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TV会議システムとは

会議を開くたびに全員が集まるのは非効率ですし日程調整にも苦労します。
そんな悩みを解決できる方法の一つがTV会議システムです。
世界中の拠点から会議に参加でき、業務効率アップを可能にします。
TV会議システムの仕組みや導入の際に購入するものは何か、TV会議システムの欠点や有力な代替選択肢であるWeb会議システムについても見ていきます。


TV会議システムの仕組みと導入するのに必要なこと

TV会議システムは、離れた場所にいる人たちが1対複数の形でお互いに顔を見ながら話ができる仕組みになっています。数百人規模の人たちが一度に利用することも可能です。3地点以上をつなぐ場合には、多地点接続装置を使うのが一般的な形態になっています。

通信データは圧縮されて送られ相手側のシステムで解凍されて届く仕組みです。専用機器を用いてPtoPという拠点同士を直接結ぶ方法で接続されるため、通信時の安定性と安全性は高くなっています。

導入時にはTV会議システム専用のモニターやカメラ、マイク等を購入します。専用となる機器を設置する際には設置工事が必要となります。

運用を開始するには専門の管理者を会社で決めておき、開発元が主催する説明会に出席させなくてはなりません。導入するまでにはある程度時間がかかり、決めておくべき事柄も多い製品です。現在使用している回線や機器の規格を把握して業者に相談しないと、通信速度が遅くなる事態もあり得ます。


TV会議システムのデメリット

専用機器のある場所でしか会議を開催できないのが大きな欠点です。参加する全員が1か所に集まる必要はなくなるものの、専用機器のある場所にいないといけないのです。出張先や外出先、あるいは自宅から参加することはできません。

TV会議システムは拠点先から会議に参加する場合を想定した製品で、どこにいても参加できる機能はないのです。決められた会議が多い会社向けの製品で、あまり会議が開かれない会社なら無駄な投資になるかもしれません。

TV会議システムを導入するには高額な多地点接続装置をはじめ、ある程度の初期費用が必要になります。TV会議システムを使うには業者ごとの専用機器が必要なためです。

画像や音声の品質を保つために必要な設備であり、またセキュリティを守るためにも独自のハードウェアを用いることは有意義です。しかしその額は数万から数百万になり、しかも機器の性能は日々向上していくため導入したらそれっきりではなく新しい機器への交換も必要になります。


Web会議システムFreshVoiceがTV会議システムよりも素晴らしい

TV会議システムは、専用の機器を用意せねばならないのが欠点です。その点Web会議システムなら、パソコンやスマホがあれば簡単に導入できます。

エイネット株式会社が運営する業界大手FreshVoiceは企業のみならず、官公庁や教育機関といった公共機関でも利用されている信頼性の高いシステムです。発売された2003年以来、1度もセキュリティに関する問題を起こしていません。

充実したサポート体制があり、万が一のトラブルにもすぐに対応可能です。企業で導入する際に懸念されるセキュリティの問題に、責任を持って向き合っています。

ただWeb会議ができるだけでなく、業務をより効率的にする機能もあるのです。アカウント不要でインストールもせずに、3クリックで会議が開催でき途中からの参加もできます。録音録画機能が搭載されており、議事録を聞きながら文書にする手間を省けるのです。

最大200の拠点から接続できるので、TV会議同様大人数の会議にも対処可能となっています。初期費用は100,000円、1拠点3000円からとなっており業界内において低コストな製品なのも強みです。

TV会議システムとWeb会議システムは、想定している使われ方に違いがあります。少人数での利用しか想定していないのならば、設備費用がかからず機器の更新もないWeb会議システムがおすすめです。

Web会議システムを導入するに当たっては、社内の機密が漏れないことが大前提です。その機密を守る点において最も実績があるFreshVoiceは、真っ先に検討すべき会議ツールではありませんか。