使い始めのコツ:WEB会議(ウェブ会議)・テレビ会議(TV会議)の導入にあたりお客様から寄せられるご質問と回答を掲載

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技術・お役立ち情報 - テレビ会議 使い始めのコツ


テレビ会議のちょっとした「コツ」や、製品情報、よく耳にするけれどほんとはよくわかっていない「用語」についての情報をご紹介いたします。

まずは、「テレビ会議 “使い始め”のコツ」についてお話ししていきたいと思います。


製品の絞込みから始まって、デモを見て比較検討、そしてシステムの導入。
担当の方は、何かとあわただしいことであったと思います。各拠点への展開も無事済ませ、「さあ、あとはよろしく!」と、肩の荷が下りた頃、、社員の方々から問い合わせが入り始めます。

使い方の質問などは、マニュアルがありますし、サポートデスクもありますから、どうってことはないのです。 いちばん厄介なのは、「なんだか使いづらいんだよね」という曖昧模糊としたクレームです。
しかし!ここで、システム担当者はその言葉を額面通りに受け取ってはイケマセン。
「使いづらい」のはシステムではない場合が多いのですから。

では、この曖昧模糊とした「なんだか使いづらい」を、検証して行きましょう。

最初のうち、社員の方が「使いづらい」と表現するものは、おおよそ以下の項目のようです。
・会話がかみ合わない、スムーズにいかない
・よく聞こえない
・発言しづらい
・相手の様子がわからない

今回は、「会話がかみ合わない、スムーズにいかない」を取り上げてみましょう。

「会話がかみ合わない、スムーズにいかない」という不満を分解していくと、
(1)打てば響くように返事が返ってこない
(2)誰に対しての発言かわからない
(3)テレビ会議だと、なんだか話しづらい
に大別できるのではないでしょうか。

では、それぞれの原因と対策です。

(1)打てば響くように返事が返ってこない


(2)誰に対しての発言かわからない



【原因】
これは、表裏一体。原因は同じで、発言者と聞き手、自分がどちら側になるかによって変わります。(1)は発言している人の言い分ですね。逆の側(聞いてる人)からすると、(2)の「誰に話しているのかわからない」ので、パッと返すことができないということになります。

【対策】
テレビ会議では、
・誰が誰に対して話しているのか、誰から回答(発言)もらいたいのかを常に意識して言葉にする必要があります。
 「本社の○○です。この件について、大阪の□□さんに質問があります」、「誰から誰へ」。最初のうちは、くどいくらい名前を呼び合いましょう!(^_^)b
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(3)テレビ会議だと、なんだか話しづらい



【原因】
話せない原因は、おおよそこの2パターン

・相槌を打ってもらえないので、話しづらい
 これはかなり個人差がありますが、相槌が無いと話しづらいという方、結構いらっしゃるんです。
 文節ごとに相槌を求める人もいますね。(^_^;)

・相手の様子がわからないので、話しづらい
 同じ会議室にいれば、発言中の周りの様子がわかりますが、テレビ会議ではそうはいきません。
 ちゃんと聞いてくれているか?、ちゃんと伝わっているだろうか?
 そんなことが気になって、不安になり話しづらい。

 この「自分がしゃべりにくい→システムが使いにくい」に変換されてしまっているのですね。

【対策】
・「テレビ会議において、相槌は求めるな!」と、言い切ってください(^_^)b
 想像してください。各拠点で皆さんがいちいち相槌なんか打っていたらうるさ
 くってしようがないでしょう。

・聞こえなければ、そう言って来るし、意味がわからなければ質問も出ます。
 まずは、自分の発言を自身を持って言い切ってしまいましょう!

テレビ会議では、「自分の発言は、一通り言い切って、相手の反応(回答)を待つ」というのが正しいのです。ここは、キッパリ言ってあげることが肝要です。(^_^)b
テレビ会議・Web会議

ちょっと長くなってしまいました。次回は「よく聞こえない」についてご案内する予定です。
どうぞお楽しみに!

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