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ニュース&トピックス最新ニュース&トピックス|テレビ会議システム導入担当者必見!導入後のことを考えていますか?

テレビ会議システム導入担当者必見!導入後のことを考えていますか?

企業がテレビ会議を導入する時に担当者が忘れがちなポイントを紹介したいと思います。
テレビ会議を導入する際には、
・価格
・画質や音質
・セキュリティ
・汎用性
などを考慮されるかと思います。
こういった価格や機能面の他に導入後の運用も考慮する必要があります。
なぜなら運用面の問題でせっかく導入をしても使われなくなる事もあるからです。
運用面で注意したいのが導入後に増えるであろう新たな業務です。
●テレビ会議の導入後に発生する仕事
・予約管理(専用機の利用)
・故障時の対応
・社員から「接続できない」の問い合わせ
テレビ会議システムのタイプによっては上記のことが発生する可能性があります。
ひとつひとつを詳しくみていきましょう。
▼予約管理
専用機(ハードウェア)のテレビ会議を導入すると予約管理をしなければなりません。
また、専用機1台は数万~数十万円もするため何台も導入できないというデメリットもあります。
一方でサーバー型やクラウド型であれば、各自のパソコンから接続できるので予約を管理する必要がなくなります。
また、ハードウェアを必要としないためコスト面も優れています。
▼故障時の対応
専用機の場合はハードウェアが故障をすると部品交換や状況によってはまるっと交換ということもあります。
保証期間外の場合には別費用となるため保証やサポート内容の確認が必須です。
ここで一番の問題は数日間はテレビ会議が使えなくなることです。
仮にオンサイトサポートであっても、復旧までには時間がかかります。
一方でサーバー型やクラウド型にはハードウェアが故障をする心配がありません。
部品交換ももちろん必要ありませんから、想定外の費用というのが発生しません。
▼社員からの問い合わせ
最も懸念すべきは「使い方が分からない」という社員からの問い合わせです。
・音が聞こえない
・画像が止まる
・他拠点に接続できない
・接続方法が分からない
複雑なテレビ会議システムを導入すると問い合わせ対応に追われることもあります。
導入者が一生懸命にマニュアルを作っても機械に弱い人は理解しようとしません。
専用機にしろサーバー型にしろ視覚的で分かりやすいというのは企業がテレビ会議を導入するポイントになります。
●社員から使われるテレビ会議であることが重要
テレビ会議は使われなければ意味がありません。
そのための価格や機能面以外のポイントを挙げると、
・視覚的で操作が誰でも分かる
・いつでも誰でも簡単にできる(予約をする必要がない)
・故障しないテレビ会議を選ぶ
という3点になります。
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