Web会議の基礎知識

更新日:2020.10/23(金)

本当にクラウド型(ASP型)で大丈夫?Web会議システムはオンプレミス型が圧倒的に有利な理由

初期費用が安いから、すぐに使えるから、メンテナンスが楽だから、なんて理由で、安易にクラウド型(ASP型)のWeb会議システムを導入しようとしていませんか? その選択、ちょっと待った。企業にクラウド型(ASP型)Web会議システムを導入する場合、自社のネットワークの状況や今後の利用計画についてきちんと考えておかないと、どんなに性能が良いと言われている製品を選んでも、損をしてしまう可能性があるんです。

この記事では、クラウド型(ASP型)ではなく、オンプレミス型Web会議システムを選ぶべき理由をご紹介していきますので、ぜひ、製品選びの参考にしてください。

クラウド型(ASP型)Web会議システムで損をする3つの理由

クラウド型(ASP型)Web会議システムで損をする3つの理由イメージ

①ネットワーク遅延によって品質が低下する

クラウド型(ASP型)Web会議システムを利用する場合、社内ネットワークから社外のオープンネットワークを経由してWeb会議のサーバーにアクセスし、また社内のネットワークに戻ってきます。実は、この一連の通信の中に、ネットワークを遅延させ、Web会議の品質を低下させる要素が3つも入っているんです。

最大の天敵はプロキシサーバーとファイアウォール。
一般的に、社内のネットワークから社外のネットワークにアクセスする場合、プロキシサーバーやファイアウォールを経由します。ここを経由することによって、外部からの攻撃や内部情報の流出を防いでいるんです。Webサイトの閲覧とはちがい、Web会議では音声や映像を含む膨大なデータをやり取りしなければなりません。プロキシサーバーにも処理能力の限界があるため、処理が追いつかなくなると音声や映像が途切れたり、タイムラグが発生したりしてしまいます。

2つ目が、ネットワーク回線の出入り口の混雑です。
社内ネットワークからオープンネットワークにアクセスする際の出入り口は、通常1つ。Web会議以外にも、Webサイトを閲覧する、メールやチャットを送受信するといった場合には、必ずその出入り口を通らなければなりません。ほとんど全ての企業でさまざまなWebサービスを利用していると思いますが、そこにクラウド型(ASP型)のWeb会議システムを追加導入する、さらに、同時にいくつものWeb会議が開催されるとなると、トラフィックの増大によって、出入り口で大渋滞が起こるのは必至です。こうなってしまうと、ネットワークが遅延し、繋がりにくい、途中で途切れるといったことが発生します。特に、全国の支社を社内ネットワークでつなぎ、出入り口は本社に1つだけなんて場合は、余計遅延が大きくなるので注意が必要です。

3つ目が、Web会議サーバーの設置場所です。
クラウド型(ASP型)は、ベンダーが用意したWeb会議サーバーを利用するため、その設置場所は選べませんし、製品によってはどこにあるかわからないなんてことも。国内にあればまだ良い方で、遠く海外のサーバーを利用しているなんて場合もあります。
例えば、東京の企業がクラウド型(ASP型)Web会議システムを利用する場合、Web会議サーバーが沖縄にあると、0.1秒のタイムラグが発生すると言われています。となると、サーバーが海外にある場合、一体どれだけのタイムラグが発生するのでしょうか…?

②情報セキュリティのリスクがある

いくらプロキシサーバーやファイアウォールを経由しているといっても、やはり、社内ネットワークから社外のオープンネットワークへ接続することには、情報セキュリティのリスクがあります。

クラウド型(ASP型)Web会議システムのセキュリティ対策はベンダー依存です。Web会議のデータに乗って攻撃されたり、誰かに覗き見されてしまうことがないとは言い切れません。機密性の高い重要な会議にクラウド型(ASP型)Web会議システムを使うのは、万が一を考えるとハイリスクと言えます。

③長期継続利用によって費用が高くなる

これは、よく、クラウド型(ASP型)Web会議システムのメリット・デメリットの紹介で取り上げられる内容ですが、クラウド型(ASP型)は、初期費用が安い分、ランニングコストがかかります。トータルコストで比較した場合、ある時点までは、やはりオンプレミス型の方が高いのですが、数年経過したタイミングから、クラウド型(ASP型)の方が高くなります。オンプレミス型は追加コストがほとんどかかりませんから、その後逆転することはありません。

