Web会議の基礎知識

更新日:2021.04/28(水)

Web会議(オンライン会議)って何?主要システム10選!

Web会議とは、インターネットを利用して遠隔地の拠点同士を繋ぎ、音声・映像・資料などをリアルタイムに共有しながら行う会議のこと。そして、Web会議を行うためのITツールが、Web会議システムです。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の世界的に大流行により、テレワークやオンラインでの営業活動などが推奨されたことで、企業はもちろん、個人でもWeb会議システムの導入・利用が一気に進みました。

とはいえ、まだまだWeb会議ってよくわからないという方もいらっしゃると思いますので、この記事では、Web会議初心者の方へ向けて、Web会議やWeb会議システムについて、わかりやすく解説していきます。

Web会議で何ができるの?


ものすごく簡単に説明すると、離れた場所にいる相手と、お互いの顔を見ながら会話をすることができます。1対1はもちろん、複数人で会話することも可能です。
顔を見ながら会話できるだけでなく、資料を見せながらプレゼンテーションすることもできます。
そのため会議はもちろん、商談をしたり、たくさんの人を相手にセミナーを開いたり、社長が全社員に向けて話すこともできるのです。

人と人とが対面で話すシーン全てをリモートで代行することができるため、Web会議を行うツールのWeb会議システムは、円滑なコミュニケーションが求められるテレワーク時の必須アイテムにもなっています。

Web会議とテレビ会議(ビデオ会議)の違い

WEB会議とテレビ会議の違い

Web会議 テレビ会議
必要な機器 端末(パソコン・スマホ・タブレット)、インターネット回線 専用の端末と高性能なカメラ、マイク、ディスプレイ
参加場所 インターネット接続環境があればどこからでも 会議室など、機器を設置した場所
メンテナンス ソフトウェアアップデートのみ。基本無料 機器の定期メンテナンスが必要。保守費用がかかる

ある程度長く経営をされている大手・中堅企業の中には、これまで、テレビ会議システムを利用してきたというところもあるかと思います。
テレビ会議もWeb会議も、遠隔地を音声と映像でリアルタイムに結び、まるで対面しているかのようなコミュニケーションが取れるという点は同じ。この2つの大きな違いは、使用する機器と会議を行う場所です。

テレビ会議には、専用の端末と高性能なカメラ、マイク、ディスプレイが必要です。そして、これらを会議室に設置し、その会議室にてTV会議を行います。
それに対して、Web会議は、普段から業務に使用しているパソコンにソフトウェアをインストールしたり、スマホやタブレットにアプリをインストールしたりするだけ。ブラウザ型のWeb会議システムであれば、それすら必要ありません。

デスクトップパソコンの場合は、USBカメラやマイク、スピーカーを別途用意する必要がありますが、ノートパソコンやスマホ、タブレットには大体ついているので、端末だけ用意すればOKな場合がほとんど。インターネットに接続できる場所であれば、どこからでもWeb会議を開催・参加することができます。

このように、テレビ会議は、会議室という空間同士を、Web会議は、端末同士を繋ぐという違いがあり、会議開催・参加の自由度は、Web会議の方が圧倒的に上です。
また、使う機材の性能や会議室から会議に参加することから、テレビ会議は、大規模な会議や幹部・役員クラスの会議向け、端末とインターネット環境があれば、どこからでも会議に参加できることから、Web会議は、現場レベルの打ち合わせ向けなどと言われてきましたが、最近は、パソコンやソフトウェアの性能も上がり、これまでテレビ会議向きとされてきた会議も、Web会議で問題なく行えるようになってきています。

その他の違いといえば、1つは、費用面。テレビ会議は、専用の機材が必要なため、導入費が高額になりがち。一方、クラウド型(ASP型)やブラウザ型のWeb会議システムであれば、導入費0円から利用できます。
また、テレビ会議は、専用機器の定期的なメンテナンスが必要で、別途、保守費用も発生します。しかし、クラウド型(ASP型)やブラウザ型のWeb会議システムは、ソフトウェアのアップデートをするだけなので、有料製品でも、そのための追加費用が発生することはありません。

Web会議システムを導入するメリット・ベネフィット

新型コロナウイルス感染症をきっかけに、働き方が大きく変化してきています。一部は、引き続き人同士が直接対面して行わなければならない職種や業務もありますが(と言っても、自筆の書類が必要ない受付業務などは、Web会議でも代用可能です)、それ以外の業務に関しては、オフィスに出社しなくてもできることがある程度証明されました。また、慣習的に行われている書類への押印など、"オフィスに出社しなければできない業務"は、なるべく減らすという流れになりつつあります。

