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ペーパーレスで3つのメリット?Web会議を導入してコスト削減と効率アップ

ペーパーレスでコスト削減!具体的な削減内容は?

ペーパーレスにはどのようなメリットがあるのでしょうか。何十年も前から、地球環境が危険だと警告されているのに、オフィスでの紙の削減はいっこうに進むことがありません。しかし、iPadなどのタブレット機器が登場し、コスト削減と効率の両取りをできるようになってきました。ペーパーレスには、どのような効果があり、地球環境以外にも、オフィスに大きな改善をもたらしてくれます。それは一体、どのようなものでしょうか。

従来の紙の資料には様々なコストがかかっていました。紙自体にかかるコストを始め、印刷コストや資料を準備・配布・刷り直しなどをする人の人件費、保管や廃棄にかかるコストなどです。ペーパーレス化することで、これらのコストを削減しつつ紙資源の消費を抑えられます。

紙の資料は、結局のところ、維持コストがかかるのです。紙そのものが場所をとるということもあります。これが電子になれば場所そのものが不要になり、何かとコストカットになります。しかし、公文書管理法があるお役所や、それに関連する付随施設では、紙ベースで書類を回覧することこそ仕事の要になっており、一向に削減が進みません。これは法律が絡んでいるので、公には期待できないため、まずは私企業・営利企業から、どんどんペーパーレス化を進めていくのがよいかもしれません。

紙の資料の場合、準備する量が多ければ多いほどこれらのコストは膨れ上がり、参加人数が多く、会議の回数が多い企業では資料にかかるコストもばかになりませんでした。とくに資料に不備があった場合や状況が変化した時、紙の資料だと使いまわしができず最初から作り直すことも少なくありません。

しかし、Web会議なら資料はクラウド上に置いてそれぞれが端末から閲覧できるので、資料の不備や更新はクラウド上にあるデータを修正するだけで対応できますし、状況に応じてメモなどのデータ共有も可能です。これならもう紙の資料は必要なく、それに関係するコスト削減と環境保護に貢献できるでしょう。

コストカットになるというのが一番です。税金で運営され、予算は上から降ってくるものである公務と違って、一般企業では、コストカットは至上命題です。クラウドの費用がかかりますが、それでも、クラウドの契約によって、自社でサーバーを抱えていた費用および、人件費までカットできますし、クラウド上にファイルを保管することは、大掛かりな顧客データを扱うとか、莫大なデータベースが必要とかでなければ、それほどコストもかかりません。なにより、クラウドは従量課金制なので、使った分だけ費用が発生するので無駄がなく、納得感が高まります。

時間も削減?ペーパーレスで会議がスムーズに

ペーパーレスにすることで削減できるのはコストだけでなく、会議における無駄な時間も削減できます。 紙の資料の場合、会議の前に準備して配布するため基本的には会議が始まってからしか見られませんでした。しかし、クラウド上に用意した資料ならどうでしょうか?

会議に参加する社員だけがアクセスできるようにしておけば、資料データが完成した時点から閲覧することが可能になります。すると事前に資料を読み込めるため、内容を十分に理解した状態で会議を始められるようになるのです。さらに、誰が何をやるのか、いつまでにどこまで進めるのかなどを資料に追記しながら会議を行えば、会議の後も資料を議事録としてみんなで共有できます。

この「みんなで共有する」というのが大切で、もしも各自の判断で自分の資料にだけメモを取っていたら発生するかもしれない勘違いや記録ミスを防ぐ効果もありますし、プロジェクトの進行に従って内容が更新されていけばモチベーションアップにも繋がります。これにより生産性の高い会議を行えるというのも、ペーパーレス化による大きなメリットだと言えるでしょう。

そのシェアリングは、今後大きな社会的課題となってくることでしょう。いますでに、シェアリングエコノミーが浸透しつつあり、日本ではまだまだなものの、諸外国ではUberおよびAirBNB、カーシェア、時間シェア、スキルシェアなども発展しつつあります。また、資料がシェアされないということは、仕事が「属人的」になることでもあるのです。

しかし、資料共有が進めば、万が一、その資料の持ち主が緊急出張や入院、そして離職などがあったとしても、すぐに対応できます。会社組織で働いていると、ついつい、「自分がいなければこの仕事はまわらない」と錯覚してしまいがちです。しかし、本当のところは、「自分がいなければまわらない」仕事をどんどん少なくし、誰でもまわせるようにしていくことこそが、仕事の本質ではないでしょうか。

紙よりも安全?ペーパーレスで情報漏洩対策

セキュリティー意識が高まっている昨今、未だに情報漏洩は数多く発生しており、中でも紙媒体による情報漏洩が多数を占めています。その理由としては、紙媒体は情報共有のために同じものをいくつも用意しなければならず、情報の管理が個人に委ねられてしまうからです。しかし、Web会議ならクラウド上に存在するたった一つのデータを管理するだけでいいので、むやみやたらに印刷してばらまくよりもよっぽど管理しやすくなります。

