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自席で社内Web会議した方が会議が早く終わる説

社内会議で会議室に集合する無駄

オフィスの会議室などで会議を行う場合、会議の開始時刻の数時間前から準備をしている人も多いかもしれません。例えば、大勢のメンバーが集まる会議の場合、参加するメンバーの人数や議題などに応じて会場の設営が必要になってきます。

大きなテーブルを動かしたり、人数分の椅子をそろえたりする準備は、どうかすると1時間以上かかる場合もあります。湯茶などをだすときには、ポットにお湯を入れる、湯飲みやカップを準備するなどの用意も必要です。会議が終わった後には、このように設営した会場をもと通りに戻す作業が発生します。

そのため、準備の担当者は1回の会議にかなりの時間を割かなければならないのが現実です。また、会議に参加する側も、開始時刻までに会議室に出向く必要がでてきます。

遠方から会議のために出張する場合は、数日前から準備に取り掛かるケースもあるでしょう。同じオフィスから出席する場合でも、エレベーターを使って移動したり、階段を昇り降りしたりしなければならないと、やはり時間がかかります。 大きなオフィスでは、会議室と自分の席との移動に5分以上かかってしまうケースもあるかもしれません。こういった無駄な時間を省けるのが、自席で行うWeb会議のメリットです。


話しの半分は無駄話では?

ちょっとした打ち合わせの会議でも、長引くと数時間以上かかります。実際、参加者に資料を配布したり、資料の回覧をしたりすると、肝心のディスカッションがなかなかスタートできないため、当初予定していた終了時刻より終わる時間が遅れることがあります。

会議室などで行う場合、メンバー同士の私語も会議が長引く原因の1つです。意見交換の途中で雑談が入ると、その分だけ会議の時間が長引きます。リラックスした雰囲気で行う会議は、新しいアイデアをだすうえでも役立つ場合があります。

ただ、このような会議は途中でディスカッションのポイントがずれてしまう可能性も無きにしも非ずです。話がほかの話題に飛躍してしまったときには、なかなか結論がでなくなる可能性があります。本来の議題から外れた話を長く続けるのは、無駄が発生する大きな原因です。

また、会議の進行役が参加者の意見をその都度取りまとめるスタイルだと、会議の進み具合が遅くなります。メンバーが顔を合わせて行う会議は、いろいろな要因から無駄が発生しやすくなるわけです。自席のWeb会議なら、この手の問題が少なくなります。


自席でのWeb会議なら議題が終われば会議は終了して、そのまま自分の作業に移行できます

自席で参加ができるWeb会議は、基本的にインターネット回線を使って行います。したがって、回線に接続できるパソコンやスマホなどの端末があれば会議室までわざわざ出向く必要はありません。会議が終了した後は、席に座ったまま自分の作業を続けられます。会議室の準備や後片付けなどが不要な点も、Web会議の魅力に挙げられるでしょう。

Web会議は、遠隔操作ができるマイクやカメラを使って行うのが一般的です。高性能なマイクやカメラは、実際にメンバーと顔を合わせているような臨場感が味わえます。このようなデバイスを使用すれば、コミュニケーションで問題が生じる可能性は低いでしょう。

また、Web会議のシステムには、録音や録画機能が搭載された製品が増えています。録音や録画が自動的に行われる場合、これまで時間がかかっていた議事録の作成やICレコーダーでの録音などに煩わされる心配はなくなります。会議の資料をファイルで共有できるところも、Web会議の便利な点です。参加するメンバーがほとんど同時に資料を閲覧できれば、スムーズに話し合いが進む可能性があります。