なので、メリット・ベネフィット以前に、まず、2020年以降のビジネスにおいて、Web会議システムは、必須ツールの一つであると考えるべきです。

ということで、Web会議導入の最も大きなメリットは、人同士が直接対面しなくても、対面に近いコミュニケーション取れることにあります。そして、その結果得られるベネフィットは大きく4つあります。

コスト削減

Web会議システムを導入することで得られる最も大きなベネフィットは、"コスト削減"です。

①交通費・出張費の削減

定例の会議などを、対面からWeb会議に置き換えれば、これまで、クライアントのオフィスや支社、支店などを訪れるためにかけていた交通費がかからなくなります。また、出張の際に必要な、宿泊費も削減することが可能です。特に、定期的な海外出張を行なっていた企業では、Web会議を導入することによってこれまでかかっていた多額の出張費を、かなり削ることができます。

②備品の費用削減

Web会議の場合、会議資料は、データで共有したり、その場で画面共有をしたりもできるので、これまで会議の度に多量に印刷していた紙の資料が必要なくなります。そのため、コピー用紙やプリンターのインク代を削減可能です。さらに、来客の際に出している飲み物の費用も削減できるでしょう。

③移動時間の削減

長距離の移動に時間がかかるのはもちろんですが、新幹線や飛行機であれば、移動時間で、多少、仕事をすることもできるかもしれません。逆に、在来線や車を使った移動は、そこまで長くなくてもその間何もできませんから、回数が重なってくると、必要だけど無駄な時間がどんどん増えていきます。どちらにせよ、移動時間は、無ければ無い方がよいもの。Web会議であれば、移動時間が必要なくなりますので、その分の時間で別の業務を行い、新たな利益を生み出すことができます。

このように、Web会議システム1つの導入で、多くのコストを削減し、さらに、収益をアップさせるチャンスまで得ることができるのです。

ビジネス活動のスピードアップ

Web会議システムがあれば、意思決定のスピードを早めてビジネス活動を加速させることができます。
内容にもよりますが、Web会議であれば、オフィスの自席や外出先からでも会議に参加することが可能です。そのため、急いで確認しなければならないことや決めたいことが出てきた際に、すぐに必要なメンバーを集めて会議を行い、プロジェクトを滞りなく進めることができます。
メンバー全員がオフィスに集まれない、会議室が空いていないといった事情で、意思決定が先延ばしになることはもうありません。

働き方改革

Web会議システムは、テレワーク(リモートワーク)の必須アイテムです。
テレワークの問題点としてよく挙がるのが、コミュニケーションが希薄になることですが、Web会議システムを上手に活用することで、オフィスで一緒に仕事をしている時と同じようなリアルタイムで密なコミュニケーションをとることができます。
何かと理由を並べてテレワーク制度を導入しないのではなく、Web会議システムとテレワーク制度を一緒に導入し、生産性を向上させながら社員の働き方改革を推し進めていきませんか?

▶︎テレワークに関する記事一覧

BCP

『BCP(事業継続計画)』とは、地震、台風、火山の噴火といった自然災害のほか、テロ、疾病流行、事業所火災などなんらかの緊急事態が発生した場合に、企業が中核事業を継続させ、もしくは、万が一事業がストップしてしまったとしても早期に復旧させ、経営活動を営んでいくための方法や手段をまとめた計画のこと。

BCPにおいて、必ず全ての企業が考えなければならないのが、緊急事態が発生した場合の通信手段の確保です。その通信手段としておすすめしたいのがWeb会議システム。

インターネットは音声通話とは異なり、物理的に接続できない場合を除き、災害時でも比較的安定して接続することが可能です。そのため、まずは災害発生直後の現状の確認や指示出し、社員の安否確認に活用することができます。

さらに、交通インフラが被害を受けている場合や、テロなどで移動時の安全を確保できない場合、2020年の新型コロナウイルス感染症のような疾病流行の場合に、オフィスへ出社せず自宅からテレワークで業務を行ってもらったり、会議に参加してもらったりすることも可能です。

このように、Web会議システムを導入しておくことで、緊急事態が発生してもスムーズにコミュニケーションをとることができ、被害を最小限に止めて、さらに、従業員の安全を確保した上で、事業を継続することが可能になります。

▶︎災害時の通信手段を確保! 「BCP(事業継続計画)」にWeb会議の導入を!

