Web会議、送付できるのはどんなファイル？音声ファイルは送れる？

ファイルを添付して会議をより濃密に

Web会議を行っている最中に、ファイルを添付してみなで共有したいというニーズが生まれると思います。同時にみんなで同じファイルをみて、会議をスムーズに進める必要があるからです。メーラーを開いてメールで添付する方法もありますが、いちいち立ち上げないといけないので面倒です。そのため、Web会議システムでファイル送信ができると便利ですよね。実はWeb会議システムには、ファイル送信ができる機能がついているシステムもたくさんあるのです。

あまり大きなファイルを送るのも、時間がかかる

１GBなどのあまりに大きなファイルを送るとなると、技術的には不可能ではないのですが、送受信に時間がかかってしまいます。会議が中断されることになってしまいますし、時間面でもスムーズに行きません。そのため、あまりに大きなファイルを送ることは止めたほうがいいでしょう。500MB程度に制限されていることも多く、それぐらいのファイルサイズであれば、映像や音声に支障なく、スムーズにファイルを送信することができます。ワードファイル、エクセルファイル、パワーポイント、PDFファイルなどの他に、音声ファイルなども送ることができます。だいたい、1ファイル30MB、フォルダーで送信するのであれば、500MB程度に制限していることも多いです。

会議の録音もシェアできる

Web会議システムは、会議の様子を録画・録音することもできます。これなら、全員の発言を拾って、あとから議事録を作るなども可能です。Web会議システムでファイルが送信できることによって、できることの可能性は無限に広がるのです。ファイル送信の機能がついているWeb会議システムを選びましょう。話しながら即座に画面でファイルを送受信できるのは、非常に便利ですし、話しながらドラッグ＆ドロップで送受信できれば、会議の会話の妨げにもなりません。ファイル共有を活用しながら、効率よくWeb会議を進めましょう。