Web会議とは

Web会議とは

「Web会議ってどんなもの?」と聞かれたら、あなたはきちんと説明できますか?
このページでは、Web会議の導入を検討されている企業のご担当者様へ向けて、Web会議の基礎を徹底解説。
まずは、そもそもWeb会議とはどんなものなのか、テレビ会議とはどう違うのかという点を、
情報工学のプロである日本テレワーク協会 客員研究員・鈴木達郎氏にわかりやすく説明していただきます。

「Web会議ってどんなもの?」と聞かれたら、あなたはきちんと説明できますか? このページでは、Web会議の導入を検討されている企業のご担当者様へ向けて、Web会議の基礎を徹底解説。
まずは、そもそもWeb会議とはどんなものなのか、テレビ会議とはどう違うのかという点を、情報工学のプロである日本テレワーク協会 客員研究員・鈴木達郎氏にわかりやすく説明していただきます。
さらに、Web会議のメリット・デメリット、さまざまな業界での導入事例やここ数年よく耳にする「働き方改革」「テレワーク」での活用など、あなたが抱えている様々な疑問や気になる点を詳しくご紹介。
しっかりと基礎知識を持った上でWeb会議システム選びを始めると、自社にミスマッチな製品を選ぶリスクも低くなるので、最初の質問に明確に答えられない方は、まずこのページを読み進めてWeb会議システムについての知識を深めましょう。

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを介して、音声・映像・チャット・資料共有を行うツールです。「Web」という名称は、インターネットを介するツールであることに由来します。また、一口にWebと言っても、「専用アプリをダウンロード」するもの、「Webブラウザ」から利用できるものなどがあります。

1:Web会議2つの種類「オンプレミス型」「クラウド型(SaaS/ASP)」の特徴

Web会議はシステム上、次の2種類に分けられます。Web会議サービスを利用する際、どちらを利用するべきか選択を迫られるため、理解しておきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、「設備導入型」とも表現される形態です。自社に会議制御装置・システムがあり、そこからWeb会議を行います。自社専用のインストール型ツールであるため、ニーズに沿ったスムーズなコミュニケーションがとれます。

クラウド型(SaaS/ASP)

クラウド型(SaaS/ASP)とは、「共用型」とも表現されるソリューションです。自社の独自システムではなく、Web会議サービスを運営する企業がインターネット上に用意したシステムを利用します。ここ数年、自社システムを持たない企業が増えているため、今後主流となるソリューションとも言えます。

2:世界的にWeb会議の導入が進んだ背景

Web会議が世界的に浸透した背景には、アメリカの大手企業の動きがあります。代表的なところで言えば、WebEXを買収したシスコシステムズ。当初WebEXはベンチャー企業の印象が強く、扱っていたWeb会議システムもベンチャー的にスタートしました。
しかし、シスコシステムズなど世界的IT企業にとっては、Web会議システムの需要は容易に想定でき、続々と買収が行われます。他にもGoogleやIBMなどが買収に乗り出し、Web会議は世界的に浸透しました。

3:日本でWeb会議が浸透した3つの背景

日本でWeb会議が導入されはじめた背景にも、アメリカの影響がありますが、広く浸透した主な理由としては下記3点が挙げられます。

インターネットの整備

今やライフラインと化している、インターネットの整備がWeb会議の繁栄にも大きく関わっています。インターネットが整備される前までは、通信料に莫大な費用がかかっていました。しかし、現在では使い放題のプランも数多く登場し、通信料のかかるWeb会議においても、スムーズな利用が実現しています。

デバイスの普及

Web会議が手軽に導入できると言われる理由に、デバイスの普及が挙げられます。Web会議はPCやスマートフォン、タブレットからでも利用が可能ですが、これらデバイスは現在多くの社員も日常的に利用しています。一人一台以上は当たり前の時代になりつつあるデバイスが、Web会議の浸透にも貢献しているのです。

テレワーク推進

ここ数年、総務省などの働きかけにより、場所や時間にとらわれない、テレワークが推進されています。テレワークはその特性上、通信ツールの利用が不可欠ですが、Web会議の形態は正しくマッチします。Web会議は働き方も、働く場所も多様化する現代日本に欠かせないツールになりつつあるのです。

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Web会議とよく比較されるテレビ会議 (TV会議/ビデオ会議) とは