Web会議システムは必ず導入しなければいけない?

繰り返しになりますが、Web会議システムは、2020年以降のビジネスにおける必須ツールです。

積極的にWeb会議をする必要はないかもしれませんが、相手からWeb会議でお願いしますと言われたときや、災害や疾病流行などで出社ができなくなったときのために、使えるようにはしておくべきでしょう。
そのため最低でも、代表的な無料Web会議システムは導入しておくことをおすすめします。

どんなシステムを導入すればよい?

Web会議システムは、企業によってそれぞれマッチする製品が異なります。そのため、圧倒的にこれがおすすめという製品はなく、さまざまな製品を比較見当して自社に最適な有料Web会議システムを導入するとともに、複数の無料Web会議システムを使い分けるというのがおすすめです。

まずWeb会議システムで知名度抜群な製品といえば、『Zoom』と『Skype』。基本は無料で利用でき、ビジネス向けの有料版もあります(『Skype』の有料版は『Microsoft Teams』へ統合)。現在、利用されている企業も多いでしょう。

次に、知名度が高そうなところでいくと、『Google Meet』と『Microsoft Teams』でしょうか。『Google Meet』は、G Suiteを契約している企業向けの製品でしたが、2020年5月から、Googleアカウントを所持している一般ユーザーも無料で利用できるようになりました。

『Microsoft Teams』は、Microsoftが提供する、チャットツールです。機能の一つとして、ビデオ通話を利用することができます。この2つの大きな違いは、導入方法。『Google Meet』は、Webブラウザ上でWeb会議を行う、いわゆるブラウザ型Web会議システムですが、『Microsoft Teams』は、ソフトウェアをパソコンにインストールする、クラウド型(ASP型)Web会議システムです(『Microsoft Teams』はブラウザからも利用可能)。

ちなみに、『Zoom』も『Skype』もクラウド型(ASP型)Web会議システムですので、お間違いなきよう。
※2020年6月から、ブラウザからも『Skype』を利用できるようになりました。

チャットツールといえば、日本におけるチャットツールの2大巨頭、『ChatWork』と『Slack』にも、ビデオ通話機能がついています。すでにこれらのツールを利用されている方は、そのまますぐに利用することが可能です。

ブラウザ型Web会議システムに関しては、Googleのツールということもあって、『Google Meet』の知名度がそこそこかなというところですが、まだ、クラウド型(ASP型)Web会議システムでいうところの『Zoom』や『Skype』のような、ブラウザ型Web会議システムの代名詞と呼べる製品は無い印象。

ここ最近、ぐんぐん導入社数を伸ばしているのが、有料ブラウザ型Web会議システムの『Lite FreshVoice(LFV)』。また、無料で利用できる『Whereby』もありますが、以前の『Appear.in』と比較して、やや利用するメリットが減ってしまいました。

最後に、今後導入検討の対象となる、有料のWeb会議システムですが、最有力候補と自信を持っておすすめできるのが、当社の『FreshVoice』です。おすすめポイントは、なんといっても、その強固なセキュリティと柔軟な導入方法。クラウド型(ASP型)だけでなく、オンプレミス型(サーバー型)を選べる製品は、そう多くありません。
そのほかに、有力な製品を挙げるとすれば、『V-CUBE ミーティング』や『LiveOn』、『Cisco Webex Teams』あたりでしょうか。

現在は、『Zoom』をはじめとする無料Web会議システムのみを利用していても、今後、Web会議の品質やセキュリティ、使い勝手といった部分を追求していくなら、1つは有料のWeb会議システムを導入すべきですので、頭の片隅に入れておいてください。

主要Web会議システム10選

ここからは、導入の最有力候補となる主要Web会議システム10製品をご紹介していきます。

FreshVoice

製品名 FreshVoice
同時接続拠点数 200
有料/無料 無料
製品タイプ オンプレミス型
クラウド型
参加者アカウント 不要
インストール 必要
音声の品質 高品質
映像の品質 高品質
国産 国産
便利機能 遠隔操作
録音録画

『FreshVoice』は、エイネット株式会社が提供する純国産のWeb会議システムです。

導入方法は、オンプレミス型(サーバー型)とクラウド型(ASP型)から選ぶことができ、なんと最大で200拠点を同時に接続することができます。堅牢なセキュリティ対策を施していて、2003年のリリース以降、乗っ取りや改ざん、スキミングなどの被害には一度もあっていないという信頼のWeb会議システムなので、国内企業だけでなく、教育機関や官公庁など、5000社以上が導入しています。

『誰でも簡単に、すぐにWeb会議が開催できる』がコンセプトの製品で、たった3クリックでWeb会議を開催することが可能。もちろんマルチデバイス対応で、自席のパソコンからだけでなく、外出先からiPhoneやiPadを使ってすぐにWeb会議に参加することもできます。デスクトップや資料の共有、録音・録画機能など、スムーズに会議を進めるための機能も充実。まずは2週間の無料トライアルで、製品の快適な使い心地を体験してみてはいかがでしょうか?

