気象警報の発令でテレビ会議(TV会議)システムを起動

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導入実績
導入実績│京都市役所

京都市では2001年から、災害対策のために14ある区役所・支所を結ぶため、ハードウェアタイプのテレビ会議システムを利用してきた。12年が経過し、専用端末の不具合をきっかけにFresh Voiceに刷新。現在は気象警報の発表などに伴って災害対策本部を設置するたびに、防災危機管理室とすべての区役所・支所でテレビ会議システムを立ち上げ、それぞれの対策 の様子を共有している。平常時においても区役所・支所間で打ち合わせに利用するなど日常業務での活用が進んでいる。

被災地と本社をつなぐ情報収集ツールとして「Fresh Voice」を活用

テレビ会議参加者全員で被災状況を共有、即断即決が迅速な対応に結び付く

日ごろからテレビ会議に慣れていたことで、リスク対策として有効に機能

【導入事例】京都市役所(PDF/522KB)


2001年より災害対策用としてテレビ会議システムを導入

阿部恒世

「接続が簡単に使えるので、気象 警報が発令されるたびにすべての区役所・支所で立ち上げ、災害対策に活用しています」

京都市行財政局防災危機管理室

担当課長 阿部恒世

国内はもちろん、海外でも「一度は旅してみたい街」として名が上がる京都市。観光客が惹かれる古い伝統・文化だけでなく、先進性も大事にしている京都市では、災害対策用とし て10年以上にわたりテレビ会議システムを利用してきた。
「災害時に各区役所、支所の各災害対策部長を、対策本部室のある本庁の会議室に参集させるのは不都合ということで、2001年に最初のテレビ会議システムを導入しました」 こう語るのは今回Fresh Voiceの導入、および運用管理を担当した防災危機管理室 担当課長の阿部恒世氏だ。13年前に導入したテレビ会議システムは、決められた会議室に 据え置きのハードウェアタイプ。事前に予約を入れないと会議ができないなど、使い勝手もあまり良くなかったという。
「毎年1月に実施する災害対策訓練の時に使っていたぐらいで、日常使いはあまりしていませんでした」と阿部氏は振り返る。
2013年1月の災害対策訓練のとき、そのシステムに不具合が起こった。
「管理端末が壊れたんです。ちょうど区役所・支所を接続していた防災システム用のネットワークも更新することになっていました。そこで、テレビ会議システムの更新を併せて検討 することになりました」(阿部氏)


柔軟なライセンス形態、15分割できる画面など4つの条件をクリア

とはいえ「壊れたから新しいものを」と即決したわけではない。なぜ災害対策用にテレビ会議システムが必要かということから検討をはじめたという。

システム構成

「テレビ会議システムがなければ、区長は意思決定を一人でする場面も出てきます。しかしテレビ会議システムがあれば、他の区長と顔を見ながら相談できるので、迷いを少なくし、より確実な決定が下せます。そのような点を市長や区長が評価し、新しいテレビ会議システムの導入が決まりました」(阿部氏))

2013年4月より、阿部氏とその部下の式部圭担当係長は情報収集を開始。「情報収集時が一番、大変でした」と式部氏は言う。予算を考えると、選択肢はソフトウェアタイプ一択。 しかしこれまで京都市ではソフトウェアタイプのテレビ会議システムの導入経験がなく、「庁内に聞く人がいなかったので、一から勉強しましたね」と式部氏。
複数のベンダーから話を聞き、新システムの条件として挙げたのは、「柔軟なライセンス形態であること、同時に15画面が表示できること、現在のネットワーク環境でも音声がクリアに聞こえること、可搬できることの4点でした」と式部氏は語る。6月に行った入札の結果、先の条件をすべて満たし、価格も抑えられたエイネットのFresh Voiceが選ばれた。


最重要会議をはじめ様々な会議をFresh Voiceで開催

シンプルで直感的に使える「Fresh Voice」のインターフェース。拠点数が増えても、画面の分割表示が可能。


本部の緊迫感が映像と音声を通じて区役所、支所に伝わった

式部 圭

「緊迫した声が表情ともに伝わるので、危機管理意識の醸成にも役立っています」

京都市行財政局防災危機管理室

担当係長 式部 圭

富士ゼロックス京都の協力もあり、特にトラブルもなく導入はスムーズに行われた。Fresh Voiceによる新テレビ会議システムが稼働したのは2013年7月末である。 「以前のシステムと比べると使い勝手は雲泥の差。簡単に使えるので、現在は気象警報が発令されたときには必ず、防災危機管理室および14ある区所、支所のテレビ会議システムを 立ち上げることにしています」と阿部氏。
昨年9月、京都市は台風18号で大雨に見舞われた。初めて大雨特別警報が出され、防災危機管理室も非常に緊迫した空気に包まれた。
「『避難勧告を発令する準備をしろ』などこちらの緊迫した声が表情と共にすべての区長、市長に伝わるのです。そんな映像を見ると災害に関係のない区長や市長も、『何かあったらすぐ動こう』という心構えとなる。危機管理という点で非常に効果がありましたね」(式部氏)
通常、テレビ会議システムは防災危機管理室と区役所・支所を結ぶ形で使われるが、ネットワークを共有していることから、河川や橋梁の維持管理をする土木事務所や市役所各局とも会議できるようになっているという。
支所や区役所では「防災用途だけではなく、いろいろな場面で使われ始めています」と阿部氏が言うように、Fresh Voiceの活用は定着が進んでいる。
「2020年に、危機管理センターの建設を含む市庁舎整備計画があります。ネットワークの整備とともに例えば,山間地域にある出張所との間もテレビ会議システムで結ぶなど、市の災害対策を強化していきたいですね」(阿部氏)


ユーザー紹介

京都市役所 様

京都市役所 様

京都市は794年に平安京が開かれて以来、建都1200年を迎える、海外でも人気の高い観光都市である。
京都市行財政局防災危機管理室は、市民の安全を守り、安心して暮らせるように、京都市の防災環境の整備や京都市各局の実施する安心・安全のための事業を調整し、推進する役割を担っている。


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