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Web会議・TV会議システム導入のポイントを見やすくまとめてみた!

導入は簡単かどうか

ではWeb会議システムを導入する際のポイントを紹介します。まずは導入が簡単にできるのかどうかです。Web会議、TV会議システムは色んな機材が必要で設定が難しいと考えている人もいるでしょう。

しかし近年のWeb会議システムは導入の際の設定が簡素になっているものが多いです。通常のアプリやソフトと同じようにパソコンやタブレットにダウンロードするだけでシステムがセットアップされます。

もちろん本格的に映像や音声を通信するのであればWebカメラやマイクなどのハードを用意する必要はありますが、しっかりハードの規格を確認しマニュアルを見てセットアップを行えばそんなに難しい作業ではありません。

同時拠点接続数について

企業によっては会議に多くの人を参加させる場合もあるでしょう。上記の通りWeb会議システムはソフトウェアとカメラ、マイクを所有しており、インターネット回線が繋がれば日本全国どこでもリアルタイムで会議が可能です。そのような遠隔地同士、かつ多くの人数で会議を行う場合、重要なのが「同時拠点接続数」です。

同時拠点接続数とは文字通りリアルタイムで動画、音声を共有できる限界拠点数のことですが、言うまでもなく距離の離れた大人数で会議を行う場合、拠点数は多くなければなりません。もし大人数での会議をWeb会議システムで行う場合、製品の拠点数はしっかり確認しておくべきだと言えますね。

この同時接続拠点数は「MCU」というシステムで管理されており、以前は専用の機材が必要でしたが現在ではソフトウェアで管理できるものが増えており、接続数を増やしたい場合もそこまで手間が掛からない場合が多いですね。

操作性も重要

またWeb会議システムでは単に動画と音声が繋がればいいというわけではなく、インターフェースの操作性、機能も重要です。アイコンがどこにあるのか分からなかったり、誤クリックを誘発してしまうような位置にあると会議の進行に大きく影響する可能性があります。

さらに登録者を一斉に呼び出したり、カメラのコントロールができたり、資料の共有や加筆などができるといった機能が搭載されていればなお便利ですね。したがってWeb会議システムを導入する際は、インターフェースの操作性や付随する機能などをしっかり確認して目的に合ったものを選ぶべきだと言えます。

ネット環境の安定性

インターネット回線の安定性も重要です。というのも当然と言えば当然ですがWeb会議の場合、ネット回線が何らかの理由で切断されると会議は続行できません。

さらにリアルタイムで動画や音声を共有するという作業はかなりのデータ通信量が必要な作業です。特に相場が一瞬で変動する金融系の企業や、クレームや相談などに素早く反応しなければならない企業などではこのネット回線の安定性とスピード、通信容量が極めて重要になってきます。

もちろんネット回線の安定性というのはある程度通信事業者に依存するものではありますが、中にはWeb会議システムのソフトウェア自体が通信の安定に関わっている場合もあります。したがってWeb会議システムを選ぶときはなるべく通信の安定性をアピールしているソフトウェアを選ぶといいですね。

画質と音声も重要

さらに画質と音声のクオリティもWeb会議システムでは大事。商品を実際に見せながらの会議であれば画像が不鮮明だと会議になりませんし、音声も言わずもがなですよね。

画質であればfps数値や解像度の高いもの、音声であればエコー制御やミキシングといった大人数での会議に適した機能がついているものだと快適に会議を進行できます。

このように一口にWeb会議システムと言っても機能や操作性、接続数など製品によって違いがあるので企業の目的や規模によって製品を選ぶといいでしょう。




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