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大幅な経費削減!Webミーティングとは

時・場所を選ばない!webミーティングの魅力とは

ブロードバンド回線が普及しインターネットなどをどこでも簡単に利用できますが、その中で拡大の一途をたどっているのがwebミーティングです。使用できる機器は多くパソコンをはじめ、スマートフォン・タブレットなどを利用して簡単にミーティングを行う事ができる魅力的な方法です。

専用の機器などの導入も必要なく、出張の経費削減や情報共有の迅速化などに期待がもてる上、webミーティングを行うツールも無料で高機能なものが多く存在しており、多くの企業が採用して業務の効率化に役立てています。また出張などが多く社員のコミュニケーション不足などの解消に積極的に活用する所も多くなっています。

webミーティングを行う無料ツールとは

webミーティングをするためにはツールが必要になります。もちろん無料で利用できるものが多く機能も大変優れたものが多く存在しています。代表的なものとして「skype」があり、海外にも拠点をもつ企業などには大変便利なツールで最大で10人同時にビデオ会話できることが魅力です。

skypeは世界中で利用されているものでビジネスツールとして月額課金版のビジネスプランも用意されている信頼できるwebミーティングツールです。もちろん日本国内においても利用できるので、国内・海外に多くの支社を持つ企業などには重宝される存在です。その他にもビジネス用に特化して設計されたwebミーティングツールも多数あるため、使用する企業に合った最適なものを選ぶことで業務の効率化を図る事ができるでしょう。

ミーティングだけではない!様々な活用法とは

webミーティングは企業の経費削減に貢献してくれる重宝な存在ですが、ミーティングに限らず様々な事に利用できる利点もあります。一例としてwebセミナーなどがあります。これは一同が会場に集まる必要がなくweb上で行うセミナーの事を指します。

大きな企業などに限らず定期的に社内セミナーを開催する所も多くあり、webを利用することで出張費の削減ができ、さらに移動時間の節約にもなっています。また企業だけでなく教育の現場でも注目されておりwebミーティングやweb講義を行う教育機関も増加しています。実に手軽で効率的な利用方法であると言えます。

通信が安定しない海外とのwebミーティングとは

webミーティングは世界中どこにいても参加できる魅力的なものですが、一部地域においては通信が安定しないなどのリスクも存在します。そのような場合はやはり無料のツールでは対応できない場合が多く、途切れがちな通信のためミーティング内容が把握できないといった弊害があります。

そのような場合は有料ではありますが海外の拠点と専用の回線で結び通信が途絶えることを回避する方法も存在します。まずは自社の通信環境(ネットワーク品質)がどのようなものかを把握したうえで、有料のツールを導入するか否かを検討する必要があるでしょう。

導入コストが心配?Web会議の導入コストを抑えるには

Web会議の導入コスト

オンプレミス型とクラウド型で導入コストを比較

web会議システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。 オンプレミス型というのは、web会議を行う上で必要なサーバーとストレージなどを社内に設置するタイプです。会社の資産として設備を導入するため自分たちが使いやすいよう自由にカスタマイズできる反面、サーバー等の設備やソフトウェアのライセンスにかかるコスト、設置にかかるコスト、そしてシステムを保守・運用するためのIT管理者にかかるコストなどが考えられます。そのため、コストの面で見ると導入しにくいタイプだと言えるでしょう。

一方、クラウド型というのはインターネットでそれらのシステムを利用するタイプです。オンプレミス型では全ての設備を自分たちで用意する必要がありましたが、クラウド型はそれらを保有する企業と契約してwebサービスとして利用できます。パソコンやタブレットなどすでに持っている端末を活用して、契約後すぐにWeb会議を始められるのです。つまり、クラウド型では最初の契約費用と、必要ならWebカメラやヘッドセットなどを購入する程度の導入コストしかかからず、導入のハードルが低いタイプだと言えます。

コストを抑えるにはクラウド型!でもセキュリティーや安定性を重視して

オンプレミス型とクラウド型を比べれば、クラウド型の方が導入コストを抑えられるのは一目瞭然ですよね。しかし、導入コストを抑えることだけ考えていると、思わぬ落とし穴が潜んでいるかもしれません。Web会議は会社の経営にもかかわる重要な内容を扱うこともあります。インターネットサービスを利用するということは少なからず情報漏洩のリスクも含んでいるため、Web会議サービスを契約する場合はセキュリティー対策がどうなっているのか確認しておく必要があるでしょう。

通信データが暗号化されているか、会議ごとにパスワードを設定するなど不正利用対策が取られているか、IPアドレスや端末認証などでアクセス制限できるかなどセキュリティー機能についても確認してみてください。また、セキュリティーだけでなく通信の安定性なども大切です。期限がある重要な会議などでサービス利用中にサーバーが落ちたらどうなるでしょうか?そういったトラブル時にどのような保障があるのかという点も忘れずチェックしておきましょう。 

オンプレミス型の導入も視野に入れて安心して利用できるWeb会議システムを

クラウド型のサービスが増えてきたことで、Web会議導入のハードルはかなり下がってきています。自社に合うかどうかわからないから初期費用は抑えたい、あまり予算は用意できないという時はクラウド型のサービスを利用してWeb会議のメリットを体感してみてください。ただし、あまりコスト面ばかりに注目してWeb会議サービスを選ぶと、情報漏洩や会議中のシステムトラブルなど、メリットを体感するどころか後悔することになるかもしれません。そうならないためにもセキュリティー機能や保障などを確認した上で契約するようにしましょう。