Lite FreshVoice(LFV)

製品名 Lite FreshVoice(LFV)
同時接続拠点数 15
有料/無料 有料
製品タイプ ブラウザ型
参加者アカウント 不要
インストール 不要
音声の品質
映像の品質
国産 国産
便利機能

『Lite FreshVoice(LFV)』は、エイネット株式会社が提供するもう1つのWeb会議システムです。ブラウザ型のWeb会議システムなので、アプリやソフトウェアのインストールはもちろん一切不要。会議ホストのみ有料のアカウントが必要ですが、1ID(ホストアカウント)、1URL(会議室)から契約でき、参加者はアカウントも不要です。

会議ホストが、希望の会議室名でURLを発行し、そのURLを参加者に共有するだけで、すぐに最大15拠点をつないだWeb会議を開催することができます。参加者に、わざわざアプリをインストールしてもらったり、アカウントを作成してもらう必要がないので、ビジネスシーンでの汎用性がとても高いです。

例えば、クライアントとの打ち合わせ、外注先やフリーランスの方とのMTG、そのほか、新規営業やデモンストレーション、小規模なウェビナーなどにも活用できます。有料のWeb会議システムなので、もちろん会議の品質も良く、セキュリティ対策への心配も無いのが嬉しいポイント。ただし、15拠点未満で会議を行っている場合、URLを入力すればだれでも参加できてしまうので、簡単な会議室名を設定しない、複数のプロジェクトでURLの使い回しをしないといった点は、会議ホストが注意する必要があります。ブラウザ型Web会議システムと、有料Web会議システムのいいとこ取りをした、手軽さと品質を兼ね備えているので、Web会議システムの導入や乗り換えを検討されている方に、ぜひ、一度試していただきたい製品です。

V-CUBE ミーティング

製品名 V-CUBE ミーティング
同時接続拠点数 50
有料/無料 有料
製品タイプ オンプレミス型
クラウド型
ブラウザ型
参加者アカウント 不要
インストール 不要
音声の品質 高音質
映像の品質 高音質
国産 国産
便利機能 翻訳
遠隔操作
録音録画

『V-CUBE ミーティング』は株式会社ブイキューブが提供する、クラウド型のWeb会議システムです。クラウド型のWeb会議システムの多くが、会議に参加するためにユーザーIDを作成する必要があったり、専用のソフトウェアやアプリをダウンロードする必要があるのに対し、『V-CUBE ミーティング』は、招待用URLを発行することで、IDを持たない方であってもブラウザ上から会議に参加してもらうことができるので、社内会議だけでなくクライアントとの打ち合わせにも手軽にWeb会議を取り入れることができます。

また、7ヶ国語に対応しており、Web会議の相手が外国語を話す場合には、最新の音声認識技術・自動翻訳技術を用いて、会話をリアルタイムでテキスト表示したり、翻訳もしてくれるので、海外のクライアントともしっかりとコミュニケーションをとることが可能です。Web会議中に表示された翻訳前後のテキストは、会議終了後にテキストファイルとしてダウンロードできるので、議事録の作成にも役立ちます。

LiveOn

製品名 LiveOn
同時接続拠点数 通常:20
多人数モード:無制限
有料/無料 有料
製品タイプ オンプレミス型
クラウド型
参加者アカウント 不要
インストール 必要
音声の品質 高音質
映像の品質 高音質
国産 国産
便利機能 録音録画

『LiveOn』は、ジャパンメディアシステム株式会社が提供する、高品質な音声と映像が特徴のWeb会議システムです。

音声は、CDの品質に近い32Hzと、業界トップクラスの高音質。さらに音声遅延と音切れを防ぐ高度な独自技術を採用しており、通信環境があまり良くない相手とのWeb会議や、多拠点を結んだWeb会議で接続に負荷がかかる場合でも、音声が途切れたり遅延したりしないストレスフリーな会議を実現します。