「データも簡単にコピーできるのでは?」と思うかもしれませんが、データの方がセキュリティー対策が講じやすいのでご安心ください。IPアドレスによるアクセス制限機能や、アクセスした時に端末に表示されるのはデータそのものでなく画面の映像のみにする、通信は暗号化して行うなど様々な対策があります。

また、バックアップや管理も簡単で資料の紛失やファイリングミスなども防げるでしょう。情報漏洩対策をする上でも、ペーパーレス化によるメリットは大きいと言えます。

まだクラウドが世に登場する前、データ管理といえばUSBメモリによるものでした。しかしこれは持ち運びやすいという大きなメリットがそのままデメリットとなり、外部の人間が勝手にデータを持ち出したり、そもそも必要な持ち運びでUSBメモリにデータを落としても、電車や飲みの席で紛失するというトラブルが相次いでいました。大企業になると情報漏えい事例として新聞沙汰となり、さらに本人は懲戒で解雇という、とてもリスクのあるデータ保存形式でした。

しかし、時代が変わって、クラウドが登場し、インターネット上にデータを保管できるようになりました。しかもクラウドなら、超大手企業、世界的なIT企業がサーバーを立てているので、セキュリティ面や災害面も安全です。さらに安価で使えるのですから、これはクラウドにデータを移行するのは時代の要請だったといえるのではないでしょうか。

Web会議でペーパーレス化のメリットを享受しよう

ペーパーレス化と聞くと、紙媒体の資料に関するコスト削減や環境保護が主なメリットだと考えがちです。ですが、資料共有による効率アップで有意義な会議を行える、情報漏洩のリスクを低くするなどのメリットこそ、紙媒体を使わないWeb会議の神髄だと言えるでしょう。ペーパーレス化のメリットを享受するためにも、Web会議を導入してみてはいかがでしょうか?

Web会議を使ってみると、その利便性に驚くはずです。いままでの時間をかけた会議と資料の数々はなんだったのか・・・というふうに、仕事の進め方そのものに、革命的な転換をもたらしてくれることは間違いありません。 それだけ、Web会議の生産性は高く、スピーディに業務を進めることができるのです。社内会議に、商談に、そして外部へ発注にと、使うシーンは多く、Web会議が仕事の進め方を変えてくれます。

タブレット会議ペーパーレス

タブレット会議ならエコ!ペーパーレスがようやく実現?

ペーパーレスがいわれて一体何年が経過したでしょうか。 20年以上前から、地球温暖化が叫ばれ、特にオフィスにおいて紙を使いすぎだという指摘がなされてきました。

もしかしたら日本人は、紙が好きなのかもしれません。 某大手家電メーカーでは、開発職がプログラミングした内容をいちいちプリントアウトし、赤ペンでチェックをいれています。 開発職からみると信じがたいこの光景ですが、大手メーカーとなると、製品の質やトレンドよりも、バグが発生しないこと、そして引き継ぎがしやすいコードになっていることが大切なのです。

よって、思うようにペーパーレス化は進みません。 国がなんといおいうと、社会にどんなサービスが登場しようと、なかなかペーパーレスは進まないのです。 生産性という言葉にあまりいいイメージを持っていない上の役職の人も多く、それが大手企業のスピード感を失わさせ、若い人材が外部に流出するきっかけとなってしまっています。特に長時間の無駄な会議、結局何も決まらず、話し合っただけもしくはもうすでに決まっている内容を確認する会議の無駄さに、若い人たちも辟易しているのです。

著しいのが会議においての紙の多さです。 人数分、資料をプリントアウトしてホッチキスやクリップで止め、きれいにならべて配布する。それは新人の役目です。 とくに大手企業になればなるほど、会議の体質も古く、大勢の人が参加すればするほど、紙の資料は多くなります。そしてほとんどの紙が無駄になってしまいます。

タブレット会議ならペーパーレス化

しかし、タブレットをApple 社が開発して大きく変わりました。タブレットならどちらの方向からもいつでもどこでも、会議の内容を見ることができます。社員全員がタブレットを持てば、無駄な紙がなくなってペーパーレス化につながります。

もちろん電気代は代わりにかかるのですが、それでもエコには違いありません。 タブレットの時代になって、より変わったのです。 そして会議も、Web会議を使いながら遠隔で参加できるようになりました。 これはテクノロジーの進化です。イノベーティブなiPad という商品が発売されたことで、日本のペーパーレス化は一気に進んだのです。

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存知ですか?不用意な選択は大変なことに!