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ニュース&トピックス|Web会議が、階層のないフラットな組織を作ってくれる その2

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  • 2018年04月05日 スタッフ日誌
  • Web会議が、階層のないフラットな組織を作ってくれる その2
  • 組織図

    組織には階層があり、それが会議に持ち込まれるとやっかいなことになる、ということをお話し、
    Web会議システムがそれをくつがえしてくれる可能性についても述べましたが、 今回はさらに、Web会議と電子決裁システムによって、よりフラットな組織を作る方法をお伝えしたいと思います。

    組織の中には、決裁という社内業務があります。
    たとえば、新しいコンピュータを買いたいと思った時、稟議を上げて決裁を起案し、ハンコや電子印をもらって上長にお願いします。
    そして上の人の決裁が通って予讃が降りれば、晴れてコンピュータを買えるという仕組みです。

    この電子決裁。 自治体や大企業ではかなりの大掛かりなハンコリレーになります。
    もはやハンコ文化は廃れていく一方ですが、一部の大企業やお役所では残っているのです。 これが大きな問題で、課長や部長になると、一日中ハンコを押していることも。
    業務の生産性を著しく下げてしまいますよね。
    そして電子決裁システムを導入しようと思っても、ただハンコを押すフローをそのままオンライン化しただけなら、 みんながいちいちパソコンを立ち上げて電子上でハンコをポンと押すので、大した時間節約になりません。単にオンライン化されただけです。

    そこで、組織改革とセットで電子決裁システムが導入されます。
    階層をフラットにして、よりスムーズな決裁が可能になるのです。

    決裁がスピーディになるということは、組織の意思決定が早くなるということでもあります。
    実際、中部地方のある自治体では、これまでひとつの市長決裁に32のハンコが必要だったものが、3つのハンコで済むように改革が行われ、課長レイヤー・部長レイヤー・市長と3階層だけで書類が通るようになったのです。

    これは大きな改革ですよね。 それに加えてWeb会議。
    その1でお伝えしたように、Web会議の画面には上座も下座もありません。 発言者は同等に扱われ、みんな平等です。

    これによって、電子決裁とWeb会議システムによってよりフラットな組織ができるのです。
    意思決定がスムーズになれば、市場の動きに敏感に反応できますし、従業員の負担も減ります。
    そしてお客様からも、何か問いかければすぐに応えが返ってくるとして、よろこばれるのです。よりサービスのレベルが向上し、利益につながります。 大きな組織ほど、システム導入の効果は大きいということです。

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