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Web会議における「ありあり」なトラブルと対処法について

音が出ない・声が届かないなどのトラブルは定番

まずweb会議で多く見受けられるありがちなトラブルの一つとして挙げられているのが、音声関係のトラブルです。その中でも「web会議システムあるある」なのが音が出なかったり声が届かないと言った内容のトラブルだと言えます。web会議では音声がなくても会議そのものはできるようになっているものの、これらのトラブルは会議の進行に思わぬ支障をきたすケースが少なくありません。

このトラブルはweb会議システムを導入したばかりの頃に見られがちで、原因として考えられているのが「ボリュームコントロールがミュートになっている」、「マイクスピーカーやヘッドセットのコネクター接続に不備がある」、「音声デバイスが認識されていない」などです。そのため音が出なかったり声が届かない場合は、これらの機能や接続、システムをチェックすると改善すると考えられます。それでもなかなか改善しない場合はネットワークに問題がある可能性が高いため、ネットワーク環境を整えるのが重要です。

エコーやハウリングがかかってしまうケースもありがちなトラブル

他にも音声や音響関連のトラブルで見られやすいものと言われているのが、「音声にエコーやハウリングがかかってしまう」現象です。エコーとはいわゆるやまびこ現象と呼ばれているもので、発した言葉の一部がまるで反射しているように聞こえてしまう現象を言います。エコーが起きていると相手の声や言葉が聞き取りにくくなってしまうため、円滑に会議が進行できなくなってしまう恐れがあるようです。

原因としては複数の拠点で同時にweb会議をしているなどの環境要因の他に、パソコンのマイク設定がオンになっているなど様々なポイントが考えられます。このため対策としてはパソコンやマイク、スピーカーの設定を確認したり複数の拠点でのweb会議をしないようにするなどの方法があります。

また、エコーキャンセル機能が付いているマイクを導入するのもおすすめです。一方のハウリングは音声の中に「ピー」という音や「キーン」という音が混じってしまう現象で、パソコンに直接マイクを繋げてしまうと起きやすいと言われています。そのため対策としてはパソコンに直接マイクをつながないようにする、パソコンのマイクを使用しないようにすることが大切です。

映像や音声が途切れてしまうトラブル

このようにweb会議システムでは音声に関するトラブルが多くなっています。しかし、それ以外にもありがちなトラブルとして挙げられているのが映像が途切れてしまったり乱れてしまう現象です。こちらは映像だけではなく音声も同様の状態に陥ってしまう場合が少なくありません。

そのため、円滑な会議が進行できないだけではなく途中で中断を余儀なくされてしまう可能性があるトラブルになります。映像や音声が途切れてしまったり乱れてしまう原因として考えられるのは「ネットワーク環境」です。通信環境が悪いとデータの通信速度がどんどん遅くなってしまうためシステムに対応しきれなくなっていまいます。

このためweb会議システムを利用する前には必ずネットワーク環境が整っているのかどうか確認する必要があります。また、会議の途中でネットワーク環境が悪化してしまう場合も少なくありません。その場合には無線LANであればできる限り電波を拾えるようにルーターの近くに移動したり、必要に応じて有線LANに切り替えるなどの対応も必要です。

他にもスマートフォンからweb会議に参加している場合は、電波のいいところに移動したり4G・LTE回線に切り替えるというのも一つの対策になります。

■被写体の人物はストックフォトモデルです。撮影許諾を得ています。

Wev会議を安定して行うためのとっておき裏技

Wev会議をしたいと思っても、会社の回線に負担をかけると思っていませんか? 確かにWev会議は、VPNを使って社外とアクセスしたり、大容量の映像と音声をトラフィックとして流すことで、会社の回線を専有してしまうことがあるのです。

回線を1本だけ引く

フレッツ光などを自宅で使われていることだと思います。 そのフレッツ光は、オフィスでも使うことができます。 会社には専用線を引いていると思いますが、別途、Web会議用にフレッツ光を引いてみてはいかがでしょうか。 月々料金にして5000円程度ですし、それなら遠隔の出張を一度やめれば十分お釣りがきます。

一度、フレッツ光を別途会議室に引くことを検討してみてはいかがでしょうか。 どうしてもWeb会議は、トラフィックに負担がかかってしまいます。 何も考えずにWeb会議を実施していたら、他の会議にでていない社員のコンピューターの回線が遅くなるということが十分考えられるのです。 よって、別途会議室に回線を引くことは非常におすすめです。

経理・情報システム部門・上司とよく話し合って

しかし回線を勝手に引くことはできませんよね。 経理部門、情報システム部門、そして上司とよく話し合う必要があります。 このうち、負担がかからなくなるので情報システム部門は多いに賛成してくれることでしょう。 問題は経理です。毎月出費がでていくので、抵抗されるかもしれませんが、そこはWeb会議そのものがコストの削減になっていることを根気よく説得しましょう。 上司や経営陣に関しては、トータルで見て会社のためになることですので、賛成してくれるはずです。 このように、Web会議に関することは会社全体に関わってきますので、しっかりとした根回しや根拠が必要です。 しかし、高速で使うためには、こうした手もあることを覚えておいてください。

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