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よい会議と悪い会議、効率的で生産的な会議の方法とは?

どの企業でも毎日のように行われている会議。生産性があり効率的な会議運営をしたいと試行錯誤している企業はたくさんあります。よい会議とは一体どんな会議をいうのでしょうか、またそのための方策は何かあるのでしょうか。

よい会議は「予定通りに始まる」

忙しいビジネスマンは、土壇場で顧客先や現場へ行かなくてはならなくなることが少なくありません。しかし、迅速な意思決定を行う必要があるのに、関係者全員が顔を合わせることができる日時を設定するのは、至難の技でしょう。当初予定していた通りに必要な会議をスタートさせるための工夫を考えておくことが大切です。

よい会議は「活発な意見交換が行われる」

意見交換してこその会議です。活発にコミュニケーションをとるためには、多数の社員が参加できることが大前提です。

よい会議は「資料が揃っている」

会議ではファイル共有、データ共有をしなければなりません。Googleドライブなど、各種オンラインストレージを活用しましょう。

よい会議は「発言しやすい雰囲気がある」

顔を付き合わせて行う会議では緊張してなかなか発言できないという社員もいます。できるだけ精神的なストレスを感じずに、自由に発言できる雰囲気を作りたいものです。

Web会議でできること

こうしたよい会議のあり方に、Web会議が役に立ちます。いつでもどこでもPCさえあればできるWeb会議なら、所定の時間に所定の場所にいなくても出先から参加できます。活発な意見交換という点では、Web会議はキーパーソンなど重要人物が不在である場合の機会損失を抑えることもできます。また、遠隔的に会議に参加することで、気兼ねなく発言できるというメリットもあります。PCを使った会議なので、データ共有や閲覧が簡単であることはいうまでもありません。 その他にも、Web会議には、出張費などのコストを減らせるといったメリットもあります。コストパフォーマンスの良い会議を行うために、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。 banner728×200WEB会議にはこんなに危険があるのをご存知ですか?不用意な選択は大変なことに!