web会議導入で気を付けるべきポイント

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  • 2017年04月19日 スタッフ日誌
  • web会議導入で気を付けるべきポイント
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    いま、多くの企業で導入が進んでいるweb会議システム。

    今回は、その導入にあたって気を付けるべきポイントを説明していきます。

    本当にweb会議システムが必要なのか

    例えば、服飾を扱う企業が製造部門とデザイン部門の素材の質感などの情報共有のためにweb会議システムの導入を検討している場合、システムのポイントとなってくるのが画質の高いシステムの導入です。そうなると、HD対応のテレビ会議システムの方がネットワークの安定性のために画質を落としての利用になるかもしれないweb会議システムより適していると言えます。

    このように、目的をしっかりと定めた上で、web会議システム以外の方法も視野に入れながらその必要性を考えていきましょう。

    どのシステムを使うのか

    個人向けのコミュニケーションツールをweb会議システムの代替ツールとして利用している会社も多く見受けられます。フリーソフトですので、ヘッドセットやwebカメラを用意しつなげるだけで利用できるため、店舗間の連絡ツールとして使用していることが多いようです。しかし、これをクライアントとの打ち合わせなどにはセキュリティ上の問題が出てきます。チャットスパムや音声スパムなどで取引先に迷惑をかけてしまい、セキュリティ意識の低い会社だと認識されてしまう可能性もあります。

    web会議システムを比較検討する際には、使い勝手だけではなく、しっかりとしたセキュリティ管理ができているシステムなのか、またシステムトラブルが起きた際にしっかとしたフォローはあるのかという点に注目することをおすすめします。

    導入後、活用できるのか

    web会議システムを導入したはいいけれど、その後誰も活用できずに無駄なコストになってしまった...そんなことにならないように、事前に利用シーンを想定しておきましょう。

    重要になってくるのは、web会議の「参加人数」「頻度」「重要度」を考えることです。

    参加人数も少なく、会議が行われるのは月に一回程度、しかもそれほどの重要性もない会議の為にシステムを導入するとなると、それは本当にweb会議システムでなければならないのか再考する必要があります。

    また、上に挙げた3点を想定することによって、システムを比較検討する際のポイントにもなります。

    まとめ

    とても便利なweb会議システムではありますが、活用シーンに合わせたシステムを導入すること、またその活用シーンを詳しく想定しておくことによって、最適なweb会議システムを導入すことができると言えるでしょう。

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