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挿したらオフィス
ニュース&トピックス|Web会議システム導入後半年のある会社で

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  • 2015年11月05日 スタッフ日誌
  • Web会議のある風景・後編
  • ──前回のあらすじ──

    ある企業がWeb会議システムを導入してから半年が経った。
    導入当初はあまり期待されていなかったものの、早速そのメリットを活かして全体会議が
    頻繁に開催されるようになった。秋葉原オフィスには好影響が出始めている。
    だが、変化はそれだけに留まらなかった。

    ──あらすじここまで── お読みになりたい方はこちらからどうぞ。


    Web会議システムを導入してから起こった変化は、それだけじゃなかった。

    最初に声を上げたのは営業の宮島だった。本社の購買との打合せにFreshVoiceを使い
    たいと言い出したのだ。宮島いわく、資料を添付したメールではやり取りの回数がかさむ。
    ドキュメント共有の機能を使えばそれが一度で済んで効率が良くなる、と言うのだ。宮島は
    全体会議に参加する機会があって、その時あれは使えると踏んだらしい。

    噂が広まったのか、それからあと、色々な部署から人がやってきてはFreshVoiceを使う
    ようになった。俺も時たま使う。本社や支社の連中と電話で話をしていて、
    「ああそうだ、いまFreshVoice空いてる?」
    と聞かれて会議室をチェックし、そのまま端末を立ち上げてWeb会議に入ったりする。

    結局、会議室から離れた部署や、会議室までチェックしに行って無駄足を踏んだヤツから
    の不満があって、FreshVoiceがインストールされた端末はオフィス内に移された。よその
    支社でも似たような経緯をたどったらしい。気がついた時には接続先の背景は会議室じゃ
    なくなっていた。

    端末は常時起動で、FreshVoiceは立ち上げっぱなしか待機にしてある。
    全体会議や機密性の高い会議の時だけ会議室に持っていって、終わり次第元に戻すこと
    にもなった。うちは端末がラップトップだから問題なかったけど、デスクトップで使ってた
    ところはラップトップに変えたりライセンスアップを検討したりと多少面倒もあったらしい。

    そのWeb会議用端末が、なぜか俺の席のすぐそばに置いてある。
    たまたま空いていたスペースがそこだけだったからだ。はじめは、なんでココなんだよって
    ばかり思っていた。予約して使うヤツもいるけど、電話してて話の流れで、とか、メールじゃ
    ラチが明かないから、なんて突発的な理由で使いたがるヤツもいる。そうすると、俺が取り
    次がなきゃいけないケースも出てくる。相手が後輩ばっかりだったらダルそうな顔して無言の
    プレッシャーって手も使えるけど、時々支社長とか本部長クラスの人まで掛けてくるもんだ
    からそうもいかない。しかもみんなマイクスピーカー相手に結構デカイ声出すんだよなあ。
    ヘッドセットだって用意してあるのに。

    不幸中の幸い、と言えるのは今まで聞く機会のなかったような他部署や上層部の話が
    聞けるようになったこと。自分の仕事の参考にもなるし、気になっていた社内事情にも
    詳しくなった。それに自分で使いたい時は便利かな。まあ、少しくらいは役得がないとね。

    「おーい坂本。悪いんだけどさ、ひとつ頼まれてくれないかな。」

    と言いながら支社長が業務命令をひとつ持ってきた。
    FreshVoiceを導入してから削減できたコストを計算しろ、だってさ。仕事が俺に回ってきた
    理由なんて聞くまでもない。近いからだ。あーあ、前言撤回。やっぱりWeb会議用端末なんて
    そばに置かせるんじゃなかったよ。

    結果としては、導入当初の予想を上回る形でコスト削減には成功してた。
    全体会議のために全国各地の支社から集まる支社長ほか数名の交通費。北海道、中国・
    四国、九州からの参加者のためには宿泊費も出る。うちは全体会議の後に懇親会を開いて
    いたから、その分も大きい。導入時に見落としていたのは、Web会議に置き換えたぶん減った
    電話料金だ。FreshVoiceは定額制プランを選んだから時間を気にせず利用できる。効率よく
    打合せをするためのWeb会議が、予想外の経費を削減してくれた。

    半期で全体会議2回分の費用だけで、初期費用含むFreshVoiceの年間利用料をまかなえる
    計算になった。でも実際には6回の全体会議が開催済みだ。Web会議システムを使うように
    なって、支社間、部署間の連携は明らかにきめ細かく、スピーディーになっている。

    もうすぐ導入後二度目の四半期決算が発表される。社内の雰囲気が、そろそろ数字にも影響が
    出る頃だと教えてくれる。

    今回の新システム導入は成功だった。それはもう疑う余地のないところだ。


    ......あ、うん、でも例外はある。

    いや、まあ余計な話ではあるんだけどさ。俺もまだ噂でしか聞いてないし。
    会社としてのコスト削減には成功したんだけど、個人的にコストが膨らんじゃってるヤツがいる
    らしいんだよね。交通費の。

    なんでかって、そりゃあ......ちょっと活性化しすぎたんだろうね、社内コミュニケーションが。

    なんでもWeb会議システムってのは在宅勤務にも使えるらしいから(最近はテレワークって
    呼ぶらしいんだけど)、もしかしたらそっち方面でも追々活用されるようになるかもしれないね。

    なんて心配は、ちょっと気が早すぎるかな。

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