映像は最大で1280×720のハイビジョン画質に対応。利用環境に合わせた映像フレーム数を選択すると、滑らかな映像で臨場感のあるWeb会議を行えます。また、Web会議を録音・録画する際に、録画方法を自己画面録画・Web会議全体録画・デスクトップ全体録画の3種類の中から選択でき、最大300分までの会議映像を残すことが可能です。

高品質な音声と画質の映像は、『LiveOn』のメディア再生機能で再生や配信ができるほか、Microsoft Windows Media Playerなどで再生もできるので、会議だけでなく社員研修や講演会などにも活用できます。

Zoom

製品名 Zoom
同時接続拠点数 1000
有料/無料 有料/無料
製品タイプ クラウド型
参加者アカウント 不要
インストール 必要
音声の品質
映像の品質
国産
便利機能 背景変更
遠隔操作

『Zoom』はアメリカを中心に利用されているクラウド型のWeb会議システムです。

アカウントを作成することで、無料のベーシックプランを利用することができます。ベーシックプランでは、1対1のWeb会議は無制限、グループでのWeb会議は1回40分までという制限がありますが、最大で100人の参加者を招待することができるため、ベーシックプランでも研修などへの利用が可能です。また、『Zoom』では、会議のホストはアカウント必須ですが、参加者はアカウント作成不要。ただし、Web会議への参加には事前にアプリの導入が必須なのでご注意ください。

『Zoom』の面白い機能の一つが『ブレイクアウトルーム』。Web会議の参加者を、ホストが手動または自動で最大50のセッションに分割することができるというもの。この機能を使うことで、Web会議中でも個別のディスカッションを行うことができるので、社内研修やセミナーなどでグループワークを行いたいときに重宝します。有料版もありますが、公式サイトは一部ページのみ日本語対応のため、企業で有料版の導入を検討する場合には、日本の販売代理店を経由するのがおすすめです。

Skype

製品名 Skype
同時接続拠点数 50
有料/無料 無料
製品タイプ 基本クラウド型
ブラウザ型もあり
参加者アカウント 基本必要
ゲスト参加可能
インストール 基本必要
ゲストは不要
音声の品質
映像の品質
国産
便利機能 背景変更・ぼかし
翻訳
録音録画

『Skype』はマイクロソフトが提供する、無料で通話やチャットができるサービスです。『Skype』を利用してWeb会議を行う場合、参加者それぞれがアカウントを取得している必要がありますが、国内外で広く利用されているWeb会議システムのため、プライベートのアカウントを取得している人も多く、気軽に利用できます。比較的遅い回線でも安定した通話が可能で、使い勝手やセキュリティ対策の水準も高いことから海外とのWeb会議にも活用でき、某大手オンライン英会話では、海外在住の外国人の先生と日本人の生徒がSkypeを利用して授業を行っています。同時接続拠点数は、無料版で最大50人(アカウント)まで。

また、1回のビデオ通話は最長4時間まで、1日に最長10時間まで利用できるため、議論が白熱するような会議にも利用できます。さらに、同時通訳機能やリアルタイム字幕機能なども搭載されているため、海外とのWeb会議を手軽に行うにはぴったりなWeb会議システムです。
以前は有料版の『Skype for Business』がありましたが、『Microsoft Teams』へ統合。また、デスクトップアプリをインストールせずに、ブラウザから一時利用することが可能になりました。

Google Meet

製品名 Google Meet
同時接続拠点数 無料版:100
Enterprise版:250
有料/無料 有料/無料
製品タイプ ブラウザ型
参加者アカウント 不要
インストール 不要
音声の品質
映像の品質
国産
便利機能 背景変更・ぼかし

GoogleのWeb会議システム『Google Meet』は、もともとG Suiteユーザのみが利用できる製品でしたが、2020年5月に、Googleアカウントを取得していれば、誰でも無料で利用可能に。

G Suite版も無料版も、機能の差はほとんどありませんが、無料版の方は、同時接続拠点数が最大100拠点、1回のWeb会議の接続時間に60分までの制限があります。Googleの製品ということもあって、高いセキュリティ対策が施されており、また、機能追加などのアップデートのスピードも早いです。

Googleのアカウントは、多くの人が保有していると思いますので、利用ハードルの低さも嬉しいポイント。ちなみに、Web会議への参加のみであれば、Googleアカウントの登録は不要です。

Microsoft Teams

製品名 Microsoft Teams
同時接続拠点数 100
有料/無料 有料/無料
製品タイプ クラウド型
参加者アカウント 不要
インストール 不要
音声の品質
映像の品質
国産
便利機能 背景変更・ぼかし