オンプレミス型Web会議システムを利用することのベネフィット

オンプレミス型Web会議システムを利用することのベネフィット

オンプレミス型Web会議システムを導入することによって、社内ネットワーク内のみの閉鎖網でWeb会議をおこなうことができます。つまり、とても簡単に言うと、オンプレミス型Web会議システムを利用することによって、上の項目でお伝えしたクラウド型(ASP型)Web会議システムの課題を全て解決することができるんです。

まず、社外ネットワークに接続しないので、プロキシサーバーとファイヤウォール、ネットワーク回線の出入り口の問題を全て同時に解決できます。そして、自社内にサーバーを設置するので、サーバーとの距離の問題も発生しません。そのため、ノイズやタイムラグのない、高品質なWeb会議をおこなうことができるのです。もし、ネットワーク通信が遅いと感じたとしても、オンプレミス型であれば帯域調整などをおこなって問題を解決することもできます。

また、閉鎖網でのWeb会議なので、セキュリティリスクはほとんど0です。自社のほかのシステムと同じセキュリティ対策を施すことができるため、安心感もあります。

コスト面は、Web会議システムの運用計画次第というところですが、数年単位の利用をあらかじめ見込んでいる場合には、初期導入時に大きめの費用を払っても、オンプレミス型の方が結果お得になります。

オンプレミス型Web会議システムに社外からアクセスできる?

オンプレミス型Web会議システムに社外からアクセスできる?

オンプレミス型の場合、Web会議は、社内ネットワーク内のみの閉鎖網でおこなうことが前提です。社外のオープンネットに出すこともできますが、それでは、オンプレミス型のベネフィットがほとんどなくなってしまうのでおすすめしません。

では、ネットワークが繋がっていない支社や支店、あるいは、関連企業やクライアント企業とWeb会議をおこなうこと、また、社外からWeb会議に参加することはできるのでしょうか?

結論、できます。ただし、別途、社外から社内ネットワークにつなげる手段を用意する必要があります。

例えば、インターネットVPNやIP-VPN、広域イーサネットなどを利用する、または、特定のIPや端末からのみアクセスを許可して、会議室のURLを共有するといった方法です。それぞれ多少の追加コストがかかりますが、これらの方法であれば、閉鎖網のセキュアな環境を維持したまま、外部とのWeb会議をおこなうことができます。

また、やりとりの内容が、そこまで重要度が高くないと言うことであれば、外部とのWeb会議には、無料の製品を利用するというのも一つの手。後にトラブルにならないよう、外部とのWeb会議を許可する場合には、導入時点で、自社の情報セキュリティルールに従ったWeb会議運用ルールを決めておくのがおすすめです。

Web会議システムを導入するならやっぱりオンプレミス型!

Web会議システムを導入するならやっぱりオンプレミス型!

やはり、企業でWeb会議システムを導入するなら、圧倒的に、オンプレミス型が有利です。特に、社内会議のみに利用したい、あるいは、支社や支店のみをつなぎたいといった場合は、オンプレミス型一択。

とはいえ、どうしてもクラウド型(ASP型)でなければならないという企業もあるでしょう。その場合は、まず、自社のネットワーク状況について調査してみるのがおすすめです。せっかく高性能なクラウド型(ASP型)Web会議を導入したのに、ネットワーク環境のせいで全く使い物にならないなんて勿体無い。

オンプレミス型が良いというのはわかったけれど、どうやって導入するのが良いかわからない、どの製品が良いのかわからない、やっぱりクラウド型(ASP型)も気になるという方にまず検討してみて欲しい製品が、セキュアなWeb会議システム「FreshVoice」です。

「FreshVoice」は、国内導入実績4,000社以上、最大200拠点を同時接続できる高品質な多拠点Web会議システム。導入形態も、オンプレミス型とクラウド型(ASP型)のほか、ブラウザ型や占有クラウド型、テレビ会議システムなど幅広い選択肢があり、貴社にぴったりなプランの提案はもちろん、設置や運用についてのアドバイスもしてくれます。まずは気軽に、お問い合わせ・資料請求をしてみてください。

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