Web会議の基礎知識

更新日:2021.07/07(水)

Web会議システムの『オンプレミス型』とは?
『クラウド型』との違いやメリットを徹底解説!

Web会議システムを選ぶ際に検討すべきことの一つが、製品のタイプです。

多くのWeb会議システムには、『オンプレミス型』と『クラウド型(ASP型)』が用意されています。クラウド型は無料の製品を中心に手軽に利用できるのが特徴ですが、オンプレミス型の導入を検討したいというお問い合わせも増えています。

近年のコロナウィルス感染予防対策において、在宅勤務の継続や対面会議の自粛のために取り急ぎで導入した無料製品の会議品質やセキュリティに対して、不満や不安を感じるようになったことや、アフターコロナにおいてもWeb会議システムの長期的な利用が見込まれるため、費用対効果の高い製品を導入したいと考えていることが背景にあるようです。

しかしオンプレミス型はあまり馴染みがないため、基本的なところを知りたい方も多いのではないでしょうか?
この記事では、特に耳慣れない『オンプレミス型』のWeb会議システムについて、『クラウド型(ASP型)』と比較しながら解説していきます。

オンプレミス型Web会議システムとは?

『オンプレミス型』『クラウド型(ASP型)』という2つのタイプは、Web会議を行う際に利用する"サーバー"によって分けられています。
『オンプレミス型』は、自社のネットワーク内の専用サーバーにアクセスし、Web会議を行います。対して、『クラウド型(ASP型)』は、インターネット経由でベンダーが用意した共有サーバーにアクセスし、Web会議を行います。
つまりオンプレミス型Web会議システムとは、自社のネットワーク内に専用サーバーを構築し、そのサーバーでWeb会議システムを運用するタイプの製品なのです。

クラウド型Web会議システムとは?

前述のように、『クラウド型(ASP型)』は、ベンダーが用意したサーバーを利用します。インターネットにつながる場所ならどこでも利用可能で、専用機器や専用サーバーを用意する必要はありません。またベンダー側がアップデートした最新バージョンをすぐに利用できる点も魅力です。導入が手軽でバージョンアップの手間がなく、初期費用の負担も少ない点がメリットと言えるでしょう。
一方、Web会議の画像や音声、共有資料のなどのデータは、社内から社外のネットワークを経由するため、データ量がオーバーフローしてしまうとネットワーク遅延が発生して画像や音声の品質が低下してしまいます。またサーバーは他社と共有のため、アクセス集中するとサーバーに負荷がかかり重くなることも。サーバーの管理はベンダーに依存するため、サーバーダウンなどのトラブルやセキュリティレベルについては自社で対策するのが難しいという面があります。

オンプレミス型Web会議システムのメリット

ここまで『オンプレミス型』と『クラウド型(ASP型)』の特徴を解説してきましたが、この2つは接続するサーバーが異なるだけで、それ以外の違いはあまりないように感じるかもしれません。しかし、この2つのタイプは導入から運用に至るまで全てが真逆なのです。
そこでここからは、2つのタイプの違いがよくわかるよう、『クラウド型(ASP型)』と比較した際の、『オンプレミス型』のメリット・デメリットをご紹介します。
まずメリットから見ていきましょう。

 

強固なセキュリティ

『オンプレミス型』は、社内ネットワーク内に専用サーバーを設置するため、自社ですでに導入しているセキュリティ対策を、そのままWeb会議にも適用させることができます。また、インターネットを経由しないため、外部から重要な会議を盗み聞かれたり、共有した社外秘のデータを抜き取られたりするリスクが限りなく0に近いです。

『クラウド型(ASP型)』の場合は、セキュリティ対策を全てベンダーに委ねることとなり、また接続もインターネット経由となります。もちろん、セキュリティ対策をしっかりしているクラウド型(ASP型)Web会議システムもありますが、比較するとオンプレミス型の安心感は段違いです。

 

自由にカスタマイズできる

『オンプレミス型』の一番の魅力は、自由にカスタマイズできること。自社でのカスタマイズはもちろん、ベンダーに相談してオリジナルの機能をつけてもらったり、自社ですでに利用しているほかのサービスと連携させたりするなんてことも簡単です。もちろん、会社の成長に合わせて、カスタマイズを繰り返すことだってできます。

『クラウド型(ASP型)』の場合は、完全にベンダーから提供される機能に依存します。使いにくい機能や追加してほしい機能があった場合、要望を出すことはできますが、機能の改修・追加はベンダーの判断に委ねられるため、基本的にはそのまま使い続けなければなりません。

使いやすいWeb会議システムでなければ、社員に浸透しませんし長く使い続けることもできませんよね? 自分たちが使いやすく、愛着が持てるWeb会議システムに"育てる"ことができるのは、『オンプレミス型』ならではのメリットです。

