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Web会議でのPC画面共有とは

Web会議を効率良く行うためには、「PC画面共有」の機能を使う方法があります。

離れた場所にいても同じ画面を共有できれば、説明する時間が省略できるでしょう。また、事前に書類転送をする必要もなく、手間やコストも省けます。これから、Web会議のPC画面共有について、概要や種類・メリットなどをご紹介しますので、参考にしてみてください。

PC画面共有で出来ることとは?

Web会議でのPC画面共有とは、主催者となるプレゼンタのパソコン画面を共有し、参加者と会議できる方法です。

参加者には画面共有するためのアドレスを配布し、会議を始める時にログインしてもらいます。離れた場所でも利用できるため、遠隔地とのWeb会議に最適です。

PC画面共有では、画像化した資料の共有化または編集ができます。

あらかじめ用意した資料は編集できない場合もありますが、ホワイトボード機能などを使えば、自由に書き込みや編集もできるでしょう。設定によっては、リアルタイムで資料を編集しながら、会議を進められます。


PC画面共有の種類とは?

Web会議のPC画面共有には4種類あり、用途によって選択して使用します。

「デスクトップ共有」とは、会議をする画面全てを共有することです。

参加者へ操作できる権利も渡せるため、プレゼンタのパソコン自体を自由に操作できます。つまり、参加者がプレゼンテーションのために用意した資料を編集することが可能です。レクチャーやセミナーで頻繁に利用されます。

「プレゼンテーション共有」は、画面上に出る資料のみ共有できる方法です。

一般的には、参加者に資料の内容を提供する目的で使用します。ただし、編集可能と指定された資料であれば、参加者が自由に書き込んでも構いません。指定のウィンドウのみを共有するので、プライバシー保護にも繋がります。

「ホワイトボード共有」とは、指定のホワイトボードのみ共有することです。

主に企画会議で利用され、文字や図を自由に書き込みできます。最初に書記役を決めても構いませんが、参加している人全員での書き込みも可能です。

「アプリケーション共有」は、参加者がエクセルやワードなどのアプリケーションを共有し、自由に編集できることをいいます。

データに誤りがあった時は、参加者がその場で直せるでしょう。会議をしながら資料を作っていく時に利用されます。


PC画面共有のメリットとは?

Web会議でPC画面共有をするメリットは、スムーズに情報の共有ができることです。

電話で話し合いをする場合、同じ画面を見ていないとそれぞれが異なる解釈をする時があります。万が一、異なる解釈で仕事を進めていくと、取り返しのつかないことになるでしょう。

話し合うための資料が必要な場合は、事前に郵送もしくはメールで送らなければなりません。

一方、PC画面共有を利用すれば、同じ時間に同じ資料を見ることができ、しっかりと確認しながら会議ができるのです。マウスポインターで一つずつ確認すれば、どの部分を見ているかまで共有できます。

また、複数人で会議を行う場合も、PC画面共有が適しています。

電話や口頭で説明する場合、地域や支店が異なる時は一人ずつ説明しなければなりません。よって、多くの時間や手間がかかるでしょう。

そこで、PC画面共有を使えば、複数人へ一気に説明できるのです。話し合いや質問の時間を設けてその場で解決すれば、その情報も共有できます。

さらに、リアルタイムで編集できるPC画面共有を利用すれば、業務の効率化が図れるでしょう。画面を表示するだけでなく、リアルタイム編集していけば、生産性が高い会議になります。

Web会議でPC画面共有をすれば、会議の時間や手間を省き、効率良く会議を進められます。
同じ資料の共有ができるだけでなく、リアルタイムで意見交換や資料の編集ができるのはメリットです。

PC画面共有には4種類ありますが、用途によって使い分けるといいでしょう。これを参考に、Web会議をする時にはPC画面共有を使ってみてください。