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Web会議でのデスクトップ共有とは


Web会議システムには、デスクトップ共有機能が付いています。電話やメールで伝えられる範囲を大きく超え、受け手の理解度を格段に高める効果があります。

ここでは、デスクトップ共有機能の特徴と、この機能が役立つシーンや、活用することによるメリットを解説します。できるだけリアル接点に近い環境を創り出すためにも、ぜひ活用していきたい機能です。


デスクトップ共有機能とは

まず、デスクトップ共有機能が、どのようなものなのかを説明します。Web会議、厳密には会議に限らないのですが、Web上の画面、音声を使ってやり取りするWeb会議システムです。

デスクトップ共有機能とは、そのユーザーが説明をする際に、自分のパソコン画面を相手の画面に映し出す機能です。たとえば、顧客を前にしたリアルなプレゼンテーションでは、プロジェクターに資料を映し出しながら説明をしていきます。それが遠隔でもできてしまうということです。


どのようなシーンで使えるのか

Web会議システムのデスクトップ共有機能は、どのような場面で有効活用できるのでしょうか。もちろん、遠隔でのコンタクトが前提となります。

たとえば、営業が、顧客に対して提案をするときも、わかりやすい表現で作り上げた資料を見てもらいながら説明することができます。特に見込み度の低い顧客の場合は、訪問する変わりにWeb会議システムを使うことで、交通費や時間を削減していくのも一手かもしれません。

もしくは、企業の採用活動上の候補者との面談で、自社の説明や確認をするときもデスクトップ共有は便利です。さらに、特定のスキルを遠隔の複数人で学ぶ勉強会などでも、使い方や進め方をデスクトップ共有機能によって、わかりやすく情報や進捗の共有ができます。

音声や文字だけでなく、図、画像、動画、そして伝達者のマウスの動きを見せることができるので、印象度も理解度も格段にアップするのです。

社内ミーティングの実施も可能です。会議室の予約や準備を省いて、外出中、自宅勤務中、職場の自分のデスクなど、参加者がどこにいても資料共有をしながら話し合うことができます。


Web会議システムでデスクトップ共有するメリット

Web会議システムのデスクトップ共有機能を使うことのメリットをご紹介しましょう。まず、上記で紹介したどのシーンにおいても、相手一人ひとりに資料をあらかじめメールに添付して送ったり、進行中にどこを見ればいいかを探したりする必要がありません。

以前は、実際に操作、編集ができるのは、その資料の発信者だけでした。メールの添付などでも、添付時点で情報が限定されてしまいます。

Web会議システム上で資料を共有すれば、参加者の誰もがそのファイルを扱えるようになります。つまり、Web上での話し合いを進めながら、資料の内容をリアルタイムで変更・編集して、反映させていけるということです。

また、資料共有を行うとき、資料自体を共有すると、相手のPC環境によっては見ることのできない拡張子ファイルという可能性もあります。Web会議システムを活用するときは、社外が相手になることも少なくないため、対応できるファイル形式が異なる可能性は高くなるのです。

それがWeb会議システム上であれば、ファイルの種類に左右されることなく表示することができます。結果的に、すべての参加者が同等の環境下で、話し合いや学習を進めることができるのです。会議や勉強会が終了したあとに、あらためて資料をまとめるという必要性もなくなります。

Web会議システムのデスクトップ共有機能は、多くの場面で役に立ちます。音声はもとより、相手の顔も映し出せるWeb会議システムですが、ぜひ、デスクトップ共有機能も有効活用しながら、遠隔コミュニケーションの有効性をさらに高めていってください。会議やミーティングに関わる時間や手間の削減にもつながっていくはずです。