Web会議の基礎知識

更新日:2021.01/26(火)

Web会議(オンライン会議/Webミーティング)とは?

Web会議とは、インターネットを利用して遠隔地の拠点同士を繋ぎ、音声・映像・資料などをリアルタイムに共有しながら行う会議のこと。そして、Web会議を行うためのITツールが、Web会議システムです。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の世界的に大流行により、テレワークやオンラインでの営業活動などが推奨されたことで、企業はもちろん、個人でもWeb会議システムの導入・利用が一気に進みました。

とはいえ、まだまだWeb会議ってよくわからないという方もいらっしゃると思いますので、この記事では、Web会議初心者の方へ向けて、Web会議やWeb会議システムについて、わかりやすく解説していきます。

Web会議で何ができる?

ものすごく簡単に説明すると、離れた場所にいる相手と、お互いの顔を見ながら会話をすることができます。1対1はもちろん、複数人で会話することも可能です。

顔を見ながら会話できるだけでなく、資料を見せながらプレゼンテーションすることもできます。

そのため会議はもちろん、商談をしたり、たくさんの人を相手にセミナーを開いたり、社長が全社員に向けて話すこともできるのです。

人と人とが対面で話すシーン全てをリモートで代行することができるため、Web会議を行うツールのWeb会議システムは、円滑なコミュニケーションが求められるテレワーク時の必須アイテムにもなっています。

テレビ会議(ビデオ会議)との違い

WEB会議とテレビ会議の違い

Web会議 テレビ会議
必要な機器 端末(パソコン・スマホ・タブレット)、インターネット回線 専用の端末と高性能なカメラ、マイク、ディスプレイ
参加場所 インターネット接続環境があればどこからでも 会議室など、機器を設置した場所
メンテナンス ソフトウェアアップデートのみ。基本無料 機器の定期メンテナンスが必要。保守費用がかかる

ある程度長く経営をされている大手・中堅企業の中には、これまで、テレビ会議システムを利用してきたというところもあるかと思います。

テレビ会議もWeb会議も、遠隔地を音声と映像でリアルタイムに結び、まるで対面しているかのようなコミュニケーションが取れるという点は同じ。この2つの大きな違いは、使用する機器と会議を行う場所です。

テレビ会議には、専用の端末と高性能なカメラ、マイク、ディスプレイが必要です。そして、これらを会議室に設置し、その会議室にてTV会議を行います。

それに対して、Web会議は、普段から業務に使用しているパソコンにソフトウェアをインストールしたり、スマホやタブレットにアプリをインストールしたりするだけ。ブラウザ型のWeb会議システムであれば、それすら必要ありません。

デスクトップパソコンの場合は、USBカメラやマイク、スピーカーを別途用意する必要がありますが、ノートパソコンやスマホ、タブレットには大体ついているので、端末だけ用意すればOKな場合がほとんど。インターネットに接続できる場所であれば、どこからでもWeb会議を開催・参加することができます。

このように、テレビ会議は、会議室という空間同士を、Web会議は、端末同士を繋ぐという違いがあり、会議開催・参加の自由度は、Web会議の方が圧倒的に上です。

また、使う機材の性能や会議室から会議に参加することから、テレビ会議は、大規模な会議や幹部・役員クラスの会議向け、端末とインターネット環境があれば、どこからでも会議に参加できることから、Web会議は、現場レベルの打ち合わせ向けなどと言われてきましたが、最近は、パソコンやソフトウェアの性能も上がり、これまでテレビ会議向きとされてきた会議も、Web会議で問題なく行えるようになってきています。

その他の違いといえば、1つは、費用面。テレビ会議は、専用の機材が必要なため、導入費が高額になりがち。一方、クラウド型(ASP型)やブラウザ型のWeb会議システムであれば、導入費0円から利用できます。

また、テレビ会議は、専用機器の定期的なメンテナンスが必要で、別途、保守費用も発生します。しかし、クラウド型(ASP型)やブラウザ型のWeb会議システムは、ソフトウェアのアップデートをするだけなので、有料製品でも、そのための追加費用が発生することはありません。