 

いつでも高品質なWeb会議ができる

Web会議の品質は、使っているパソコンやカメラ、マイク、スピーカーのスペックでも変化しますが、一番影響を与えるのは通信環境です。

『オンプレミス型』の場合は、そもそも社内ネットワークへの接続ですし、そのサーバーに接続するのは、最大でも自社の社員の人数までなので、あらかじめ最大人数のアクセスに耐えられるサーバーを導入しておけば、いつでも高品質なWeb会議を行うことができます。

『クラウド型(ASP型)』の場合は、複数の会社が同じサーバーを利用していることも多く、一体、どのくらいの容量のサーバーを、何アカウントで利用しているかわかりません。多数の会議が同時開催されるなど、トラフィックが集中している場合は、音声や映像が遅延したり劣化することがあり、スムーズなWeb会議が行えなくなる可能性があります。

いつでも、何人でも安定して高品質のWeb会議を行えるという点においては、『オンプレミス型』の方が有利です。

オンプレミス型Web会議システムのデメリット

次に、『オンプレミス型』のデメリットを、『クラウド型(ASP型)』と比較しながら見ていきましょう。

 

初期導入費用が高額

『オンプレミス型』は、導入時にハードウェアやソフトウェアの購入、または、リース費用のほか、設置作業費用、年間の保守サービス費用などの支払いが発生するため、初期費用が高額になります。

一方『クラウド(ASP)型』は、登録手数料などをいくらか支払うだけで導入できるので、初期費用が圧倒的に安く、また、インターネット経由で必要なソフトウェアをダウンロードし、ベンダーが用意したサーバーにアクセスするだけなので、契約してすぐに利用開始することが可能です。

初期費用の安いクラウド型(ASP型)ですが、毎月利用料金の支払いが発生する点には注意が必要です。定額制の場合は、アカウント数分の固定の利用料金、従量課金制の場合は、アカウント数分の基本料金と、Web会議を行った時間や使用した通信容量などを基準にした利用料金が毎月発生します。どちらも数年単位で長期的に継続利用した場合、トータルコストがかなり高くなります。

対してオンプレミス型の場合は、一度導入してしまえば、その後にかかるのは、年間の保守サービス費用と、万が一壊れた場合の修理費用のみ。そのため、数年間同じWeb会議システムを継続利用した場合、実は、『オンプレミス型』の方がトータルコストが安くなることが多いのです。

導入時点で長期利用を見込んでいる場合は、オンプレミス型を導入する方がお得になる可能性が高いため、初期費用や1年間のコストだけでなく、3年、5年といった単位でのトータルコスト比較した上で、どちらのタイプを導入するか検討されることをおすすめします。
9割引きのコストで導入が可能な『オンプレミスレンタルプラン』もございます。詳細はこちらから!

 

自社でメンテナンスが必要

『オンプレミス型』Web会議システムを導入する場合には、社内ネットワーク内に専用サーバーを構築するため、自社で管理担当者を用意し、定期的にメンテナンスを行う必要があります。

『クラウド型(ASP型)』であれば、ベンダーにメンテナンスを委ねることができるため、自社でサーバー管理をしなければならない点は、オンプレミス型のデメリットと言えます。企業によっては、情報システム部など、社内ネットワークやインターネットセキュリティを管理している部門がすでにあると思いますので、そちらに任せてしまえば、この点は特に問題ないでしょう。

メンテナンスの点では、もう一つ、故障や障害が発生した場合、クラウド型(ASP型)に比べて復旧までに時間がかかるのもデメリットに挙げられますが、社内ネットワークを利用しているため、通信障害や故障がそう頻繁に起こるわけでもなく、年間の保守サービスを利用すると円滑にサポートを受けることができるので、あまり心配する必要はありません。

 

社外からのアクセスが難しい

『オンプレミス型』は、社内ネットワークを利用するため、外出先からスマホやタブレットなどでWeb会議に参加したり、取引先や関連企業など、社外の方とWeb会議を行うのが難しいです。できないわけではありませんが、社外からWeb会議専用サーバーにアクセスできるよう、事前にサーバー側、端末側双方の設定が必要となります。

『クラウド型(ASP型)』であれば、会議室のURLを共有するだけで、社外とも簡単にWeb会議を開催できるため、Web会議システムの利用を社内コミュニケーションにとどめない場合は、クラウド型(ASP型)の方が有利と言えます。

しかし実際問題、外出先からWeb会議に参加するのはなかなか困難です。端末のスペックや通信環境の問題もありますが、そもそも、外出先の公の場で、機密事項を話し合うようなWeb会議に参加するわけにはいきませんよね? また取引先とWeb会議をしようとした場合、どんなにこちらの設備や環境が整っていても、相手側が整っていなければ、スムーズなWeb会議を行うことはできません。

オンプレミス型Web会議システムに社外からアクセスするには?

