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  • 2016年01月06日 スタッフ日誌
  • 大人数の超重要会議、これをテレビ会議で円滑に運営可能なの?
  • 会社で会議をする際に何が大変かと言うと、出席者が不公平に感じることなく発言をすることができる環境です。

    特に大人数が出席するような超重要会議において、出席者が誰も話をしないだなんていう状況は、それはそれで冷や汗ものですが、出席した大人数それぞれが自分の思うままに我先にと話をし始めてしまうとさらに冷や汗ものです。

    大人数で話し始めてしまうと収拾がつかず、本来その場で決めるべきことが決まらないまま会議時間が延長になったり、追加会議を開催する羽目になったりすることもあって、組織の底辺にいる私のような立場から言わせて頂くと、大人数が参加する超重要な会議にはできる限り関わりたくないものです。

    しかし、最近では、テレビ会議を使って大人数が参加する超重要な会議を行うことも増えてきました。

    万一、機材トラブル(というか、参加者の中でITに弱い人達をサポートする)ことを想定して、最近では私も超重要な会議にシステム補助として参加したりしています。
    参加をし始めた当初は「滞りなく進むように見守るだけで大丈夫!」と思っていたのですが、とんでもありませんでした。

    自分の話を率先して言いたい人って、リアルな会議であっても、テレビ会議であったとしても、することは同じなのですね。
    自分の話をし始めて、他の「自分の話を聞いてほしい人」が普通に話に割ってきて話をし始めるので、もう大変です。

    テレビ会議を使ったとしても、参加者全員がクリアに見えるとは限らないので、「私の話に割って入ってきたのは誰だね?」だなんて言う人も出てきて、会議で決めるべきことが何も進みません。
    その時から、私がサポートに入るときには、テレビ会議を始める前に私が一言だけ話をすることにしました。

    具体的に何を話すのかというと

    「発言者の話が終わってから自分の話をし始めること」
    「拠点名・役職・自分の名前を言ってから、自分の発言を始めること」

    の2つです。

    毎回、テレビ会議の冒頭にこの2つを注意事項として話をするようになってから、大人数が参加する様なテレビ会議であったとしても大混乱にならなくなりました。

    遠距離にいる人とテレビ会議を通じて顔を見ながら会議ができるという便利な世の中になりました。
    テレビ会議時代も専用機が必要な時代から、いまではインターネットに繋がったPCとWebカメラがあれば、どこにいても容易にテレビ会議に参加できるくらい利便性の高いものになりました。

    ただし、大人数の会議を円滑に運営するために必要なことは、リアルな会議でもテレビ会議でも全く同じで、「話をちゃんと最後まで聞きましょう」「自分が誰なのか名乗りましょう」だということを、私は今更ながら学んでいます。

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