Web会議システムを導入するメリット・ベネフィット

新型コロナウイルス感染症をきっかけに、働き方が大きく変化してきています。一部は、引き続き人同士が直接対面して行わなければならない職種や業務もありますが(と言っても、自筆の書類が必要ない受付業務などは、Web会議でも代用可能です)、それ以外の業務に関しては、オフィスに出社しなくてもできることがある程度証明されました。また、慣習的に行われている書類への押印など、"オフィスに出社しなければできない業務"は、なるべく減らすという流れになりつつあります。

なので、メリット・ベネフィット以前に、まず、2020年以降のビジネスにおいて、Web会議システムは、必須ツールの一つであると考えるべきです。

ということで、Web会議導入の最も大きなメリットは、人同士が直接対面しなくても、対面に近いコミュニケーション取れることにあります。そして、その結果得られるベネフィットは大きく4つあります。

コスト削減

Web会議システムを導入することで得られる最も大きなベネフィットは、"コスト削減"です。

削減できるコスト1つ目が、交通費・出張費。

定例の会議などを、対面からWeb会議に置き換えれば、これまで、クライアントのオフィスや支社、支店などを訪れるためにかけていた交通費がかからなくなります。また、出張の際に必要な、宿泊費も削減することが可能です。特に、定期的な海外出張を行なっていた企業では、Web会議を導入することによってこれまでかかっていた多額の出張費を、かなり削ることができます。

削減できるコスト2つ目は、備品の費用です。

Web会議の場合、会議資料は、データで共有したり、その場で画面共有をしたりもできるので、これまで会議の度に多量に印刷していた紙の資料が必要なくなります。そのため、コピー用紙やプリンターのインク代を削減可能です。さらに、来客の際に出している飲み物の費用も削減できるでしょう。

削減できるコスト3つ目が、移動時間。

長距離の移動に時間がかかるのはもちろんですが、新幹線や飛行機であれば、移動時間で、多少、仕事をすることもできるかもしれません。逆に、在来線や車を使った移動は、そこまで長くなくてもその間何もできませんから、回数が重なってくると、必要だけど無駄な時間がどんどん増えていきます。どちらにせよ、移動時間は、無ければ無い方がよいもの。Web会議であれば、移動時間が必要なくなりますので、その分の時間で別の業務を行い、新たな利益を生み出すことができます。

このように、Web会議システム1つの導入で、多くのコストを削減し、さらに、収益をアップさせるチャンスまで得ることができるのです。

ビジネス活動のスピードアップ

Web会議システムがあれば、意思決定のスピードを早めてビジネス活動を加速させることができます。

内容にもよりますが、Web会議であれば、オフィスの自席や外出先からでも会議に参加することが可能です。そのため、急いで確認しなければならないことや決めたいことが出てきた際に、すぐに必要なメンバーを集めて会議を行い、プロジェクトを滞りなく進めることができます。

メンバー全員がオフィスに集まれない、会議室が空いていないといった事情で、意思決定が先延ばしになることはもうありません。

働き方改革

Web会議システムは、テレワーク(リモートワーク)の必須アイテムです。

テレワークの問題点としてよく挙がるのが、コミュニケーションが希薄になることですが、Web会議システムを上手に活用することで、オフィスで一緒に仕事をしている時と同じようなリアルタイムで密なコミュニケーションをとることができます。

何かと理由を並べてテレワーク制度を導入しないのではなく、Web会議システムとテレワーク制度を一緒に導入し、生産性を向上させながら社員の働き方改革を推し進めていきませんか?