『Microsoft Teams』は、『Skype』と同じマイクロソフトが提供するビジネスチャットツールです。

ビデオ通話機能では、1対1やチームでの会議はもちろん、最大10000人が参加できるライブイベントを開催することができます。ビデオ通話には、組織外の人もゲストとして招待することができるため、ウェビナーや製品発表会などにも利用可能。

画面共有や背景のぼかしといった、Web会議システムの基本機能が備わっているのはもちろん、『Office 365』の各サービスと連携できるため、Word、PowerPoint、Excelのファイルにリアルタイムでアクセスして編集をしたりといったこともできます。

無料版でも、有料版とほとんど機能は変わりませんので、『Office 365』の各サービスをよく利用するという方は、まずは、無料版を試してみてはいかがでしょうか?

Cisco Webex Meetings

製品名 Cisco Webex Meetings
同時接続拠点数 1000
有料/無料 有料/無料
製品タイプ クラウド型
参加者アカウント 不要
インストール 必要
音声の品質
映像の品質
国産
便利機能 録音録画

『Cisco Webex Meetings』は、世界最大級のコンピューターネットワーク機器開発メーカー・シスコシステムズが展開する、クラウド型のWeb会議システム。

誰にでも分かりやすく使いやすいシンプルなデザインのWeb会議システムで、どんなデバイスから会議に参加しても一貫した使い心地でWeb会議を行うことができます。Outlook、Office 365、Googleなどのアカウントと連携可能で、会議のスケジューリングがとても簡単。

また、Salesforce、Microsoft Teams、Slackといったツールや、eラーニングプラットフォームなどを連携させ、連携中のツールからそのままWeb会議を開始することもできるので、確認事項などが発生したタイミングですぐに関係者をWeb会議へ招集することが可能です。有料の『Call Me オプション』を利用すると、会議通知を電話で受け取ることができます。着信に応答するだけで、シームレスにWeb会議へ参加できるので、ついうっかりWeb会議を忘れて離席してしまっていた時や、突然のWeb会議でも安心です。

RemoteMeeting

製品名 RemoteMeeting
同時接続拠点数 30
有料/無料 有料
製品タイプ ブラウザ型
参加者アカウント 不要
インストール 不要
音声の品質
映像の品質
国産
便利機能 録音録画

『RemoteMeeting』は、韓国企業のRSUPPORTが提供するブラウザ型Web会議システムです。

ラウンジ画面というおしゃれな会議室一覧で、会議室の使用状況や様子が一目でわかり、空いている会議室を選択するだけですぐにWeb会議を行うことができます。

ブラウザ型にしては、かなり機能が充実していて、画面共有やチャットはもちろん、双方向から編集できるドキュメント共有機能、参加者の声を聞き分けて、音声を自動でテキストに変換してくれる議事録機能まで備わっています。

『RemoteMeeting』はこの音声を聞き分けるというのが得意で、発言中の人を自動選択してメイン画面へ表示したり、進行役を1人決めて、発言権をコントロールしたりすることも可能。多拠点Web会議をスムーズに進行できます。

契約方法は、1分29円の重量課金制か、1ID月額990円の定額制の2パターン。使い心地が気なる方は、アカウント登録不要の15分間のWeb会議や14日間の無料トライアルを利用してみてはいかがでしょうか?

Web会議システム選びのポイントと注意点

ここからは、導入するWeb会議システムを選ぶ際のポイントをご紹介。これらのポイントについて考えていけば、自然と自社にあった製品や導入方法、プランが絞られていきますので、製品が選びやすくなります。

導入する目的や課題を洗い出す

まずは、Web会議システムを導入する目的、Web会議システムの導入によって解決したい課題を明確にする必要があります。これまで、Web会議システムを導入されて、残念ながら上手くWeb会議を定着させることができず、あるいはWeb会議を利用することで他の問題が発生してしまい、Web会議システムの運用を取りやめたという企業も中にはあります。

その原因の多くは、導入の目的や解決したい課題が明確になっておらず、ただの性能比較でWeb会議システムを選んでしまったため、自社にマッチしない製品を導入してしまったこと。そうならないためにも、どうしてWeb会議システムを導入するのか、導入することでどんな課題を解決したいのかという点をきっちり整理しておきましょう。