テレビ会議 (TV会議/ビデオ会議)とは、高性能な画質・音質で遠隔地とコミュニケーションがとれるツールです。専用端末や専用回線を使用するため、実際に会議を行っているかのような臨場感を味わえます。その特徴から、これまで幹部クラスの社員を中心に、利用されてきました。

1:Web会議とテレビ会議の違いとは

テレビ会議 (TV会議/ビデオ会議)とは、高性能な画質・音質で遠隔地とコミュニケーションがとれるツールです。専用端末や専用回線を使用するため、実際に会議を行っているかのような臨場感を味わえます。その特徴から、これまで幹部クラスの社員を中心に、利用されてきました。

Web会議 テレビ会議
目的 実務共有の打ち合わせ 大規模な会議
必要機器 PC(タブレット、スマートフォン)、インターネット回線 カメラやマイクあるいは高精細ディスプレイなどの専用端末が会議を行う双方に必要
場所 自席や外出先、自宅など場所を選ばない 会議室など設備の整った場所
メンテナンス 随時バージョンアップ 機器のメンテナンス費が定期的にかかる

2:テレビ会議と比較した『Web会議の特徴』

Web会議の最大の特徴は、気軽にかつすぐに導入できる点です。インターネットの回線があれば、お手持ちのPCやスマートフォン、タブレットから利用でき、場所も選びません。さらに、インターネットを介して行うため、使用するツールも常時アップデートされるのが一般的。実務レベルのコミュニケーションツールとしての使い勝手も魅力的です。

3:Web会議と比較した『テレビ会議の特徴』

テレビ会議はWeb会議と比較して、高いレベルでコミュニケーションをとれる特徴があります。高額な設備投資をしているからこそ、実際に会議をしているような感覚で、大人数でも発言がしやすいです。加えて、テレビ会議は設備の整った会議室を使うことが多いため、幹部会議や経営会議など自席ではためらわれる内容であっても、ハードルなく実施できます。

多様化に欠かせないWeb会議、導入には「目的」と「重視する観点」の整理を

世界的な背景や働き方の多様化から注目される、Web会議。その他遠隔地とのコミュニケーションサービスに比べ、特徴的なメリットが多いツールです。しかし、導入前には「目的」と「重視する観点」の整理が必要不可欠です。
目的については、テレワークによって必要に迫られている状況なのか、コストカットの一環としてWeb会議に目をつけたのか、さまざまな背景があるでしょう。それら目的によって、選ぶべきツールが大幅に異なります。導入を焦る前に、一度立ち返ってみるのがおすすめです。
さらに、重視する観点についてですが、企業によって費用面や機能面などの違いがあるでしょう。Web会議サービスを運営する企業は、それぞれのご要望に応えられるプランをご用意しています。ご要望が具体的であればあるほど、ニーズにマッチした提案ができます。導入を検討されたら、ぜひどのようなことをWeb会議に求めているのかをお聞かせください。

記事研修

  • 一般社団法人 日本テレワーク協会 客員研究員
  • 工学院大学 情報学部 コンピュータ科学科 非常勤講師

鈴木達郎(スズキ タツオ)

  • 1976年東京大学工学部電子工学科卒業
  • 1981年東京大学大学院情報工学専攻博士課程修了 工学博士
    日本電信電話公社 横須賀通信研究所 研究員
  • 1998年(株)NTTデータ 技術開発本部 マルチメディア技術センタ 所長
  • 1999年日本ベリサイン(株) 取締役
  • 2001年NTTメディアクロス(株) 取締役
  • 2002年日本電信電話(株) サイバースペース研究所 部長(画像通信担当)
  • 2015年NTTアイティ(株) 技師長
    同年より現職