BCP

『BCP(事業継続計画)』とは、地震、台風、火山の噴火といった自然災害のほか、テロ、疾病流行、事業所火災などなんらかの緊急事態が発生した場合に、企業が中核事業を継続させ、もしくは、万が一事業がストップしてしまったとしても早期に復旧させ、経営活動を営んでいくための方法や手段をまとめた計画のこと。

BCPにおいて、必ず全ての企業が考えなければならないのが、緊急事態が発生した場合の通信手段の確保です。その通信手段としておすすめしたいのがWeb会議システム。

インターネットは音声通話とは異なり、物理的に接続できない場合を除き、災害時でも比較的安定して接続することが可能です。そのため、まずは災害発生直後の現状の確認や指示出し、社員の安否確認に活用することができます。

さらに、交通インフラが被害を受けている場合や、テロなどで移動時の安全を確保できない場合、2020年の新型コロナウイルス感染症のような疾病流行の場合に、オフィスへ出社せず自宅からテレワークで業務を行ってもらったり、会議に参加してもらったりすることも可能です。

このように、Web会議システムを導入しておくことで、緊急事態が発生してもスムーズにコミュニケーションをとることができ、被害を最小限に止めて、さらに、従業員の安全を確保した上で、事業を継続することが可能になります。

Web会議システムの導入費用やランニングコストはいくら?

Web会議システムの導入費用やランニングコストは、製品によって異なります。

Web会議システムの中には、無料の製品もあれば、有料の製品もあり、また、有料の製品でも、閉域網の中に自社専用のサーバーを構築するオンプレミス型(サーバー型)にするか、専用のアプリをインストールしベンダーのクラウドサーバーを利用するクラウド型(ASP型)やWebブラウザで利用できるブラウザ型にするかで、費用の内訳や会計処理の方法が異なります。

まず費用の内訳について、オンプレミス型の場合は、導入に高額な費用がかかりますが、月々の費用は基本かからず、保守費用や修理費がかかる程度です。一方、クラウド型やブラウザ型の場合は、初期費用はそれほどかかりませんが、月々の利用料がかかります。月額費用は、アカウント数による定額制の場合もあれば、利用時間による従量課金制の場合もあります。

長期で利用した場合のトータルの費用は、クラウド型やブラウザ型よりも、オンプレミス型の方が下回るため、およそ3年以上利用することが見込まれる場合は、オンプレミス型を導入する方がお得です。

次に会計処理の方法についてですが、オンプレミス型のWeb会議システムは固定資産として計上し、クラウド型やブラウザ型の場合は、月々の経費として計上します。高額なオンプレミス型Web会議システムを導入した場合は、減価償却が可能です。

このように、導入するWeb会議システムによって、かかる費用の内訳や会計処理が異なるため、必ず事前に見積もりをとりましょう。

その際、これまでの会議の開催状況や今後の事業計画から想定される、利用人数(拠点数)と一ヶ月あたりの総利用時間をもとに見積もりを作成してもらうこと。また短期間のみの利用とあらかじめ決めている場合を除き、ある程度長い期間、少なくとも5年〜10年は利用すると仮定して、その間にかかるトータルの費用を比較しましょう。初期費用、ランニングコスト、周辺機器の購入費用まで合算したときに、短期間で見るとAの製品の方が安くても、長期間でみるとBの製品の方が安いということがよくあります。特にクラウド型(SaaS/ASP)は、初期費用は安くても、長期に渡って月額の利用料金を支払い続けると割高になる可能性が大いにあるため注意が必要です。

Web会議システムは必ず導入しなければいけない?

繰り返しになりますが、Web会議システムは、2020年以降のビジネスにおける必須ツールです。

積極的にWeb会議をする必要はないかもしれませんが、相手からWeb会議でお願いしますと言われたときや、災害や疾病流行などで出社ができなくなったときのために、使えるようにはしておくべきでしょう。

そのため最低でも、代表的な無料Web会議システムは導入しておくことをおすすめします。

どんなWeb会議システムを導入すればよい?

