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遠隔地とも簡単につながる!Web会議システムのメリット

Web会議システムとテレビ会議システムや通常の会議との違いは?

Web会議システムは、コピー機や電卓のような、それ自体が商品であるものとは異なり、視覚や聴覚によって受ける体験自体が商品です。ディスプレイやスピーカー、ヘッドセットといった機器ではなく、通話の状況自体が商品なのです。

そのため商品カタログやパンフレットに載っている写真やスペックの一覧表を眺めただけでは本当のところは把握できません。 使用してみた際の映像や音声を、実際に視覚と聴覚で体験することで初めて商品として確認することができます。

つまり、デモンストレーションを実施してみて初めて製品資料を確認したことになります。Web会議システムと同じように、遠方と画面越しに話し合えるシステムにテレビ会議システムがあります。

テレビ会議は、参加者が会議室などの専用のハードウェアを設置した場所に集まって開催します。企業内のネットワークを利用することで、高画質で安定した映像と音を伝送できるのが特徴です。

一方Web会議を開催するときは、一か所に集まる必要はありません。インターネット回線につながるパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末さえあれば、どこからでも参加できます。

しかし、インターネット回線の混雑具合によっては、画質の低下や音飛びが発生する可能性があります。通常の会議も、一か所に集まって開催するという点がWeb会議システムとの大きな違いです。

また、通常の会議では開催前に人数分の資料を準備する必要がありますが、Web会議には資料を共有できる機能があります。オンライン上で誰でも資料への書き込みができるため、紙の資料を準備する必要がなくなり、紙代を削減できます。

Web会議システムのメリット

Web会議システムの最大のメリットは、場所を選ばずどこからでも参加できる点です。自分の席から、出張先から、自宅からといった、様々なシーンに対応できる柔軟性があり、会議室の予約も不要です。

また、会議への出席のためにかかる移動時間や交通費の削減にもつながります。時間の都合さえつけば、遠方の方との緊急会議もすぐに開催可能です。 何かトラブルが起こっても、問題に迅速に対処できるようになるでしょう。

さらに、社内のミーティングだけでなく、社外の方との打ち合わせにも使えます。Web会議システムの中には、社外の方を招待できる機能がついているものもあります。メールでURLを送ると、相手はクリックするだけでWeb会議に参加できるようになるのです。

物理的な距離ゆえに疎遠になりがちな遠方の方とも顔を合わせて話ができるので、信頼関係も築きやすくなるでしょう。他にも初期コストが低く、導入までが早いのも特徴の一つです。短期利用も可能なので、使う期間だけ契約することもできます。テレビ会議では参加人数が増えた場合、人数に対応したマイクやスピーカーを増設、または買い替える必要があります。

しかし、Web会議では参加者が増えても、サービスをレンタルするASP型のWeb会議システムであれば、ライセンスの追加契約やアプリの追加をするだけで済むので高額な費用はかかりません。初期費用、毎月支払うライセンス料、追加契約の料金など、かかるコスト全般が低いのがWeb会議システムの他にはない特徴です。

紙代も交通費も削減!有益なコミュニケーションツール

Web会議システムが利用されるのは、社内のミーティングだけではありません。オンライン研修やWebセミナー、在宅勤務者と会社をつなぐコミュニケーションツールとして使用するために導入する企業が増えてきて、幅広く活用されています。こうして利用が増えているのは、導入コストが低いという理由だけではありません。

会議のための出張にかかる移動時間と交通費の削減、資料共有機能を活用することによる紙代の削減といった、会議に伴うコストを全体的に削減できるのが企業にとって大きなメリットになるからです。

さらに、Web会議はメールや電話と違って顔を見て話すことができます。メールや電話では相手の顔色や仕草が見えず、感情が伝わりにくいため、打ち解けるのも時間がかかるものです。顔を合わせて話すことで相手に感情が伝わりやすくなり、より深いコミュニケーションがとれるようになるでしょう。


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