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テレビ会議&Web会議、使いこなすのは難しい?簡単?

テレビ会議、使いこなすのは難しい?

従来型のテレビ会議は、操作が複雑で難しいという一面がありました。システムのセットアップも必要ですし、リモコンの操作も必要でした。ですが、ソフトウェアによるWeb会議を推進すれば、そのような悩みはなくなります。ソフトウェアによるWeb会議は、非常に操作が簡単で、通常のアプリケーションと同じような感覚で、Web会議システムを起動し、接続して会議を行うことが可能となります。

つまり、アプリを操作する感覚で、テレビ会議ができるようになり、直感的で極めてわかりやすいのが特徴です。スムーズに操作できますので、社内のITリテラシーがバラバラでも、技術的な問い合わせが殺到して、ウェブ会議がまったく進まない、という事態が発生しません。

起動するだけ!簡単Web会議

便宜上、テレビ会議を大画面で専用機で動作するものと定義し、Web会議を個人ユースで自席にて会議を行うソフトウェア型のシステムと定義します。 テレビ会議は、普通リモコンなどを使って動作させます。リモコンですので、それほど操作は煩雑になりませんが、ボタンの数も多く、直感的に操作ができるかどうかは疑問です。いっぽうで、Web会議の場合は、ソフトウェアですので、まったくPCに慣れていない人には操作が不安かもしれませんが、普段仕事でPCを使っている人なら起動してボタンを押すだけで、その他の地域にいるWeb会議システムと接続することができるため、会議に参加するのは非常に簡単です。マイクの音量やカメラのセッティングなどもPC画面で簡単に行うことができますので、安心していただきたいと思います。特に最新のWeb会議システムはユーザービリティに配慮されていて、操作を直感的に行うことができ、とても簡単に接続することができるようになっているのです。

映像、音声、PCデータを共有!

簡単な操作で、映像と音声とアプリケーションのデータまで共有することができます。 役員会議、定例会議、研修、遠隔医療、遠隔授業、オフショア開発などにも活用できます。Web会議はソフトウェアで多拠点を接続することにより、さまざまな情報を相互にコミュニケーションすることができるシステムなのです。ぜひご利用下さい。

テレワーク

データ共有ができれば、たとえば、システム開発部門のソースコードレビューなども非常に簡単になります。先輩レビュアーが、後輩レビュイーに、「ここをこう変えましょう」と伝えて、その場でソースコードを書き換えるとします。変更箇所をハイライトすれば、お互いにコミュニケーションの齟齬が起きることもありません。

過去に行ったWeb会議のデータをみながら、改めてテレビ会議を実施することも可能ですし、他にも、取材の録音データをシェアしながら、相互にテキストを起こしていくことも可能です。ダブルチェックの意味合いを兼ねて、など。

さまざまな使い方が可能となります。

テレビ会議システムとは?導入前に仕組みについて解説!

通常の会議では、同じ場所にいる人同士が相手を見て会話をします。一方テレビ会議システムでは、離れた場所にいる人同士がテレビの画面などを通し、相手を見ながら会話を行うことが出来ます。このテレビ会議では、2つの地点を繋いだ1対1の会議だけでなく、1対多数を結んでの会議も可能です。

テレビ会議を行う装置には、映像を写すためのテレビや映像を撮るためのカメラ、音声を拾うためのマイクやスピーカーなどがセットになっており、これらの装置が各会議拠点に必要となります。専用装置の扱いが難しそうですが、リモコンで簡単に操作することが可能です。また、テレビ会議の普及により、安価な機種が様々なメーカーから登場しています。

テレビ会議を行う大きなメリットに、出張に伴うコストを抑えられる点が挙げられます。これは、出張のためにかかる交通費や宿泊費だけでなく、浪費する時間も節約できるという意味になります。また、情報共有の迅速化が図れる点も、非常に大きなメリットです。遠距離の相手先や海外拠点との会議が可能なので、意志決定をスピーディーに進めることが出来ます。

テレビ会議とWeb会議の違いについて

テレビ会議とよく似た言葉にWeb会議があります。Web会議システムのコンセプトはテレビ会議と似ていますが、使用機材がパソコンとウェブカメラのみでも参加できるという点がテレビ会議とは異なります。最近のノートパソコンには、ウェブカメラが内蔵されている機種も多いため、ネット回線が整っていれば手軽に始められるのが特徴です。

