災害対策のツールとしてテレビ会議(TV会議)システムを刷新

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導入実績
導入実績│新潟県 十日町市

日本有数の豪雪地帯、新潟県十日町市。本庁と4支所を結ぶ会議ツールとして利用していたハードウェアタイプのテレビ会 議システムのサポート切れを契機に、2012年3月に全システムをFresh Voiceに置き換えた。本庁危機管理棟の大会議室 に常設されたFresh Voiceは操作性の良さから、日常の支所を結ぶ会議はもちろん、研修会など活用の幅が広がっている。

ハードウェアタイプの従来システムは保守等が高額でサポートも時間を要した

「価格」「拠点の拡張性」「操作性」を総合的に判断し「Fresh Voice」を選択

緊急対策用として活用するために、日ごろから職員がシステムを使いこなす

【導入事例】新潟県十日町市(PDF/513KB)


保守費用の高額さが問題だったハードウェアタイプの従来システム

上村 浩倫

「標準でドキュメント共有ができるので、災害時のコミュニケーションに大いに役立ちます」

総務部 総務課 情報システム係
副参事 係長事務取扱

佐野 誠市

新潟県十日町市は、旧十日町市と川西町、中里村、松代町、松之山町の5市町村が合併し2005年4月1日に誕生した。平均積雪は2メートルを超え、全国有数の豪雪地帯である。1年の3分の1以上が降雪積雪期間となる同市では、新しい市が誕生すると同時に地域イントラネットを敷設、テレビ会議システムを導入し活用していた。情報システム係の佐野誠市副参事はその必要性を次のように話す。
「当市では月2回、課長会議を開催しています。各支所から本庁までは10キロ以上も離れていて、会議のためだけに来てもらうのは時間の無駄遣いです。大雪のシーズンなど、一番遠い松之山支所からは車で1時間以上もかかるのです」
しかし、運用を開始して7年、さまざまな問題が出てきた。今回Fresh Voice導入の陣頭指揮をとった山田和志氏(当時:総務課情報システム係)は次のように振り返る。  「以前のシステムは海外製のハードウェアタイプ。マイクが故障しても専用のものと交換しなければならず、費用は高額で、海外から取り寄せるため時間もかかる。どこかに持ち運んでセットするのも大変で、操作も複雑。サポート切れを契機に、早急に入れ替えを検討せねばと思いました」


危機管理の際だけでなく日ごろの会議でも気軽に使える体制を整える

2011年9月ごろより、山田氏は情報収集を開始した。新システムの条件として山田氏が挙げたのは「導入・保守費用が安価」「拠点数が容易に増やせる」「操作性のよさ」の3点。最終的にFresh Voiceが候補に残った。

システム構成

「ハードウェアタイプは拠点数を増やすのは大変なので、多地点接続ができるソフトウェアタイプはないかと探していたんです。そこでエイネットに連絡を取った。驚いたのは会議予 約が不要で即座に招集できること。以前のシステムではセッション切れを復活させるのも一苦労でした」(山田氏)  
「心配だった画質も前のシステム以上です。会議資料が共有できる仕組みも標準でついているので、災害時の地図情報などの共有も簡単にできる。スマートフォンにも対応すると聞 き、これしかないと思いました」(佐野氏)
3月26日に開催された課長会議がFresh Voiceを初めて活用した会議となった。サービスインまでに やや時間がかかったのは、「テレビ会議システムが設置される危機管理棟の改築に合わせたため」 と山田氏。
最近では、2011年1月の豪雪、3月地震、7月豪雨、2012年1月の豪雪と4度の災害救助法の適 用があった十日町市では、いかなる災害が発生してもより的確に対処できるよう、本庁に危機管理の ための施設を増強したのである。そこに作られた大会議室に、Fresh Voiceによる新テレビ会議システ ムは常設されている。危機管理の際だけでなく、日ごろの会議でも気軽に使える体制を整えた。

  • 本庁舎でのFresh Voice活用風景。
    大会議室のほかに持ち運び可能な機器を1台用意し、地域イントラネットで接続した市の公共施設であればどこでも使用できる体制を築いている。

  • 4つの支所でもテレビ会議用の部屋が常設され、誰でも即座に利用できる。写真は中里支所での利用風景。

  • 2012年になって車庫棟の上に増築された大会議室(上階部分)。災害時は危機管理棟としての役割を果たす。


職員研修や説明会など活用の幅が広がり新たなアイデアも

高野 晋一

「安価で拠点数を容易に増やせ、操作性もよい。これがFresh Voiceを選んだ理由です」

建設部 上下水道局 事務係

主任 山田 和志

Fresh Voiceの活用が始まって約1カ月。従来「抱えていた問題はすべて解消された」と佐野氏は言う。年間の運用コストは約100万円下がった。しかも従来にはなかった「使い勝手のよさ」により、どんどん活用の幅が広がりつつあるという。
「退職者や新入職員などの辞令交付式にも使いました。そのほかにも職員向けの研修会にも活用することが決まっています。教育委員会からは市にある小中学校33校をテレビ会議システムで結んで、公開授業ができるのではないか、などという意見も出ています」(佐野氏)
Fresh Voiceは汎用のカメラやマイク、パソコンを利用できるので1拠点あたりの増設費が従来の約1/10になり、そのことが活用を後押ししている。
「現在は従来システム同様、本庁と4支所の5拠点に導入していますが、災害対策の強化を考えると消防本部や私の所属する上下水道局などにも導入し、連携を図りやすくすることも考えられます」(山田氏)
災害対策用ツールとしてのFresh Voiceへの期待もさらに高まっている。その1つがこの夏以降にリリースが予定されているスマートフォンからのテレビ会議参加機能だ。
「スマートフォン対応は一日も早くリリースして欲しい。被災現場から映像を写しながら話すことができれば、被災状況がより的確に把握できるようになります」(佐野氏)
豪雪地帯の「リアルタイムな情報共有」をFresh Voiceが支えていく。


ユーザー紹介

新潟県 十日町市 様

日本梱包運輸倉庫株式会社 様

新潟県南部の長野県との県境にある十日町市。平均積雪は2m超と、特別豪雪地帯に指定されている。
「現代雪まつり発祥の地」でもあり、雪まつり時には多数の観光客を集めている。また2000年より3年ごとに「大地の芸術祭~越後妻有アートトリエンナーレ」を越後妻有地域にて開催(2012年は7月29日~9月17日の51日間開催)。同芸術祭は海外でも高い評価を得ており、個人のアーティストのほか、世界各国の文化芸術機関が参加し、アートプロジェクトを展開する。織物、農業、ソフトウェア産業の街でもある。


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