Web会議のメリット・デメリット

新しい制度や製品の導入を検討する際は、ついつい導入後のメリットにばかり目が行きがち。しかし、デメリットについてもしっかり把握した上で導入を検討をしなければ、実際にはあまりメリットを実感できず導入失敗ということにもなりかねません。
Web会議システムを導入した場合のメリットとして一番最初に挙がるのは、やはりコストカットでしょう。交通費や出張費が削減されるのはもちろん、会議の度に大量に用意していた資料の印刷費も削減できます。さらに、参加者が会議に出席するための移動時間も大幅に削減することができ、その分の時間で別の業務を行うことで新たな利益を生み出すことができるかもしれません。
では、全ての会議をWeb会議で行えばよいのかというと、答えは「No.」です。やはりWeb会議にもデメリットはありますし、参加者全員が一つの会議室に集まって、顔を突き合わせながら行う従来の会議にもメリットがあります。
また、Web会議システム導入によるメリットは、本当にWeb会議システムを導入することでしか享受できないのでしょうか。会議のために必要なコストを削減したい場合、そもそもその会議が本当に必要なのかという点から検討してみるべきです。検討の結果、その会議が必要ない、あるいはもっと開催頻度を減らしても問題ないとなった場合には、Web会議システムを導入せずともコストを削減することができ、Web会議導入によるデメリットを考える必要もありません。
本当にWeb会議システムを導入するべきかを判断するために、記事からWeb会議システム導入のメリット・デメリットを具体的に把握し、メリットによって自社が抱えている問題点を解決できるのか、デメリットが自社の負担になったり、業務が阻害されたりしないかを十分に検討してみましょう。

Web会議システムの導入でかかる費用はどのくらい?決算処理は必要?

Web会議システムを導入した場合には、一体どのくらいの費用がかかるのでしょうか? WEB会議システムには無料の製品もありますし、有料の製品でもオンプレミス型にするか、クラウド型(SaaS/ASP)にするかで、費用のかかり方や会計処理の方法が異なります。そのため、気になるWEB会議システムがあった場合には、これまでの会議の開催状況や今後の事業計画から利用人数(拠点数)と一ヶ月あたりの総利用時間を想定し、必ず事前に見積もりをとるようにしましょう。また、各製品の見積もりをもとにWeb会議システム同士の価格を比較する際には、短期間のみの利用とあらかじめ決めている場合を除き、ある程度長い期間、少なくとも5年〜10年は利用すると仮定して、その間にかかるトータルの費用を比較するのが◎ 初期費用、ランニングコスト、周辺機器の購入費用まで合算したときに、短期間で見るとAの製品の方が安くても、長い期間でみるとBの製品の方が安いということがよくあります。特にクラウド型(SaaS/ASP)は、初期費用は安くても、長期に渡って月額の利用料金を支払い続けると割高になる可能性があるので注意が必要です。

海外とのミーティングにも活用できる?

Web会議システムを利用すれば、日本から出国せずとも海外とのミーティングを行うことができます。自社の海外支店や工場、海外出張中の社員との会議はもちろん、日本以外の国を拠点とするクライアント企業との会議も可能です。もしこれまで、会議が必要になる度に現地へ出向いていたのであれば、Web会議システムを導入することで大幅なコストカットを実現できます。また、これからグローバルな事業展開を目指しているのであれば、Web会議システムを導入しておいて損はないでしょう。気になるのは、スムーズな商談、あるいは、活発な議論が行えるような映像・音声の品質を、海外とのWeb会議でも維持できるのかという点。このあたりは、どうやら相手の滞在国の通信環境にも左右されるようです。海外とのWeb会議を検討している方は、こちらの記事もチェックしてみてください。

導入事例から学ぶWeb会議活用術

企業の会議室で行われるような会議だけでなく、人と人が対面で話すような場面は、そのほとんどをWeb会議に置き換えることが可能です。Web会議システムは、すでに多くの企業・団体が導入しており、その業界・業種によって様々なシーンで活用されています。せっかくWeb会議システムを導入するのであれば、導入事例を参考に、会議以外での活用も考えてみてはいかがでしょうか?

Web会議システムを活用した働き方改革

ここ数年、「働き方改革」として労働環境、特に労働時間についての大幅な見直しが行われています。各企業でも、従業員に無駄な長時間労働をさせないため、あるいは、休暇を取得しやすい環境を作るために、様々な取り組みをされているのではないでしょうか? この「働き方改革」にも、Web会議システムを活用できます。Web会議システムを導入することで、会議のための移動時間を大幅に削減できるのはもちろん、パソコンとインターネット環境さえあればリアルタイムに顔を見ながらコミュニケーションが取れるので、オフィスに出社せずに自宅などから業務を行う「テレワーク(リモートワーク)」をワークスタイルの選択肢として追加することも可能になります。「働き方改革」の推進は、企業の生産性向上にも繋がるので、Web会議システムの導入をきっかけに、会議だけでなく、従業員全体の働き方を見直してみるのもおすすめです。