同時接続拠点数

自社でWeb会議システムを使う場合に、最大何拠点を同時に接続する必要があるか考えてみてください。

Web会議システムを導入後は、いくつの会議を並行で行い、いくつの拠点(アカウント)を同時に接続する必要がありますか?
例えば、本社の会議室から、支店や店舗、クライアントのオフィスなどとWeb会議をする場合にはそこまでたくさんの拠点を同時に接続する必要がないかもしれませんが、社員個人のパソコンにWeb会議システムをダウンロードして、テレワークでも社員同士がいつでもコミュニケーションを取れるようにしたり、会社全体での朝礼などに利用したりする場合には、社員の人数分のアカウントを用意して同時に接続できるようにしておく必要があります。

同時に開催できる会議の数や、同時に接続できる拠点数は製品によって幅があり、また、その数によってかかる費用も変化します。同時に開催できる会議数や接続できる拠点数が少なくて、必要な時にWeb会議を利用できなかったり、逆にたくさんの拠点を接続できるようにしたけれど、実際には一部の拠点しか利用されず費用が無駄になったなんてことにならないよう、しっかりと事前にシミュレーションを行ってから製品を選びましょう。

全社員にアカウントを配布する場合には、採用計画に合わせて少しアカウント数に余裕を持っておいたり、すぐにアカウントの追加が行えるかどうかを確認しておくのが○

複数拠点同時発言が可能か

基本のWeb会議が2拠点~3拠点であれば、そこまで気にならないかもしれませんが、2拠点以上で同時に発言した時に、複数の拠点の音声が聞こえる、聞き分けられるというのは、スムーズなWeb会議を行うにあたっては重要なポイント。

この点は、製品のスペック表だけでは判断できないので、無料トライアルなどで3拠点以上のWeb会議を実施して、確認してください。

複数拠点同時発言できる製品であれば、2拠点以上の音声が同時に聞こえますし、そうでない製品であれば、同時に発言した複数拠点のうち、1拠点の音声のみが聞こえるはずです。

セキュリティ対策

Web会議から情報が漏洩してしまわないように、セキュリティは万全の態勢を整えるべきです。やはりセキュリティのことを考えるのであれば、自社のサーバー内にシステムを構築するオンプレミス型をおすすめします。自社のネットワーク内でWeb会議を行うので、外部からの干渉を受けにくく、覗き見される可能性も低いです。

クラウド型(ASP型)Web会議システムとブラウザ型Web会議システムは、どうしてもベンダーのセキュリティ対策に依存してしまいますし、サイバー攻撃に対する完璧な防衛手段というものは存在しません。そのため、どんなセキュリティ対策が施されているかも製品選びの重要なポイント。

通信が高度に暗号化されていることは必須ですし、例えば、会議室に鍵をかけられる、送受信したファイルをサーバー上に残さない、IPを指定したアクセス制限ができるなど、被害に遭いにくい対策がされているものを選ぶようにしましょう。また、Web会議システムの運用を開始する際には、公共の場所からは重要な会議に参加しない、会議中にアップロードしたファイルはすぐに削除するといった利用ルールを設けることも忘れずに。

音声の品質

相手の声が聞き取りにくいWeb会議は参加者にストレスを与えるため、音声の品質は重要です。ストレスフリーな会議を行うためには、クリアな音声で遅延の発生しにくいWeb会議システムを選びましょう。

とはいえ、極端に高品質な音声のWeb会議システムは、同時にたくさんの会議を開催したり、接続拠点数の多い会議を行うとなると、サーバーに高負荷をかけることになるため注意が必要です。素晴らしく高品質でなくても、問題なく会議が行えるレベルであれば、あとは接続するマイクやスピーカーで音声の品質を上げるという方法もあります。高品質な音声を売りにしたWeb会議システムは、重要な会議を行う場合や、大きな会議室で会議を実施する場合、研修などでWeb会議システムを利用する場合に選ぶとベターです。

音声の品質は、無料トライアルなどを利用して実際に確認するしかありません。テストをする場合は、なるべく、実際のWeb会議に近い状態で行うこと。

例えば、導入後に、複数の支店や店舗を繋ぐなら、テストでも同じように繋ぎ、テレワークで利用するなら、実際に、それぞれの社員の自宅などからWeb会議に参加してもらいます。また、テストの実施時間も、なるべく実際にWeb会議を行う可能性の高い時間帯にしましょう。