しかしウェブカメラは、テレビ会議に利用されるカメラに比べて画像が荒く、広範囲の映像撮影にも向いていません。このため、大人数での会議においてはテレビ会議の方がストレス無く進行することが出来ます。また、集音性能についてもテレビ会議で用いられるマイクのほうが性能が高いため、大きな部屋を利用する会議にはテレビ会議の方が適しているといえます。

一方Web会議システムでは、パソコン画面をそのまま共有できるというメリットが挙げられます。表やグラフなどを画面上で参加者と共有することが出来るため、資料のプリントアウトなどといった作業を削減することが出来ます。以上のことから、テレビ会議とWeb会議の違いを理解し、導入の目的に沿ったシステムを利用していくことが重要になります。

テレビ会議を導入するために準備するものとは?

テレビ会議システムを初めて導入する場合、機材だけでなくその環境も整える必要があります。機材については、テレビ会議システム一式やモニターやプロジェクターなどの表示機器、スピーカーなどが必要です。テレビ会議システム一式については、主にシステムとして製品化しているものを購入すれば、パッケージとして手に入ります。

テレビ会議システムの購入の際は、目的の用途に十分な仕様かどうかを確認しましょう。モニターやプロジェクターなどの表示機器およびスピーカーは、部屋の広さなどに合わせた大きさのものを選びます。また、環境については、インターネット回線および装置の電源などを準備する必要があります。テレビ会議で外部と映像や音声のやり取りを行うには、インターネットに接続しなければなりません。

そのため、メーカーなどに問い合わせてネット環境を整えておくよう準備します。また、機材を動かすためには電源が必要になります。機材の設置場所付近に、必要な数の電源が確保できるよう調整しましょう。特に、テレビ会議本体の電源は、タップなどから枝分かれしたものではなく、コンセントから直に取れるような配置にすることをオススメします。 会議議事録Web会議

Web会議の選び方。テレビ会議との違いを把握して失敗しない!

まずは、Web会議とテレビ会議を、その機能面から比較してみます。 Web会議は、自席からインターネット上で行う会議です。そのため、Webカメラに映る範囲は狭く、イヤホンやマイクなども各自で用意する必要があります。ただし、それらとパソコン、インターネット環境さえあればどこでも会議に参加することが可能です。

また、資料共有機能が充実しています。具体的な機能はメーカーにより違いがありますが、主に、PDFなどのファイルを相手に表示させることが出来る資料配布機能、会議を行っている人だけでなく、参加している人も書き込みができるホワイトボード機能、同じく双方からデータ入力が可能なアプリケーション共有機能などがあります。

その一方、テレビ会議は、大人数が会議室に集まり、テレビ会議専用機を使って行う会議です。専用機が必要になるので、会議室以外の場所で会議をすることは出来ません。また、相手にもテレビ会議システムとネットワーク環境が必要です。カメラは専用のものなので、より広い範囲を映すことが可能です。

リモコンを使って映す範囲を動かすこともできます。マイクもより感度が高く、高品質のものなのでストレスなく利用できます。テレビ会議ではカメラ映像とパソコン画面を相手に表示させることは出来ますが、Web会議のように、双方からデータ入力を行うことは出来ません。

Web会議のメリットとは

Web会議とテレビ会議を比べてみると、大きな違いが二つあることがわかります。一つは、会議を行う手軽さです。テレビ会議の場合、会議室に専用機を用意する必要があるので、あらかじめ時間を設定し、会議室に参加者を集める必要があります。それは自分の会社だけではなく、会議に参加する他の会社でも同様です。それに比べ、Web会議ではパソコンとネットワーク環境さえあれば、どこでも参加が可能です。自宅はもちろん、外出先からの参加もできるため、同じ場所に人を集める必要はありません。

もう一つの違いは、資料共有機能の差です。テレビ会議の場合はカメラ映像とパソコン画面を相手に送信することは出来ますが、参加者はパソコンに表示された資料に書き加えることは出来ません。場合によってはあらかじめ資料を送信し、印刷して配布しておく必要があるかもしれません。

