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Web会議が成功のカギ! 2020年東京オリンピック開催で注目を集める「テレワーク」とは?

政府は、2020年東京オリンピック・パラリンピックの開催へ向けて、「テレワーク」制度の導入を推進しています。 「働き方改革」と合わせてよく耳にするようになった「テレワーク」。言葉としては広く浸透してきているようですが、実際に制度として導入しているのは、まだごく一部の企業のみ。そこでこの記事では、「テレワーク」を導入したい、また、導入すべきか悩んでいるという方へ向けて、「テレワーク」のベネフィットや、導入・運用時の課題についてお伝えしていきます。

都心の朝の通勤ラッシュ、2020年東京オリンピック開催時にはもっと大変なことに…?

都心の朝の通勤ラッシュ時間帯の満員電車に乗ったことがありますか? 2019年7月18日に、国土交通省が発表した、三大都市圏の主要区間の混雑率(2018)の資料によると、東京圏の主要31区間の平均混雑率は163%。混雑率ベスト3は、第3位がJR総武線緩行・錦糸町→両国間の196%、第2位がJR横須賀線・武蔵小杉→西大井間の197%、第1位が東京メトロ東西線・木場→門前仲町間の199%となっています。 資料では、混雑率200%は「体がふれあい相当圧迫感があるが、週刊誌程度なら何とか読める」、180%は「折りたたむなど無理をすれば新聞を読める」程度だそうですが、実際のところ、時間帯や区間、車両によっては、すし詰め状態でスマホすら触れず、後から入ってくる人に押し込まれて爪先立ち、荷物なんてぺしゃんこになってしまいます。 東京、神奈川、千葉、埼玉の4都県に住む多くの人が、毎朝、根性と忍耐でオフィスのある都心部へと通勤しているんです。ついつい、この通勤時間がなければもう少し疲労感が軽減されるのではないか、仕事の生産性が上がるのではないか、と考えてしまいます。 いつも激しく混雑している都心の朝の電車ですが、これが、2020年の東京オリンピック・パラリンピック開催時には、もっと大変なことになる可能性が。 東京オリンピックの開催期間は、2020年7月24日(金)~8月9日(日)、東京パラリンピックの開催期間は、2020年8月25日(火)~9月6日(日)。祝日の移動により、東京オリンピック期間中の平日は10日間となっています。 東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会の資料によると、予定観客数は、 オリンピック:780万人 パラリンピック:230万人 もちろん、すべての観客が1日に集中するわけではないですが、最も多い日で70万人に上ると予想されており、競技場近くの駅や、乗換駅として利用される「東京駅」「新宿駅」「永田町駅」などは大混雑、電車遅延の多発も予想されます。都心のオフィスに出勤されている方の中には、一体何時に家を出れば出勤時間に間に合うのか、電車が止まったりしないだろうかと、今から不安に感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか? そこで政府が、都心部にオフィスを構える企業各社に、東京オリンピック開催期間中の交通網の混雑への対策として導入を推進しているのが「テレワーク」です。2012年にオリンピックが開催されたロンドンでは、大会が始まるまでに、市内の8割以上の企業がテレワーク制度を導入。多くの市民がこのテレワークやフレックスタイム、有給休暇などの制度を利用したことで、交通網の混乱を回避することができたのだそうです。

テレワークとは?

では、テレワークとは、そもそもどういった制度なのでしょうか? テレワークは、ICT(情報通信技術)を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のこと。在宅勤務だけでなく、移動中などに仕事をするモバイルワークや、サテライトオフィス勤務なども、テレワークに含まれます。 テレワーク制度があれば、妊娠中の女性や育児中の父母、介護している方、病気や障害などによって通勤が難しい方も、自宅から仕事をすることができます。また、何らかの理由で実家に戻らなければならない、あるいは、地方に移住をしたいなんて場合でも、そのまま働き続けることが可能です。止むを得ない事情でも、社員は仕事を失わずに済み、会社も優秀な人材を失わずに済みます。 また、毎日オフィスに出社している人にとっても、テレワークはとても便利なシステムです。例えば営業職の方であれば、客先訪問の合間にいちいちオフィスに戻らなくても、書類作成などの仕事を片付けることができます。カフェや移動中はさすがに難しいですが、サテライトオフィスからであれば、Web会議システムを使って会議に参加することだって可能です。テレワーク制度を活用すれば、これまで発生していた無駄な移動時間にほかの仕事をすることができ、その結果、最後の訪問先から直帰することもできるようになります。 さらに、テレワーク制度は、BCP(事業継続計画)にも非常に役立ちます。Web会議システムを活用したテレワーク制度が導入されていれば、災害や事故などにより交通網が麻痺したり、パンデミックが起こるなど、何らかの理由でオフィスに出勤することが困難になった場合でも、社員同士がスムーズに連絡を取り合うことができ、それぞれの自宅からほとんどいつもと同じように業務をおこなって、事業を維持することが可能です。