前述のように『オンプレミス型』の場合、Web会議は社内ネットワーク内のみの閉鎖網で行うことが前提です。
しかし、社外とのコミュニケーションにWeb会議システムを利用したいシーンはあるでしょう。例えば、ネットワークがつながっていない支社や支店、あるいは海外出張先のホテルから会議に参加したい、テレワーク社員とのコミュニケーション、関連企業やクライアント企業とWeb会議をしたいなどです。
このような場合でも、事前設定をすることでオンプレミス型Web会議システムを利用できます。

具体的には、インターネットVPNやIP-VPN、広域イーサネットなどを利用する、または、特定のIPや端末からのみアクセスを許可して、会議室のURLを共有するといった方法です。それぞれ多少の追加コストがかかりますが、これらの方法であれば、閉鎖網のセキュアな環境を維持したまま、外部とのWeb会議を行うことが可能です。

もしくは、やりとりの内容がそこまで重要度が高くないのであれば、外部とのWeb会議には無料の製品を利用するというのも一つの手です。後にトラブルにならないよう、外部とのWeb会議を許可する場合には、導入時点で自社の情報セキュリティルールに従ったWeb会議運用ルールを決めておくのがおすすめです。

オンプレミス型Web会議システムのユーザーは官公庁・教育・金融に多い

実際にどんな企業が『オンプレミス型』を導入しているのでしょうか?
「FreshVoice」の場合は、省庁や地方自治体、大学などの教育機関、銀行、保険会社など、Web会議にもセキュアな環境が必須のお客様ばかりです。
省庁や地方自治体では、BCP対策の一環として災害発生時のホットラインに。また銀行や保険会社では、本社と全国の支店を結んだ支店長会議などに。
強固なセキュリティが確保され高品質なWeb会議を行えることから、大規模な会議や重要なシーンでご活用いただいています。
このような事例からも、オンプレミス型Web会議システムは、セキュリティの高さと会議品質の安定感に定評があることがわかるでしょう。

オンプレミス型Web会議システム比較

2021年6月現在、オンプレミス型の製品を選ぶならほぼ3択です。

・FreshVoice(エイネット株式会社)
・V-CUBE ミーティング(株式会社ブイキューブ)
・LiveOn(ジャパンメディアシステム株式会社)

なぜこんなにも選択肢が少ないのかというと、オンプレミス型Web会議システムの導入には、サーバーや回線の設置といった物理的な作業が必要で、また定期的な保守点検も必要なため、国内メーカーしか取り扱うことができないからです。

下記の表で、この3つの製品を簡単に比較してみましょう。

Web会議システム FreshVoice V-CUBE LiveOn
操作 簡単 簡単 簡単
機能 シンプル シンプル 多機能
特徴的な機能 電話帳 リアルタイム翻訳 グルーピング

上記の表には、金額の比較がありませんが、オンプレミス型Web会議システムは構築方法によって大きく金額が変わるため、実際に見積もりを取らないと比較が難しいのです。金額を比べて検討したい場合は、同じ条件で3社に見積もりを依頼しましょう。
またオンプレミス型Web会議システムは、基本的に同時接続拠点数の上限がないためその比較もできません。
オンプレミス型Web会議システムを選ぶ場合は、見積もりと無料トライアルを依頼し、金額と使用感を比較して決めるのがベストです。

オンプレミス型のWeb会議システムを導入しませんか?

ここまで、『オンプレミス型』Web会議システムについて、『クラウド型(ASP型)』と比較した際のメリット・デメリットをメインにご紹介してきました。結論、現状は『オンプレミス型』の方が導入メリット多いと言えそうです。

Web会議システムを、より快適に、より長く、そして、安全に利用するためにも、オンプレミス型の導入を検討してみませんか?

純国産のオンプレミス型Web会議システムといえば、「FreshVoice」です。堅牢なセキュリティ対策を施しており、2003年のリリース以降、乗っ取りや改ざん、スキミングなどの被害には一度もあっていないという信頼のWeb会議システムで、国内導入実績は5000社以上。オンプレミス型は、特にセキュリティが重要視される、銀行や保険会社、省庁などに選ばれています。また最大でなんと200拠点を同時に接続することができるため、Web会議を使って全社会議を行うことも可能です。

『オンプレミス型』の「FreshVoice」にご興味をもたれた方は、資料請求か、ASP版「FreshVoice」2週間の無料トライアルをお申し込みください。

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