティングが素早く開催できるWeb会議ですか。

言うまでもなくビジネスは生き物です。そのダイナミズムの中で、予約されている会議とは別に、緊急に会議を開かなければならない場合が多々あります。Web会議で、そのようなときに威力を発揮するのが「プレゼンス(電話帳)」機能です。 例えば「Fresh Voice」では、各支店・各拠点の社員がパソコンを立ち上げることによって在席が確認できます。そこで、緊急の場合でも、話したい相手とワンクリックでWeb会議を始めることができます。また、一斉呼び出しをすることも可能です。「Fresh Voice」は、経営者や本社側が能動的に会議を行えるWeb会議システムといえます。  

4-2 セキュリティーの心配がないWeb会議ですか。

Web会議で、誰もが心配するのがセキュリティーの問題です。会議の中では、企業にとって機密事項にあたるテーマも議論されるからです。インターネットを経由して映像や音声、データなどをやりとりする以上、情報流出のリスクがあることは確かです。そのWeb会議システムが、どの程度のセキュリティー対策をしているかを調べておくことも重要です。 「Fresh Voice」では、専用クライアントソフトを使用し、256bitの暗号化を行うなど、最高レベルの安全性を確保しています。さらに、「Fresh Voice」では、サーバーにデータを一切残さないシステムとなっているため、高度なセキュリティーが確保されています。  

4-3 BCPにも対応できるWeb会議になっていますか。

万一、災害などのリスクが発生した場合にも重要業務を中断させないBCP(Business Continuity Plan )。これは、Web会議システムにとっても重要な問題です。 もともとインターネットを経由しているWeb会議システムは災害に強い仕組みを持っています。中でも、「Fresh Voice」は高度な通信安定性を持っているため、非常時に適したWeb会議システムといえます。 「Fresh Voice」には、ドキュメント共有、デスクトップ共有などのグループウェア機能があり、社外からでもオフィスでの業務を行うことができるため、災害時のBCP対策としても有効です。  

まとめ

御社に最適なWeb会議システムを選ぶためのポイントをまとめてみました。

・まず、専用機を用いるテレビ会議か、インターネットを経由してソフトウエアで稼働するWeb会議かを検討してください。これからの時代は、断然、Web会議がおススメです。 昨年の調査によれば、101人以上の企業では、約40%*がWeb会議を導入しています。 ・Web会議に決めた後は、自社の企業風土や会議体のあり方を確認して、海外の製品にするか、国産のWeb会議システムにするかを決めます。 ・そのWeb会議システムは、音声が途切れないか、エコーなどの雑音がないか。会議にとって重要な「音」のチェックも入念にしてください。 ・画像のクオリティーも重要です。さらに、資料やデータ、アプリケーションの共有がスムーズにできるかも大切なチェック項目です。 ・最後に、セキュリティーのレベルや、万一の災害に備えたBCPの機能なども調査しておく必要があります。 ・そして、実際にデモをしてみて、御社に最適なWeb会議システムかを見極めてください。 *引用:2017年キーマンズネット&TechTargetの調査より


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Web会議の失敗例。こんな導入は失敗する!

Web会議は非常に便利なものです。 職場の生産性を大幅に向上してくれます。

しかし、何でもかんでもWeb会議さえ導入すれば、良いというものでもないのです。 安易に導入してしまって、失敗する、ということも起こります。 どのようなケースで失敗するのでしょうか。

人数が多く使用回数も多いのに、クラウド型を導入してしまった

たとえば、今人気のクラウド型サービスを考えてみましょう。 Web会議にも、サーバ側ですべて処理するクラウド型があります。 非常に便利で、なおかつ人数ごとにアカウントを振り分けることができるため、IDの使い回しなどが発生せず、合理的です。

しかし、クラウド型Web会議を使ったは良いものの、思ったより使い勝手がよく、頻繁に使うことで、使用料が跳ね上がるというケースがあります。 クラウド型Web会議は、従量課金制なため、使ったら使っただけ料金がかかります。 せっかく経費削減でWeb会議を導入したのに、トータルコストが以前よりも上昇した、というケースがあります。