その点、Web会議ではホワイトボード機能を使って双方が書き込んだり、データを共有したりできます。参加者からの意見をすぐに反映し、全員で共有できるため、プレゼンテーションとしての利用だけではなく、議論が必要な会議にも利用可能です。この機能によって、意思疎通が簡単に出来るだけでなく、参加者意識を高めることにもつながります。

様々な場面で利用できるWeb会議

Web会議とテレビ会議の違い、そしてWeb会議の優れている点がお分かりいただけたでしょうか。どちらの会議方法を導入するか迷っている場合は、どのような場面での利用を目的としているのかで選び方が変わってきます。Web会議は、個人での参加が可能ですし、資料を印刷する必要もなく、データで準備をしておけばいいので、資料がかさばることもありません。

会議としての利用はもちろんですが、営業担当者が得意先の担当者との打ち合わせに利用したり、自宅で仕事をしている人が本社との打ち合わせに利用したりと、メールや電話だけでは少し足りないような話し合いに活用する方法もあります。今まで不可能だった遠距離での会議を可能にしてくれる遠隔会議システム。個人単位での利用を目的にしている場合はWeb会議を選ぶべきでしょう。 比較web会議

テレビ会議とWeb会議の違いとは?

離れた場所同士をつなぎ互いの顔を見ながら会議を行う、という点に関してはテレビ会議もWeb会議も同じだといえます。しかしそのシステムには違いがあります。テレビ会議は、会議室などのスペースに通信機材やサーバーなどの専用機器や専用回線を設置して利用します。大型ディスプレイなど専用機器を設置した会議室に参加者が集まってテレビ会議を行う、ということが多いといえるでしょう。

テレビ会議の大きなメリットとして、通信の安定性が高いことが挙げられます。高品質のカメラで参加者全員の顔を見ることができ、音声も高品質で集音範囲が広いためストレスを感じることなく会話ができます。ストレスが少ないため、長時間の会議も疲れにくいという特徴もあります。

重要な会議や大事な取引先との会談など、会議中に不都合があっては困るという時に適しているといえます。その反面、柔軟性に欠けるというデメリットがあります。専用機器などの導入コストが高額であること、会議を行う拠点それぞれに専用機器や専用回線を用意しなければならないことで時間やコストがかかること、そして一定期間が過ぎたら機器の買い替えが必要になることが挙げられます。

また拠点に集まるため参加者のスケジュール調整が必要なことも、デメリットとなります。このように高額な設備投資を行う企業にしか利用できなかったテレビ会議を、もっと気楽で低コストで利用できるようにしたのがWeb会議です。Web会議は、オフィスや自宅、外出先などでンターネット環境が整った場所であれば、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などで会議に参加することが可能な会議システムです。

Web会議の最大のメリットは、その手軽さです。会議に参加するために帰社する必要がないため時間の有効活用ができること、参加者のスケジュール調整に手間がかからないことなどが挙げられます。また専用ソフトを必要とせずWebブラウザ使用で利用できるので、IT関係に詳しくない人でも手軽に利用できることも大きなメリットといえます。

そしてパソコン画面を共有して、同じデータを見たり編集したりしながら会議ができるという利点もあります。デメリットとして、カメラやマイクに限界があるため大人数の参加には適していないこと、インターネット環境によっては通話が不安定になる恐れがあるため、重要な会議や長時間の会議には不向きであることがあります。

どちらを選ぶの?自社のニーズに合った活用方法とは!

一般的には、対面と同じようにじっくりと話し合いたいという重要な会議にはテレビ会議が、そして打ち合わせや社内研修、ウェビナーなどにはWeb会議が向いているといわれています。また2つの会議を連携させるという方法もあります。例えば社内の会議室で行われているテレビ会議に、外出先や出張先の参加者がWeb会議を通じて参加するという方法があります。

さらに共有データを見たり編集できるWeb会議の利点を活かして、資料作成しながらテレビ会議を行うという利用方法も考えられます。テレワークという働き方が広まっていることから、新たなコミュニケーション環境の構築が必要となっています。テレビ会議とWeb会議、それぞれできることや使える場所、予算が異なります。

誰が、どのように、どこで利用するかをまず想定して、2つのシステムを比較検討し自社の職場環境に適した方法を選ぶことが重要です。そしてそれぞれのメリットを取り入れ活用することで、自社独自のコミュニケーション力そして生産性の向上が期待できるといえるでしょう。

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