Web会議システムは、企業によってそれぞれマッチする製品が異なります。そのため、圧倒的にこれがおすすめという製品はなく、さまざまな製品を比較見当して自社に最適な有料Web会議システムを導入するとともに、複数の無料Web会議システムを使い分けるというのがおすすめです。

まずWeb会議システムで知名度抜群な製品といえば、『Zoom』と『Skype』。基本は無料で利用でき、ビジネス向けの有料版もあります(『Skype』の有料版は『Microsoft Teams』へ統合)。現在、利用されている企業も多いでしょう。

次に、知名度が高そうなところでいくと、『Google Meet』と『Microsoft Teams』でしょうか。『Google Meet』は、G Suiteを契約している企業向けの製品でしたが、2020年5月から、Googleアカウントを所持している一般ユーザーも無料で利用できるようになりました。

『Microsoft
Teams』は、Microsoftが提供する、チャットツールです。機能の一つとして、ビデオ通話を利用することができます。この2つの大きな違いは、導入方法。『Google Meet』は、Webブラウザ上でWeb会議を行う、いわゆるブラウザ型Web会議システムですが、『Microsoft Teams』は、ソフトウェアをパソコンにインストールする、クラウド型(ASP型)Web会議システムです(『Microsoft Teams』はブラウザからも利用可能)。ちなみに、『Zoom』も『Skype』もクラウド型(ASP型)Web会議システムですので、お間違いなきよう。

※2020年6月から、ブラウザからも『Skype』を利用できるようになりました。

チャットツールといえば、日本におけるチャットツールの2大巨頭、『ChatWork』と『Slack』にも、ビデオ通話機能がついています。すでにこれらのツールを利用されている方は、そのまますぐに利用することが可能です。

ブラウザ型Web会議システムに関しては、Googleのツールということもあって、『Google Meet』の知名度がそこそこかなというところですが、まだ、クラウド型(ASP型)Web会議システムでいうところの『Zoom』や『Skype』のような、ブラウザ型Web会議システムの代名詞と呼べる製品は無い印象。

ここ最近、ぐんぐん導入社数を伸ばしているのが、有料ブラウザ型Web会議システムの『Lite FreshVoice(LFV)』。また、無料で利用できる『Whereby』もありますが、以前の『Appear.in』と比較して、やや利用するメリットが減ってしまいました。この2製品を含むブラウザ型Web会議システムについては、『インストール不要のブラウザ型Web会議システムにはどんな製品がある?』でも詳しく紹介していますので、こちらの記事も合わせてチェックしてみてください。

▶︎インストール不要のブラウザ型Web会議システムにはどんな製品がある?

最後に、今後導入検討の対象となる、有料のWeb会議システムですが、最有力候補と自信を持っておすすめできるのが、当社の『FreshVoice』です。おすすめポイントは、なんといっても、その強固なセキュリティと柔軟な導入方法。クラウド型(ASP型)だけでなく、オンプレミス型(サーバー型)を選べる製品は、そう多くありません。

そのほかに、有力な製品を挙げるとすれば、『V-CUBEミーティング』や『LiveOn』、『Cisco Webex Teams』あたりでしょうか。

現在は、『Zoom』をはじめとする無料Web会議システムのみを利用していても、今後、Web会議の品質やセキュリティ、使い勝手といった部分を追求していくなら、1つは有料のWeb会議システムを導入すべきですので、頭の片隅に入れておいてください。

おすすめのWeb会議システム15製品を目的や条件別に比較した記事も公開していますので、ぜひ、製品選びの参考にしてください。

▶︎【2021年最新版】Web会議システム徹底比較【目的・条件別おすすめ15選】

Web会議システムの導入方法

Web会議システムの導入方法は、有料のWeb会議システムと無料のWeb会議システムで異なります。

有料のWeb会議システムの場合

有料のWeb会議システムを導入する場合は、必ず導入製品を決定する前にトライアルやデモを依頼し、実際に使ってみましょう。音声・映像の品質や使い心地など、スペック表ではわからない部分が、製品選びで最も重要です。

導入製品の決定〜利用までの流れは、Web会議システムのタイプによっても異なります。

オンプレミス型Web会議システムの場合は、情報システム部などの担当者とWeb会議システムのベンダーとでどのような構成にするかを相談し、サーバーの設置などを行います。そのため、利用開始まで数ヶ月かかるのが一般的です。

クラウド型Web会議システムの場合は、契約後、Web会議を行う端末にソフトウェアをインストールすると利用開始できます。また、ブラウザ型Web会議システムの場合も、契約後に管理画面にアクセスするIDとパスワードが発行されたらすぐに利用可能です。

