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会議の効率化はこれだ

働き方改革やワークライフバランスの重要性が高まっている昨今。

従来当たり前だと思われていた仕事のやり方も、ネット環境の向上やそれに伴う便利なツールが開発されていることで効率化を目指して変わってきています。

仕事の中でも重要でありながら時間がかかってしまう会議を効率化することが、これからの仕事の質を上げることにつながります。


同じ時間に集まることだけで、そこが会議室になります。

従来の会議といえば、会議に参加するメンバーが同じ一室に集まり、直接顔を合わせて話し合いをするものでした。

会議を行うためには、遠方の支店からわざわざ会議を行う場所に出張したり、他社へ出かけたりしなければなりません。会議のために丸1日使ったり、前後の日も移動にあてたりということもあります。

仕事の無駄を無くし、効率的に物事を進めるならば、この会議の為の時間をもっと効率化することができます。

本当に会議に参加するメンバーが同じ場所に集まる必要があるでしょうか?答えはノーです。

今はネットワークが非常に発展し、それに伴いシステムも進化し充実しています。時間の共有さえ出来れば、どこにいようとその場を会議室にすることが可能なのです。

会議の時間まで仕事を続け、会議が終われば即仕事に戻れる。すぐに会議で決めたことを実行に移せる。そんな効率化が上手く回せるのもWEB会議のメリットです。


大げさな装置は必要無し。WEB会議は仕事に使うパソコンがそのままミーティングルームに。

今までもテレビ会議などで、遠方のメンバーと会議を行うことができました。ただそのためには大掛かりな装置の導入が必要であり、誰でもどこでもという訳ではありませんでした。

WEB会議が従来の会議と違うのは、通常の仕事で使っているパソコンやタブレットがそのまま会議室として機能するということです。

もちろんネット環境や、音声入出力のためのヘッドフォンやマイクなどは必要ですが、それさえあれば自宅からでも出張先でも海外でも場所を気にすること無く、会議を行うことが出来るのは効率化のために非常に大きなメリットです。

ネット環境が整ってきたおかげで、会社に出社せずに仕事をするリモートワークもかなり浸透してきています。

パソコンとネット環境さえあれば、自分の都合に合わせた働き方が出来るということで、リモートワークの需要は今後も高まることでしょう。

WEB会議もその延長なので、そんなに突飛な物ではありません。決めるのは時間だけで、会議室を押さえたり、会議のための交通や宿泊の手配をする必要もありません。


会議の効率化で得られるものとは

WEB会議を導入することで時間や会議にかかるコストを削減することができます。さらに色々な働き方をしているメンバーでも会議に参加しやすくなります。

例えば、フルタイムではなくパートタイムの短時間勤務をしている人でも、週に数回勤務の人でも通常の働き方に負担をかけずに会議に参加することができます。どんな働き方を選択していても、必要な会議に必要な人が参加できるのは重要なことです。

WEB会議を導入ために自社で一からすべて構築する必要はありません。様々なWEB会議システムが発達していますから、自社の必要とする機能やコストを考えて各社を比較してみると良いでしょう。WEB会議を初めて導入する時は理解出来るまで使い方を教えてもらう必要があります。

そしてビジネスとしてWEB会議を導入するのであれば、一番大事なのはトラブルが起きた時の対応です。平常時のメンテナンスは当然として、トラブル時に迅速な対応をしてくれるかどうかもポイントとなるでしょう。

技術の向上で、仕事の効率化が進んできています。技術の進化スピードは速く、便利なシステムもたくさん生まれています。

仕事の効率化の第一歩としてWEB会議は取り入れやすいシステムと言えるでしょう。

働く人にも会社にもメリットの多いWEB会議を始めることで、貴重な人材や時間というリソースを最大限に活用することが出来ます。