導入実績│京都市役所

京都市では2001年から、災害対策のために14ある区役所・支所を結ぶため、ハードウェアタイプのWeb会議システムを利用してきた。12年が経過し、専用端末の不具合をきっかけにオンプレミス版FreshVoiceに刷新。現在は気象警報の発表などに伴って災害対策本部を設置するたびに、防災危機管理室とすべての区役所・支所でWeb会議システムを立ち上げ、それぞれの対策の様子を共有している。平常時においても区役所・支所間で打ち合わせに利用するなど日常業務での活用が進んでいる。

【オンプレミス型】Web会議システムとは？クラウドとの違いやメリットを徹底解説！

国内はもちろん、海外でも「一度は旅してみたい街」として名が上がる京都市。観光客が惹かれる古い伝統・文化だけでなく、先進性も大事にしている京都市では、災害対策用として10年以上にわたりWeb会議システムを利用してきた。
「災害時に各区役所、支所の各災害対策部長を、対策本部室のある本庁の会議室に参集させるのは不都合ということで、2001年に最初のWeb会議システムを導入しました」こう語るのは今回Fresh Voiceの導入、および運用管理を担当した防災危機管理室 担当課長の阿部恒世氏だ。13年前に導入したWeb会議システムは、決められた会議室に据え置きのハードウェアタイプ。事前に予約を入れないと会議ができないなど、使い勝手もあまり良くなかったという。
「毎年1月に実施する災害対策訓練の時に使っていたぐらいで、日常使いはあまりしていませんでした」と阿部氏は振り返る。
2013年1月の災害対策訓練のとき、そのシステムに不具合が起こった。
「管理端末が壊れたんです。ちょうど区役所・支所を接続していた防災システム用のネットワークも更新することになっていました。そこで、Web会議システムの更新を併せて検討することになりました」（阿部氏）

とはいえ「壊れたから新しいものを」と即決したわけではない。なぜ災害対策用にWeb会議システムが必要かということから検討をはじめたという。

富士ゼロックス京都の協力もあり、特にトラブルもなく導入はスムーズに行われた。FreshVoiceによる新Web会議システムが稼働したのは2013年7月末である。「以前のシステムと比べると使い勝手は雲泥の差。簡単に使えるので、現在は気象警報が発令されたときには必ず、防災危機管理室および14ある区所、支所のWeb会議システムを立ち上げることにしています」と阿部氏。
昨年9月、京都市は台風18号で大雨に見舞われた。初めて大雨特別警報が出され、防災危機管理室も非常に緊迫した空気に包まれた。
「『避難勧告を発令する準備をしろ』などこちらの緊迫した声が表情と共にすべての区長、市長に伝わるのです。そんな映像を見ると災害に関係のない区長や市長も、『何かあったらすぐ動こう』という心構えとなる。危機管理という点で非常に効果がありましたね」（式部氏）
通常、Web会議システムは防災危機管理室と区役所・支所を結ぶ形で使われるが、ネットワークを共有していることから、河川や橋梁の維持管理をする土木事務所や市役所各局とも会議できるようになっているという。
支所や区役所では「防災用途だけではなく、いろいろな場面で使われ始めています」と阿部氏が言うように、Fresh Voiceの活用は定着が進んでいる。
「2020年に、危機管理センターの建設を含む市庁舎整備計画があります。ネットワークの整備とともに例えば、山間地域にある出張所との間もWeb会議システムで結ぶなど、市の災害対策を強化していきたいですね」（阿部氏）