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  • 2016年01月07日 スタッフ日誌
  • 「うちの社長はIT音痴」というIT担当者様。稟議書にこんなメリット書いてみて下さい。
  • テレビ会議をこれから導入しようとしている企業に勤めるIT担当者にとって、できれば対応したくないことの1つは稟議書の作成ではないでしょうか。
    稟議書を作る際に文言を穴埋めすれば済む程度のことならまだしも、あの、社長を納得させるような文章を作成するのは本当に大変なことです。
    作家でもありませんから、文言がポンポンと浮かぶわけでもありませんから、時間ばかりが経過し、上司からは「まだ書けていないのか?稟議書くらいすぐにつくれるだろう?」というプレッシャーばかり浴びる羽目になります。

    さらに、IT担当者としてネックなのは、社長がIT音痴である場合です。

    社長がITに詳しい、もしくは、多少は話が分かるくらいの知識があればよいのですが、IT音痴の社長が納得するような稟議書を作るのは相当大変です。
    しかし、コツさえ掴んでしまえば、いくら決裁者の社長がIT音痴であったとしても、ダメ出しをくらわず一発で承認が下りるような稟議書を作ることができます。

    私自身の経験でいえば、テレビ会議を導入する理由として書く欄の構成を

    ・現状ではどのような不便なことがあるのか
    ・テレビ会議を導入することでどのような改善が見込まれるのか
    ・相見積もり(「あいみつ」と言われているものですね)を取った結果から費用感はどの程度であれば妥当なのか

    といった3項目に分けると、IT音痴の社長であっても理解がしやすいはずです。

    なぜならば、とくに上の2項目

    ・現状ではどのような不便なことがあるのか
    ・テレビ会議を導入することでどのようなメリットがあるのか

    は、経営で使われる用語に言い換えると「現状問題点」と「改善したことによる効果」です。
    社長は会社を経営するにあたり日々この「現状問題点」「改善したことによる効果」について考え、色々な物事の判断を繰り返しています。
    稟議内容が社長の苦手とするIT分野であったとしても、社長がいつも考えている「現状問題点」「改善したことによる効果」という枠に当てはめて稟議書内で説明することによって、社長は容易に判断しやすくなるのです。
    また、導入時に発生すると見込まれる費用に関しても、最低でも2社、可能なら3社からは相見積もりを取得して価格の妥当性を稟議書内で示すことによって、社長は仮にIT音痴であったとしても誤った判断を下すことはないでしょう。

    稟議書を書きやすくするためにも、テレビ会議の提供会社と話をするときには『今あるどのような不便なことがどのように改善されるのか』という点を中心に質問をするといいと、私自身の経験からもそう思います。

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