複数の製品でテストをした場合に、どの製品もイマイチということであれば、製品ではなく、接続しているネットワーク環境に問題がある可能性もあります。

使いやすさ

特に、全社的に導入する場合や、クライアントとの会議にも利用する場合は、誰でも見ただけで簡単に使えるWeb会議システムであるというのは重要なポイントです。

会議の開催や参加方法が複雑なWeb会議システムは、使いこなすまでに時間がかかり、Web会議が社内に浸透しない原因にもなりかねません。数回画面をクリックするだけでWeb会議を開催できる製品や、アカウントを持っていない方でも招待URLをクリックすればブラウザから簡単にWeb会議に参加できる製品など、なるべくシンプルで誰でも簡単に使いこなせるWeb会議システムを選びましょう。画面共有やチャット機能は定番で、だいたいどのWeb会議システムにも備わっているため、あまり製品による差はありません。

また、Microsoft office 365やGoogleアカウントなど、他のツールと連携できる製品もあります。自社で導入しているツールと連携すると、Web会議のスケジューリングが簡単に行えるといったメリットもあるため、そういった製品を選ぶのもおすすめです。

有料システムは必ずトライアル・デモを依頼!

有料のWeb会議システムを導入する場合は、導入製品を決定する前に必ずトライアルやデモを依頼し、実際に使ってみること。音声の品質や使い心地など、スペック表ではわからない部分が、製品選びで最も重要だったりするのです。

ここまでご紹介したWeb会議システム選びのポイントと注意点について、実際の製品や環境で確認し、ご担当者さまをはじめとするWeb会議システムを利用される社員のみなさんが、最も使いやすいと思った製品を導入するようにしましょう。

また特にクラウド型やブラウザ型の場合は、複数の企業とサーバーをシェアすることになるため、たくさん会議が行われていると回線が混雑して接続しにくくなったり、会議の品質が低下する可能性があります。Web会議の品質の低下が気になる場合は、Web会議が多く開催されていそうな時間帯を狙って接続実験を行ってみるのがおすすめです。

貴社にぴったりなシステムを導入して快適なWeb会議を!

Web会議システムには、有料や無料、オンプレミス型・クラウド型・ブラウザ型などさまざまな製品があり、導入する企業によって最適な製品が異なります。必ずしも1製品に絞る必要はなく、シーンに応じて複数のWeb会議システムを使い分けるのもありです。

どの製品を導入すれば良いのかわからない、製品選びに迷ってしまったという方は、主要Web会議システム10製品を含む、おすすめのWeb会議システム15製品を目的や条件別に比較した記事も公開していますので、ぜひ、製品選びの参考にしてください。

▶︎【2021年最新版】Web会議システム徹底比較【目的・条件別おすすめ15選】

またブラウザ型Web会議システムについては、『インストール不要のブラウザ型Web会議システムにはどんな製品がある?』でも詳しく紹介していますので、こちらの記事も合わせてチェックしてみてください。

▶︎インストール不要のブラウザ型Web会議システムにはどんな製品がある?

よくある質問

Web会議ってそもそも何?

Web会議とは、インターネットを利用して遠隔地の拠点同士を繋ぎ、音声・映像・資料などをリアルタイムに共有しながら行う会議のことです。
オンライン会議やリモート会議、インターネット会議、Webミーティング、オンラインミーティングなどと呼ぶ方もいらっしゃいます。
Web会議についての詳細はこちら

Web会議システムは必ず導入しなきゃダメですか?

Web会議システムは、2020年以降のビジネスにおける必須アイテムです。
積極的に利用しなくても、Web会議を求められた際に対応できるよう、代表的な無料製品を導入しておくことをおすすめします。

どのWeb会議を導入すればよいかわかりません

最適なWeb会議システムは、企業によってそれぞれ異なります。
まずは主にどんな目的で使用するのかを検討し、それから同時接続拠点数、予算、優先度の高い要素や機能などを洗い出して製品の候補を絞っていきましょう。
有料のWeb会議システムを導入する場合は、必ずトライアルやデモを利用してから契約すること。

スマホやタブレットから参加できるWeb会議アプリはありますか?

ほとんどのWeb会議システムが、マルチデバイス対応です。
それぞれの製品の専用アプリをインストールすれば、スマホやタブレットからでもWeb会議に参加できます。

テレワークに向いているのはどんなWeb会議システムですか?

テレワークで利用するには、全社的にWeb会議システムを導入する必要があるため、登録アカウント数が多く、多拠点接続が可能な製品が最適です。
テレワークでの利用におすすめなWeb会議システムはこちら

Web会議のセキュリティが気になります。どんな製品を選べばよいですか?

Web会議システムをセキュリティが高い順に並べると、オンプレミス型>有料のブラウザ型・クラウド型>無料のブラウザ型・クラウド型となります。
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