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デモの実施がWeb会議システムの導入リスクを減少させる

製品資料=デモンストレーション

Web会議システムは、コピー機や電卓のような、それ自体が商品であるものとは異なり、視覚や聴覚によって受ける体験自体が商品です。ディスプレイやスピーカー、ヘッドセットといった機器ではなく、通話の状況自体が商品なのです。そのため商品カタログやパンフレットに載っている写真やスペックの一覧表を眺めただけでは本当のところは把握できません。

使用してみた際の映像や音声を、実際に視覚と聴覚で体験することで初めて商品として確認することができます。つまり、デモンストレーションを実施してみて初めて製品資料を確認したことになります

導入後のリスクを減らす

さらに付け加えると、WEB会議は一旦導入すればある程度の期間は継続使用が前提のシステムです。Web会議システムを導入する前に予想していた状況と、実際に運用してみた状況がかけ離れていたとしても、すぐに切り替えるということはほとんどの場合、容易ではないでしょう。

また、先ほど体験自体が商品であると述べましたが、部屋の構造や照明といったものによって色の感じ方や音の聞こえ方というのがある程度変わります。こういった体感的な部分でもしもギャップが大きい場合、重要な情報が聞こえにくかったり映像がチラついて注意が散漫になったり、という問題が起こる可能性もあります。加えてヘッドセットの使用感や回線の速度といったものまで通話状況の要素として存在します。

できるだけ実際の利用環境で使用すること

Web会議システムでデモを実施してみるのは重要ですが、もしもデモ機を一定期間借りられるのであれば、日をまたいで色々な時間帯に利用してみることも環境を確かめるのに役立ちます。 なぜならWeb会議システムは基本的にインターネット回線を利用します。

会社内のネット回線の状況は曜日や時間帯によって変化するので、映像や音声の状態に大きな影響を与える可能性は十分あります。そのため回線の混雑している時間帯にどのくらい快適な運用ができるのか、といったことを試してみるのはかなり有意義なものです。 実際の利用環境でデモを繰り返し実施した上で検討できれば、システム導入後の運用もそれだけスムーズなものになります。

展示会の活用が時間的なコストを削減

Web会議システムはすでに相当な数が市場に出回っています。選択肢が多いので価格やスペックだけで検討できれば時間の節約にもなりますが、上に書いたように人間の感覚的な部分と密接に関わる商品であるため、それに関連したリスクが存在します。こういったリスクは、手間ではありますが比較検討の際にできるだけ実際に運用する状況に近いデモンストレーションに触れてみることが重要です。

とはいえ、それほど多くの選択肢の中からいくつも会社を自社に招いてデモンストレーションを実施する、というのは時間的なコストが掛かるのも事実です。そういったことを考えると展示会という、いくつもある製品をまとめてチェックするにはもってこいの場所を利用するのは、かなり有効な手段です。

様々な企業の同じジャンルの製品が勢揃いしているので、わざわざ多くの会社をむやみに自社に招いて実施する手間を省いて、ある程度選択肢を絞ることができます。 つまりは展示会でデモンストレーションに触れてみて選択肢を数社程度に絞ってから自社に呼び寄せて、実際の運用に近い環境で改めてテストをしてみることで、時間的なコストを効率的に削ることができるというわけです。