導入実績

同社がLite FreshVoice導入を決めたきっかけについて、城内克典氏は次のように語る。「2019年に業務改善プレゼン大会を実施した際に、情報システム部門から『Lite FreshVoiceはどうか』と言う提案があり、そのシンプルさに興味を持ち問合せてみたところ、偶然にもエイネット社の担当者が札幌出張中で、当日中に弊社に立ち寄ってくれました。そこからは、とんとん拍子に商談が進みました」。同社ではコロナ禍の中、Lite FreshVoiceを用いて初の「完全オンライン新卒採用面接」を実現。大きな手ごたえを感じている。

札幌に本社を置く北都システムは、受託のソフトウェア開発と自社サービス開発を事業の両輪としている。草創期は、フューチャーフォンの開発や評価を行っていた。そこで得た知見を活かし、現在の事業分野は自動車の制御ソフトや病院向けのシステム、そしてシステム保守業務まで幅広く広がっている。自社サービスとしては、ノウハウの管理システムであるKnowledgeマネジメントの開発、多店舗チェーン展開をしている企業向けの業務系システム「店舗Linkle」なども手掛けている。これは、フランチャイズ店とスーパーバイザーとなる本部との情報連携を支援するパッケージで、近年ユーザー数が大きく伸びている。

事業の強みについて総務部 部長の城内克典氏は次のように語る。
「受託に関しては、システムの導入のお手伝いから保守業務まで幅広く行っています。経験が長い業務系のシステムエンジニアがいて、メーカー系の開発の“代打”をこなせるくらい技術力が高いのが強みです。自社サービスで今、力を注いでいる商品が『店舗Linkle』です。業態特化型を目指して、チェーン展開の管理システムを開発しました。今後は、この方面のマーケット自体を活性化していくことに貢献したいですね」

同社が新たなWeb会議システム導入を検討することになった業務上の課題について、城内氏はこう語る。
　「本社と支社を結ぶ社内用のテレビ会議システムはすでに導入していましたが、社内と社外、例えばお客様と気軽にコミュニケーションできるような手段がほしかったのです。2019年に社内で業務改善プレゼン大会を実施したのですが、そこで情報システム部門から、“使えそうなサービスがある”と提案があり、それがエイネット社のLite FreshVoiceでした。製品選定の決め手について城内氏はこう続ける。

「弊社のセキュリティポリシー上、外部とのファイルのやり取りは禁止なので、Web会議システムにその機能があっては困るのです。とにかくシンプルに、コミュニケーションだけが図れればいい。しかしそれに見合う製品がなかなか見つかりませんでした。無料のWeb会議サービスも多数ありますが、セキュリティ上の不安があり、手が出せませんでした。その点Lite FreshVoiceはURLをたたくだけですぐに会議ができ、ファイル送受信がされることもありません。まさにニーズに合っていたのです」

最初にLite FreshVoiceを知った総務部 情報システムグループ チーフの遠藤賢一氏はこう語る。
「偶然、ビックサイトの展示会でFreshVoiceのデモを見た時に、『これだ』と直感しました。弊社は、業態上、とにかくセキュリティが厳しいので、ファイル洩れがあっては駄目なんです。Googleのサービスも禁止している位です。製品の特長を聞いた上で、料金プランで若干躊躇していたのですが、担当者からとても魅力的な提案を頂けたので、ほぼ即決の様な形で契約に至りました」

Lite FreshVoiceは今、同社では次のように活用されている。「問題として、Web会議を使う時の運用として、誰がいつ使っているのか。どのバーチャル会議室が空いているのか判らなかったのです。Lite FreshVoiceは、URLから直接、入れてしまうので。解決策として、弊社のスケジュール管理ソフトで、各会議室の予約が出来るようにしています」（遠藤氏）

導入の効果はどうだったか？　遠藤氏は次のように評価する。
「Lite FreshVoiceはお客様とのミーティングが手軽に出来るのが利点です。今までは、お客様のWeb会議システムのアカウントを借りたり、お客様から招待されないとミーティングが出来なかったのですが、Lite FreshVoiceはこちらかURLを送るだけでWeb会議の準備が完結するので重宝しています」

そしてこのコロナ禍の中、新卒の採用面接をどうするかと言う議論が巻き起こった。ここで同社はLite FreshVoiceを用いて、一次から最終選考までを一貫してオンライン面接で行うという英断を下す。だがここで１つの問題があった。リアルの採用面接では学生は一旦「控室」に通され、前の面接が終わったタイミングで担当者が「〇〇さん、ぞうぞ」と呼びに来る。そして初めて面接担当者のいる部屋に案内されるわけだ。もし、バーチャル面接を１つの会議室だけでやってしまうと「前の面接が終わらないうちに次の学生が入ってきてしまう」という問題が起こる。　そこで同社が編み出した妙案が、「バーチャルでも控室を用意する」という方法だった。城内氏はこう解説する。

「まず、梅、桜、バラとバーチャル会議室に名前を付けました。控室としての“梅”に学生を誘導し、時間が来たら、面接用の部屋である“桜へどうぞ”と知らせるのです。これは、面接が長引いた際に次の学生が誤って入って来ないようにするためです。面接用の会議室の名前は直前まで伏せておくことで、スムーズにオンライン採用面接を行えました。これはURL固定でバーチャル会議室画が設定できるLite FreshVoiceならでは。この方法は他社でも参考になるのではないでしょうか。また以前は、弊社の社長や役員クラスが全国各地へ直接赴いて面接業務をしていたのですが、オンラインに切り替えた事によりその経費の削減にも繋がりました」

提案から導入までのエイネットのサポートについては「全くトラブルがなく動いているので、一度も問合せた事がない位です」と遠藤氏は話す。今後同社では海外の人材を採用する際にもLite FreshVoiceを活用していく予定だという。

「昨年、初めて外国人を採用したのですが、その時は彼の国まで行って面接を行っていました。今後はオンライン面接を駆使して、海外の人材も積極的に面接し採用していきたいですね」と城内氏は展望を語ってくれた。