pixta_33357410_M

災害時には、コミュニケーション手段を確保できる

京都市役所のWeb会議システム導入事例

京都市役所では、2001年から災害対策のために区役所・支所間にハードウェアタイプのテレビ会議システムを導入していました。 しかしシステムは所定の会議室に固定されていたため、事前に予約を入れなくては会議ができないなど、日頃から活用されていたとはいえない状態だったといいます。

そして2013年の災害対策訓練の時、管理端末が故障。折しも防災システム用ネットワークを更新する予定だったため、会議システムもそれにあわせて刷新を検討するようになったといいます。


Web会議システムで危機管理意識の共有に成功

京都市が新Web会議システムに要求したのは


  • ◆将来の拠点の増加に備え、柔軟なライセンス形態であること

  • ◆区役所と支所の数が14のため、同時に15画面表示できること

  • ◆音声がクリアであること

  • ◆可搬タイプであること



の4点だったといいます。

入札の結果、その4点をすべて満たし、価格的にも優位であったエイネットの「Fresh Voice」が選ばれました。

2013年7月末に「Fresh Voice(フレッシュボイス)」が導入され、その2カ月後、京都市は台風18号の大雨に見舞われました。防災危機管理室が設置され、大雨特別警報が発令されました。 「Fresh Voice(フレッシュボイス)」は各区役所・支所管および土木事務所・市役所各局の間で活用され、避難勧告発令の準備の様子などリアルタイムで情報を共有、さらに関係部署が一体感を持って危機管理に取り組むことができたなど、大きな効果がありました。


山間部の出張所など遠隔地とのコミュニケーション手段としても

「Fresh Voice」のクリアな映像と音声で遠隔地の部署と情報・危機管理意識を共有することができた成功体験を基に、京都市は「Fresh Voice」のさらに大きな活用の可能性を見出し、防災用途だけでなくさまざまな会議に積極的に利用するようになりました。

今後の市庁舎整備計画と並行し、山間地域にある出張所などにもWeb会議システムのネットワークを広げ、市の災害対策に役立てたいと考えています。


災害にも強いコミュニケーション手段

「Fresh Voice(フレッシュボイス)」は通信回線にインターネットを利用しており、特定のケーブルや無線施設が被災して利用不能になっても、別のルートを通じて情報を目的地に伝達できます。事実、東日本大震災の際も携帯電話は大規模なエリアで不通状況に陥りましたが、ツイッターなどインターネットを活用したメディアは被災地周辺でも利用が可能で、安否確認や避難情報の共有などに役立ちました。

「Fresh Voice(フレッシュボイス)」は、いざという時に遠隔地の各拠点と、映像・音声によるリアルタイムのコミュニケーションを確保するための手段として多くの団体・企業に貢献できると期待されています。

BCP災害対策システム

BCP対策にテレビ会議システムが選ばれる理由

テレビ会議システムはBCP対策(災害対策)としても有効とされています。 特に2011年の東日本大震災をキッカケに導入を行った企業や自治体は多いです。

ここでは「なぜテレビ会議がBCPに有効なのか?」を説明したいと思います。


災害を防ぐことはできない

災害というと地震が一番に思いつきます。 しかし、台風や大雨による水害、火山の噴火など日本では多くの災害が発生しています。

ひとたび災害が発生すると事業継続を困難にさせます。

例えば、
・部品の調達ができなくなる

・店舗の運営ができなくなる

・出社できない社員が続出する

・連絡が途絶え指示伝達ができない

など売上の低下だけでなく、事業そのものを続けることができなくなることがあります。

だからこそBCP対策としてテレビ会議を導入すれば、事業継続をする上で非常に大きな力を発揮します。


連絡手段の確保

企業において最も価値のあるものは何でしょうか?

多くの企業で「人材」と答えるはずです。 災害が発生すると固定電話も携帯電話はつながらなくなる可能性が高くなります。

しかし、インターネットは通じているということは多いです。 通信手段のひとつとしてテレビ会議があれば社員の安否確認ができます。

支店や店舗が全国にあるなら被害状況のチェックや社員の安否確認を可能にします。 ただし、単にテレビ会議を導入すればいいわけではありません。

社内で災害が発生したときのルールを決めておくことが必要です。 例えば、災害発生時にはテレビ会議で安否確認をすることを行動ルールとして策定しておくと良いでしょう。


継続的な業務対応

緊急事態である災害発生時には現場レベルで判断ができない事が多くなります。 経営層が緊急対策を検討し、速やかに現場レベルへ落とし込まなければなりません。

しかし、電話がつながらなく、連絡手段がメールだけだとどうでしょうか? レスポンスが悪く時間がかかるため判断が遅くなりビジネスチャンスを逃すこともあるでしょう。

こんなときでも各支店・営業所にテレビ会議を導入すれば、瞬時に会議を開催できます。 災害発生からスピーディーに経営判断を現場へ落とし込むことができます。


出社困難時のサポート

災害が発生すると交通機関は確実に麻痺します。 特に関東は交通インフラが被害を受けると交通手段が絶たれます。 東日本大震災を思い出しても出社に通常の2~3倍の時間がかかった人も多いでしょう。

仮に電車が全く動かないということがあってもスマフォやタブレットがあれば、自宅からもテレビ会議に接続が可能です。

リモートアクセスなどのツールをいれておけば必要最低限の業務をおこなうことも可能です。 また、社員にとっても家族が心配であるため、自宅で仕事ができる環境を持てることは安心して仕事ができます。

エクセル比較表ダウンロード

Web会議システム比較表 エクセルの比較表だから今すぐ使えて便利です
テレビ会議・Web会議システムの新規導入、リプレイス検討に役立つWeb会議システムを比較したエクセル比較表がダウンロードできます。編集が楽だしWeb会議システム導入時に部署内で比較検討する共有資料として非常に役立ちます。
banner728×200 WEB会議にはこんなに危険があるのをご存知ですか?不用意な選択は大変なことに!