セキュリティ意識が下がってしまった

他にも、便利な反面、クリック一つでWeb会議の接続先を変えられるため、間違って大切な資料を他のクライアントに送ってしまうなどの人為ミスが発生するリスクがあります。 Web会議は、ボタン一つで接続先を選べます。 そのため、注意深く選択しないと、誤って他のクライアントに接続していた、などの事態が発生してしまいます。 資料を誤送付してしまう、まではいかなくとも、間違った接続先につなぐだけで、それは会社の信用を落としてしまいます。 些細なミスから、大きなお金が動く商談を落としてしまうことになっては大変です。

在宅社員がサボる

テレワークが進み、在宅で働く人も増えてきました。しかし、Web会議のときだけはきちんとしていて、在宅では生産性が上がらない、というパターンもあるのではないでしょうか。

やはり完全にWeb会議だより、というのは、まだまだ早いのかもしれません。

テレワークのコストカットのための導入で成功

テレワークを導入してみたものの、テレワーク社員との連絡を取るのにコストがかかるという問題からWeb会議を導入して成功している事例はよくあります。自宅勤務や外勤をしている社員に会社に出てきてもらうことなくいつでも連絡を取れる体制を整えているのが典型例です。節約できたのは本人の交通手当や書類などの郵送費だけではありません。テレワーク社員との会議のためだけに多くの人材を集めることで生じていた諸々の費用がなくなり、また、労働時間の無駄も減らすことができているのが一般的です。その結果としてWeb会議のランニングコストを考慮してもコストカットに成功しています。

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テレワークと同時導入で成功

テレワークを導入する段階で本格的にWeb会議の導入を行ったことで成功している事例もあります。正社員に限らず契約社員や派遣社員などをテレワークで採用するといった方針を選んだときに、どのようにしてオフィスにいる社員とコンタクトを取れるようにするかで議論になり、Web会議による連絡を基本とする形を整えたというものです。ただテレワーク社員とのコンタクトのためだけに使用するのではなく、社内全体で導入して標準的な社員間の連絡手段としても運用したのがポイントになっています。これによってテレワーク社員との連絡を違和感なく行う体制が整い、特に社内で偏見を持たれることがない環境が整備されているのが特徴です。テレワークをしているとオフィスにいる社員との関係が希薄になってしまいがちです。しかし、オフィスにいる社員といつでもWeb会議で連絡を取るようにしていればそういった問題が生じにくくなります。テレワーク社員にとって不利な職場環境にならないように配慮し、自然な形で社員の一人として活躍できるようにしたことでテレワークの導入にも成功した典型例です。

導入コストが想定以上にかかって失敗

Web会議は導入コストが安いのが魅力としてよく着目されています。しかし、初期費用ゼロといった宣伝文句に誘われて導入した結果、想定していなかったコストがかかって失敗した事例も少なくありません。クラウドサーバーを利用できるシステムを利用すると導入コストがかからないものの、社員全体で使用しようと考えると個々の社員がサーバーにアクセスできる端末を持っていることが必須です。外勤の多い社員にはノートパソコンやタブレットなどの支給が必要になり、そのリースや購入による費用がかさんでしまって予算オーバーになってしまったケースがあります。また、テレワークの人材への端末の供給が問題になっている事例もあるので注意が必要です。結果として本格的に社内全体で運用するのが難しく、基本的な連絡手段としての運用に失敗しています。予算の十分な吟味はWeb会議の導入に必須だとわかる事例です。

事業拡大に伴うシステムの再検討

Web会議を導入してうまく運用できていたものの、事業拡大に伴って同じシステムを運用しにくくなってしまい、再検討を余儀なくされたという事例もあります。少人数の場合には安くて使い勝手が良いシステムも、会議への参加人数を増やすと使いづらかったり、アカウント数が増えることで急激にランニングコストが上がったりするシステムもあるからです。システムの切り替えのために社員教育が再度必要になり、余計なコストがかかってしまっている事例もあるので気をつけなければなりません。テレワークを本格的に導入して活用範囲を広げていこうというときには予めアカウント数を増やすことを想定したシステムの選定が重要です。