場合によってはクラウド型よりもオンプレミス型の方が合っていることもあります。社外接続が必要ない、または社外接続先が限られている場合や、クライアント数が多くて映像などが遅延する、会社のポリシーでクラウドサービスの利用が制限されている時などは、オンプレミス型の導入も考慮した上でどのWeb会議システムにするか決めてください。ランニングコストも含めて考えると、約3年後にはオンプレミス型のコストの方が低くなります。 安心して利用できるかどうかと導入コストを天秤にかけながら、あなたの会社に合う方法を選びましょう。

ウェブミーティングってどんなもの?

ウェブミーティング

気軽に活用できるウェブミーティング

ウェブミーティングとは、インターネットが使用できる環境であれば、どこでも行うことが可能なコミュニケーションツールです。音声はもちろんのこと、映像やテキストチャットを使用して複数の拠点を繋いで会議を行うことが可能です。専用機器を必要とせず、パソコンやスマートフォン、タブレット端末を使用して屋内外を問わず、インターネット回線を使用して行います。

そのため、会議だけでなく研修やセミナーなどにも対応することができ、複数の拠点で一度に情報が共有されるため、ビジネスシーン以外にも幅広い分野での活用が期待できます。ウェブミーティングを行うにあたって必要となるものは、インターネットが利用できる端末、ウェブカメラ、マイクが基本となります。1人で参加し、なおかつ周囲に人がいる中でウェブミーティングに参加する場合は、ヘッドセットを使うと良いでしょう。

まわりの雑音に邪魔されず会議の音声がクリアに聞き取れることや、会議の内容を周囲の人に聞かれることないので、安心してミーティングに参加することができます。また、複数の人数でウェブミーティングに参加する場合のカメラは、高い位置に取り付けること、広角レンズを使用して参加者全員を映し出せるようにすると、全体の様子が相手に伝わりやすいので便利です。

ウェブミーティングを使うメリットって何?

ウェブミーティングを活用するにあたって次のようなメリットが考えられます。 ・場所を選ばずにミーティングを行うことができる ネット回線があるところならば、国内外、屋内外を問わずミーティングに参加できます。

そのため、今まで行われていた一ヶ所にあつまる通常の会議のように、参加者が集合するための交通費や宿泊費がかかりません。また、移動の為に必要な時間も削減できるので、その時間を他の業務にあてるなど、効率的で柔軟な働き方が可能となります。

・配付資料の準備や会議室の手配が不要

ウェブミーティングでは、画面上で資料やアプリケーションの共有を行うことができます。そのため、参加人数分の資料を用意するということがありません。また、参加者各々がネット回線のある場所ならばどこでも参加することが可能なので、日程を調整し空いている会議室を手配する、といった手間がかかりません。

・コミュニケーションが取りやすい

音声と画像と使用するので、相手とのコミュニケーションがはかりやすくなります。また、遠隔地にいる普段なかなか会うことが出来ない人でも、顔を見て話をすることにより、交流が深まることが期待できます。

テレビ会議とはどう違うの?

ウェブミーティングはブラウザや専用のアプリケーションでインターネットにつなげて行うことが一般的です。一方テレビ会議では、専用回線を使用してマイクやカメラが内蔵されたハードウェアを会議室など決められたスペースに設置して行うことが多いとされています。

そのため、専用端末や回線を設置する費用、保守点検の費用、システムの拡張を希望する場合はハードウェアの追加購入費用などが必要となります。また、会議を行う場所は必然的に、このハードウェアが設置された場所になります。ウェブミーティングは、一対一や複数人数でのミーティング両方に適していますが、テレビ会議の場合は、特定の場所に大人数を集めて行う講習や会議に適しているとされています。

これらのように両者には様々な相違点がありますが、画面やカメラ、マイクを使用しながらお互いにコミュニケーションをとるという点では、基本的なしくみは同じだとされています。

まとめ

ウェブミーティングは初期費用が無料または安く抑えることが可能で、人数や場所を選ばす気軽に行える便利なコミュニケーションツールです。

また、情報共有をするために様々な機能が備わっているので、参加者の理解度も深まりスムーズに仕事が進むことが期待できます。社内での会議や研修、カスタマーサポートなどを考えている場合は、一度ウェブミーティングの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

完全にオフィスのない会社も

東京のソフトウェア開発会社である「株式会社ソニックガーデン」は、カメラで全社員の様子を画面にすべて映して、それをもって仕事としています。 オフィスはすべてバーチャルな作りで、実際に出社する必要がないのです。 小さな企業でなおかつIT企業だからこそできる施策ですが、こうしたネット会議を使って全社員を自宅で働いてもらうという働き方は、今後増えていくのではないでしょうか。 もちろん、今後も仕事に関しての多様性はましてゆき、実際に出社しなくともすべてバーチャルで仕事できるチャンスは増えるでしょう。

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存知ですか?不用意な選択は大変なことに!