無料のWeb会議システムの場合

無料のWeb会議システムは、メールアドレスなどを登録してアカウントを発行するとすぐに利用開始できます。

クラウド型のWeb会議システムの場合は、端末にアプリケーションをインストールする必要がありますが、アカウント発行後そのままインストールに入る場合がほとんどなので、数分後には利用可能です。

Web会議を行うために必要な機材

ノートパソコンやスマホ、タブレットの場合は、端末にカメラやマイク、スピーカーが内蔵されている場合が多く、端末だけでもWeb会議を行うことが可能です。しかし、周りの音を拾ってしまうなど会議の品質が低下する可能性が高いので、USBヘッドセットやイヤホンマイクを使用することをおすすめします。

カメラについても、角度調節などが自由にできるので、そんなに高価なものでなくても、USBカメラを用意するのが◎

会議室などに集まり、1拠点から複数人が参加する場合は、エコーキャンセル機能がついたマイクスピーカーを用意すると、ストレスなくWeb会議を行うことができます。

テレワーク(リモートワーク)での利用を目的とする場合に、併せて導入を検討したいツール・サービス

テレワーク(リモートワーク)での利用を前提にWeb会議システムを導入する場合は、以下のツールやサービスの導入も併せて検討するのがおすすめです。テレワーク(リモートワーク)でも、生産性を下げることなく業務を行えるでしょう。

VPN

VPNとは、「Virtual Private
Network(バーチャルプライベートネットワーク)」の略。簡単に説明すると、インターネット上に仮想の専用線を用意し、データの送信者と受信者の間に仮想のトンネルを作ったり、データを暗号化したりすることで、安全にデータのやりとりを行うことができるもの。テレワークで自宅から自社内のサーバーに接続する場合は、VPNなどのセキュアな通信環境が必須です。

ただし、クラウド型(ASP型)やブラウザ型のWeb会議システムを利用する場合は、VPNを経由せずにWeb会議を行うのがおすすめ。VPNを経由すると、ファイアウォールの影響でWeb会議の品質が低下する可能性があるからです。

ビジネスチャット

Web会議システム徹底比較でも名前が出てきた『ChatWork』や『Slack』などのビジネスチャットも、テレワーク中でも密なコミュニケーションを取るために必須のツールです。

LINEでも良いのでは?と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、ビジネス専用のツールを利用するのがベター。LINEにも『LINE
WORKS』というビジネスチャットがあるので、せめてこちらの利用をご検討ください。

共同編集ツール

これは、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのこと。これらの共同編集ツールを使えば、ファイルを何度もやりとりしてどれが最新版かわからなくなったりするのを防ぐこともできますし、Web会議の議事録を取って共有するのもラクチンです。

プロジェクト・スケジュール管理ツール

テレワークになると他のメンバーの進捗などが見えにくくなるので、プロジェクトやスケジュール管理ツールを活用するのがおすすめ。管理ツールといっても、メンバーが自由に閲覧できるGoogleカレンダーを活用したり、先ほどのGoogleスプレッドシートなどで進捗管理をしたりしてもよいので、メンバー全員がやりやすい方法が見つかれば、必ずしも専用のツールを導入する必要はありません。

Web会議システムを導入したら、覚悟を決めて定着させること!

Web会議システムは導入して終わりではありません。導入しても、使われなければ全く意味がないのです。

「この製品を導入する」と決めたなら、社内に定着するように働きかけていく必要があります。最初は慣れなくて仕事がやりにくいと感じるかもしれませんが、積極的に使い続けていくことで慣れ、ベネフィットを感じられるようになったり、社員の間からルールや使い方についてさまざまな改善意見が出て、より良いWeb会議ルールができあがっていったりします。しっかりと覚悟を決め、ご担当者さまが率先して、導入したWeb会議システムを利用していきましょう。

Web会議比較表ダウンロード

エクセルの比較表だから今すぐ使えます!
テレビ会議・Web会議システムの新規導入、リプレイス検討に
お役立てください。部署内での共有でも役立ちます!

関連記事