テレワーク導入の課題

メリットの多いテレワーク制度ですが、導入や運用に対する課題もあります。 まず、社員からはテレワーク制度導入の要望が上がっているのに、マネジメント層がなかなか首を縦に振らないというのはよく聞く話。オフィスで顔を突き合わせ、直接会話をしながら仕事をしなければ生産性が上がらない、あるいは、テレワーク制度は、勤怠の管理がしにくく、サボる社員がでてくるのではないかと考えるマネージャーも一定数いるため、ここが説得できなければそもそも導入の検討すらしてもらえません。メルカリやLINEなど、最先端のサービスを提供していても、リモートワークには否定的という会社もあります。 たしかに、テレワークをする場合には、自己管理が重要になります。オフィスの外は誘惑がいっぱい。同僚や上司が近くにいないため、サボるのも簡単です。そんな環境の中でもしっかりと仕事に集中し、スケジュール通りに業務を進められなければ、テレワーク制度を活用することはできません。また、逆に、ノルマ達成のために働きすぎてしまう傾向もあるそう。 そのため、いざテレワークを導入するとなった場合には、方針やルールの策定が必須になります。どんな社員が対象で、月・週に何回利用できるのか。また、どのような手順で申請し、管理はどうするのかなどといった点を事前にしっかりと決めておかなければ、テレワーク制度の導入は失敗に終わってしまうでしょう。 決め事の中で最も重要なのが、セキュリティコンプライアンスの策定です。自宅であればまだ良いのですが、サテライトオフィスや、コワーキングスペースといった、オフィス以外の場所での仕事を許可すると、情報漏洩のリスクが高まります。外部の人に機密情報を盗み見られる可能性を限りなく0に近づけるため、たとえば、端末の管理を徹底する、Free Wi-Fiに繋がない、社外秘の情報にアクセスしない、画面ロックをかける、セキュリティソフトを最新の状態に保つなどといったルールを設定し、必ず実施前に研修をおこないましょう。 そして、テレワーク制度の運用における、最も大きな課題が、コミュニケーションです。アメリカでは、テレワークによって直接顔を合わせる頻度が減った結果、一体感やチームとしての機能が低下して業績が下がってしまい、テレワーク制度を廃止した企業もあります。 コミュニケーションを不足させないためにも、テレワーク制度の運用には、メールやSNSだけでなく、顔を見ながら会話ができるWeb会議システムの導入が不可欠です。Web会議システムがあれば、1対1のコミュニケーションだけでなく、複数人で会議を開催することも可能で、いつでも簡単に、オフィスに出社しているときのようなスムーズなコミュニケーションをとることができます。 ▶︎テレワークの失敗事例についてはこちら

テレワーク導入成功のカギは『FreshVoice』!

2020年東京オリンピック開催時の朝の通勤ラッシュを緩和させる、また、社員が交通網の混乱に巻き込まれないようにするためには、2020年7月24日(金)の開会式の前までに、テレワークの制度を整えておく必要があります。先ほどお伝えした方針やルールの策定、研修のほか、テスト運用や社員がテレワークに慣れる時間を考えると、もうあまり猶予はありません。 テレワーク導入成功のカギは、やはり、コミュニケーションを低下させないこと。そこでおすすめなのが、多拠点Web会議システム『FreshVoice』です。たった3クリックで高品質なWeb会議を開催できる『FreshVoice』であれば、直接顔を合わせているとき同様のスムーズなコミュニケーションをとることができ、社員それぞれが、オフィスに居る時と全く同じか、それ以上のパフォーマンスを発揮することができます。 導入に成功すれば、会社も社員もwin-winなテレワーク。日本の一大イベント・2020年東京オリンピックの成功と、新しい働き方の推進のため、テレワークと『FreshVoice』をセットで導入しませんか?

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