海外とのWeb会議を成功させるコツ

海外とのテレビ会議を成功させるには

海外拠点や海外企業とのテレビ会議システムでは様々なことに留意する必要があります。
海外に導入するテレビ会議システムは以下の４つのポイントを満たす機器を選ぶことをおすすめします。

・簡単に導入ができるシステム
・簡単な操作で利用ができる
・不安定な回線でもクリアな映像と音質を保証できる
・ハードウェアの故障などトラブルリスクが少ない

簡単に導入ができるシステム

海外拠点には情報システムに詳しい人がいるとは限りません。
ネットワークなどの専門知識が必要になると導入段階でつまづきます。
出来るかぎり簡単に導入できるシステムが望ましいです。

簡単な操作で利用ができる

テレビ会議をいざ利用しようと思っても接続方法が難しいと利用者へ増えません。
少ない操作で気軽に接続できることは海外のみならず日本国内も同様といえます。

不安定な回線でもクリアな映像と音質を保証できる

日本の通信帯域（速度）は世界でも非常に優れています。
一方で海外では通信速度が非常に遅い地域もあります。

そのため下記の２つの条件を満たすテレビ会議システムを導入すべきといえます。
・ネットワークの品質に大きな影響を受けない
・遅い通信速度でも映像や音質がクリアである

ハードウェアの故障などトラブルリスクが少ない

いわゆるテレビ会議の専用機は海外拠点にはおすすめしません。
その理由は専用機の故障のトラブルがあるからです。

もしも故障をすると部品交換や原因究明に大きな時間を要します。
部品交換なら海外への配送料も必要ですし、原因究明なら専門知識がなければ難しいです。

海外拠点のテレビ会議におすすめのサーバー型

海外へ導入をお考えなら「サーバー型」のテレビ会議システムをおすすめします。
サーバー型の他にASP型もありますが、国内ではなく海外にも導入するならサーバー型の方が適しています。

■なぜサーバー型がいいのか？
ASPよりサーバー型をおすすめする理由は４つあります。
・外部ネットワークの影響を受けるリスクが少ない
・セキュリティ面が優れている
・安定性が高い
・通信費を必要としない

費用面でみると確かにASP型はメリットがあります。
しかし、初期費用は安くすみますが、毎月の使用量の他に地域によっては通信料も高くなります。
長期的にみるとサーバー型の方が費用面でも優れていることが多いのです。

海外拠点にテレビ会議を導入するメリット

最後になりますが、海外拠点にテレビ会議を導入するメリットは国内以上に大きいかもしれません。

・経費の削減
出張費や移動時間は国内よりも高いため経費削減は大きなメリットの１つです。

・コミュニケーション不足の解消
今まで頻繁に会議ができなかった海外拠点でもテレビ会議があればボタンひとつでつながります。

・BCP対策
災害だけでなく海外特有のやストライキや暴動など日本では起こりえない緊急事態でも対応を可能とします。
海外は日本政府から渡航が禁止される地域もあるため非常時には大きく役立つといえます。

海外とのTV会議、スムーズに行うために気をつけるべき点とは？

TV会議で海外と繋げるメリット

海外の子会社や支社、取引先とのコミュニケーションツールには色々な手段がありますが、その中でTV会議を利用するメリットとしては「コストの削減」が挙げられています。

海外の会社とのやり取りが多い外資系などの企業の場合、取引や商談のためにその都度出張していては時間や金銭面でも大きなコストがかかってきます。もちろん出張によって何らかの利益や大きな売り上げも生じるのですが、出張期間中の滞在にかかるコストや国内での機会損失なども考えると損失が大きくなってしまう可能性もあるのです。

このためTV会議をコミュニケーションツールとして導入することにより、相手の顔を見ながら対話ができるのはもちろん時間や金銭のロスを防いでコスト削減に繋げられると考えられます。

また「円滑なコミュニケーションの実現」も、TV会議導入のメリットの一つです。
単純なやり取りをするだけならば海外でもメールや電話でやり取りをすることが可能ですが、顔を見て対話ができるコミュニケーションツールは限定されてきます。

そんなコミュニケーションツールの中でもTV会議は日本でも海外でも手軽に導入しやすいですし、リアルタイムで対話ができるので臨場感のあるコミュニケーションを実現しやすくなっています。

さらに国内と海外での定期的な会議も開催しやすく、資料の共有による質疑応答もスムーズにできる点などがメリットとして挙げられているようです。いずれの場合も海外の企業との円滑なコミュニケーションや商談、取引を進める上で大きなメリットとなっているので、出張などのコストに悩んでいる企業であれば導入がおすすめだと言われています。

まとめ

テレビ会議やweb会議を導入する企業が増えていますが、その大前提として個人情報や機密情報の保護があることもいうまでもありません。高品質なサービスを提供する企業であればあるほど、危機管理やセキュリティ対策にも神経を大きく注いでいます。

FreshVoiceが多くの企業や官公庁などに積極的に取り入れられているのも、製品自体の良質さもさることながら、情報を取り扱うユーザーにとっての安心感や信頼性の大きさに起因しているといえるでしょう。

ますますニーズが拡大することになるweb会議システムを牽引することが期待されます。白熱するテレビ会議をより良い環境で行いたい人や企業、自治体などにとって、FreshVoiceの提供するサービスはなくてはならないといえます。

番外編：テレビ会議、なんだか注目を浴びてるようで恥ずかしい…克服法

テレビ会議が恥ずかしいという人がいます。誰もいない会議室でパソコンに向かってしゃべるのは、なんだか気恥ずかしいという方も。そんなテレビ会議で恥ずかしさを消す方法をお伝えします。

隅っこの方の会議室を使う

テレビ会議で大きな声を出すのが恥ずかしいという方は、隅っこの会議室を取ってみましょう。そこで練習して、どのくらいの声なら外に聞こえないかなどを確認しながらWeb会議の準備を進めると良いでしょう。できるだけ他の社員会議者がいる会議室とは離れたところで会議室を取ることで、「ひとりで喋っている感」を薄めることができます。
雑音をシャットアウトして、自分ひとりの世界になることで、周りからの目が気にならなくなるでしょう。

Skype英会話で練習する

パソコンに向かって喋るのは、練習しないと慣れません。そこで、Skype英会話を習ってパソコンに向かって喋る練習をしてみるのはいかがでしょうか。一度二度やってみるのも練習になります。Skypeオンライン英会話なら、最初はトライアルで2度ほどは無料レッスンが受けられますので、練習に最適です。パソコンに向かって話しながら手元でメモを取る練習にもなりますし、会話もビジネスよりなので、自宅で行うSkypeオンライン英会話は、Web会議の練習台になるでしょう。

発声練習を行う

Web会議は、声のボリュームコントロールが難しいものです。そこでテレビ会議の前には発声練習を行いましょう。口を大きくあけたり、口角を引き上げたり、口をすぼめて前に出してみたり、口の中に大きな空間をつくってみたりなどしながら、口を準備運動させます。「アエイウエオアオ・・・」と言いながら、口を大きくあけてはっきりと練習することで、喉が開いて声の調子が良くなります。発声練習をすることで、発言に自信が持てて、自分の発言の番でも怖がらずにすむようになります。まずは声を出す練習をしてみましょう。