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プレゼンス(presence)とは?

プレゼンス技術とは人や物の所在を把握するための技術です。
よくインスタントメッセンジャー等で「退席中」などの状態がわかるようになっていますが、これらの機能はこの技術が使われているのです。

プレゼンス技術の利便性

そもそもプレゼンス(presence)とは「出席」や「状態」を表す英単語となります。
シンプルな情報としては「通話相手がこの会議に出席可能なのか」といった「離席有無」を示すことが可能です。
しかし、これだけではチャットコミュニケーションをとる上での「状態」確認としては少々不十分です。
そのためか、最近のネットワーク関連機器でいうところの「プレゼンス」とは、「離席有無」だけではなく、もう少し広い「今どういう状態にあるか」という情報を表すようになっています。
相手とちょっとした連絡をとりたいときにも、緊急度の高い確認を行いたいときにも、プレゼンス技術があれば相手が今どのような状態にあるのかをリアルタイムで把握できます。

また、相手の状態に応じた連絡手段を選ぶことができるため、ユーザー同士のコミュニケーションがより円滑にすることができます。
たとえば、相手が現在「会議中」や「移動中」の状態なのであれば電話による連絡は見合わせ、メールなどを用いて連絡をとるべきでしょう。
そして、相手が「通話可能」な状態となった際に、必要に応じて電話によるコミュニケーションをとるなどの判断ができるのです。


WEB会議におけるプレゼンス技術

一人の相手とのコミュニケーションだけではなく、プレゼンス技術を用いることで、複数の相手の状況を把握し、コミュニケーションをとることが可能です。
その一例として、WEB会議の招集時の状態確認があげられます。
WEB会議の強みは遠隔地の相手とでもインターネットを通じてミーティングを行えることですが、相手の予定が空いているのかどうかわからないとその強みも活かし切れません。
しかし、プレゼンス技術を用いて複数人、複数部署の参加者の「状態」を確認すれば、スムーズに招集可否を判断することが可能です。

また、WEB会議自体も「リアルタイムコラボレーション(リアルタイムコミュニケーション)」と呼ばれる、プレゼンス技術を活用した技術によって成立しています。
プレゼンス技術を応用することにより、遠隔地の出席者と、あたかも同じ会議室にいるかのように、リアルタイムに情報のやり取りを行うことが可能なのです。

なお、リアルタイムコラボレーションは複数の技術やアプリケーションの総称となり、WEB会議を成立させるための中心的な技術と呼べるでしょう。
リアルタイムコラボレーションには、インスタントメッセージング、VoIP、アプリケーションの共有、ホワイトボードの共有といった多くの技術を含んでいます。
そして、このリアルタイムコラボレーションの根幹と呼ぶべき技術の一つがプレゼンス技術となるのです。


プレゼンス技術の展開について

プレゼンス技術は、チャットコミュニケーションやWEB会議のみに留まらず、企業内における情報システムへの展開も注目されています。
業務効率化や、問題解決、情報共有等のために多くの企業がコンピュータシステムを導入しています。
これらにプレゼンス技術を活用することによって、より円滑な情報管理を可能にすることができます。

たとえば、社内システムで会議室を管理している場合、機材の貸し出しを行う場合等においては、それぞれの資材の「状態」を確認することで、スピーディな対応を行うことが可能です。

あるいは、顧客管理システムなどにおいては、それぞれの顧客や法人名との契約状況を示す「状態」を確認、管理することで、営業担当がどのような売り込みを行うべきか、判断することができるでしょう。
より先鋭化された情報化社会を迎えるに当たり、プレゼンス技術による状態把握は必要不可欠なインフラと言っても過言ではないのかもしれません。