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オンライン会議システムについて!サービス内容をご紹介!

オンライン会議システムについて

オンライン会議システムとは遠隔地とインターネトを通して、音声・映像のやり取りや資料の共有ができるコミュニケーションツールのことを指します。遠隔地との会議をする場合、以前は大きな機器が必要だった時代があったのです。今ではインターネット世界が大きく進化したために、インターネットにつながっているパソコンがあれば、どこでも利用できるオンライン会議システムが普及しています。

使用場所はインターネットにつながる場所であればどこでも使うことができますので、会社で使う必要すらないのです。インターネット回線がつながるカフェであれば、環境が整っていれば使うことは可能でしょう。

サービス内容は会議をすること

オンライン会議システムの本来のサービス内容は、遠隔地と会議を開くことにあります。遠隔地とインターネットを通して、会議を開くことが可能なのです。お互いの顔や音声はWebカメラやマイクなどを通して、相手に送ることができます。そのようなツールを複数人が使うことでオンライン会議になります。

オンライン会議には必要な人だけ参加できるように、制限する機能があります。知らない人が入ってこないようにするためのセキュリティの意味合いもあるでしょう。オンライン会議システムはインターネット上で会議をしているようなものですが、制限をかけることで安全性を守っているのです。

会議に付属するサービス

オンライン会議システムには会議を円滑に進めるための色々なサービスがあります。まず大事なサービスとしては資料の共有サービスです。面と向かっている相手と会議する場合には紙媒体で資料を渡してもいいのですが、オンライン会議ではそれができません。

そこで重要になるのが資料の共有サービスです。オンライン会議システム上で必要となる資料を、オンライン会議で渡すことができるのです。ファイルの送受信を可能にしているため、オンライン会議を開きながら情報のやり取りができるということになります。次に録音録画機能というのも役に立つサービスです。

オンライン会議について、一言一句覚えていられる人は少ないでしょう。そこでオンライン会議の様子を全て録画しておけば、何が話し合われたかが分かることになります。重要なポイントなどを思い出すときには録音録画機能は非常に便利です。会議で決まったことを見直すということができるのは録画機能があるからです。

録画機能があれば議事録の作成などに役に立つでしょう。録画したデータさえとっていれば、会議議事録は必要ないかもしれません。動画配信機能があるオンライン会議システムもあります。動画がそのまま会議で使われることもありますが、オンライン会議システムには動画配信機能というものもあります。これもオンライン会議システムの便利なサービスの一環でしょう

コミュニケーションツールとしてのオンライン会議システム

オンライン会議システムをコミュニケーションツールとして考えると、会議だけではなく研修の内容を録画するという使い方もできるでしょう。研修を録画しておいて、あとで動画として社内に配信するのです。オンライン会議だけができるものではなく、使い方次第で色々なコミュニケーションを取るツールになります。

顔を見て話をしているとスムーズに会話が進むこともあるでしょう。遠隔地であまり話すことができない人と話す機会を、オンライン会議では作ることができるのです。声の大きさや太さなども相手がどのように感じているかを推測する重要なヒントになります。これが音声だけか映像だけの場合はなかなかできることではありません。